Proprio la settimana scorsa, una mia amica selezionatrice mi ha inoltrato un'e-mail di un candidato che stava per essere assunto.
L'inizio è stato ottimo. Un saluto caloroso, un messaggio ben scritto e persino una genuina eccitazione per il lavoro.
Poi sono arrivato alla fine.
Nessuna firma. No, grazie. Solo: "Va bene, fammi sapere".
Ha detto che era come se qualcuno chiudesse una porta a metà, nel bel mezzo di una conversazione. È stato a dir poco imbarazzante e brusco.
La maggior parte delle persone non si rende conto che la fine di un'e-mail può far pendere la bilancia a loro favore o allontanarli completamente.
Ma è l'ultima cosa che il lettore vede, e gli dice se siete premurosi, frettolosi o addirittura affidabili.
Parliamo di come concludere un'e-mail in modo che funzioni per voi, non contro di voi.
Punti di forza
- Il modo in cui si chiude l'e-mail può lasciare un'impressione più forte dell'apertura.
- Dovete scegliere una firma che si adatti a chi state scrivendo e al motivo per cui state scrivendo.
- Quando si conclude un'e-mail, è necessario chiarire cosa deve succedere dopo, in modo da non creare confusione.
- Altrimenti, il destinatario potrebbe chiedersi: "Cosa diavolo dovrei fare?".
- Un breve ringraziamento può rendere il messaggio più umano. Non esitate quindi a dire "grazie" con la vostra voce.
- La firma delle e-mail è importante per molti motivi. Utilizzate una firma semplice e di facile lettura.
Elementi di chiusura di un'e-mail forte
Una buona chiusura di un'e-mail non si ottiene solo firmando con il proprio nome.
Deve lasciare al lettore una chiara impressione di chi siete e di cosa volete che faccia dopo.
Per farlo bene, la chiusura dell'e-mail deve contenere gli elementi elencati di seguito.
Non preoccupatevi più che l'intelligenza artificiale rilevi i vostri messaggi. Undetectable AI Può aiutarvi:
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- Un saluto naturale
La firma deve essere in linea con il tono e lo scopo dell'e-mail. Un tono troppo informale può sembrare poco professionale. Un tono troppo formale può sembrare rigido.
- Professionale ma caloroso: Cordiali saluti, Cordiali saluti, Cordiali saluti
- Amichevole ma rispettoso: Il meglio, Grazie, Cordialmente
- Casual e veloce: Grazie ancora, Parlare presto, Prenditi cura di te
Evitare chiusure obsolete o troppo personali in contesti lavorativi (Cordiali saluti, Salute, L'amore).
- Un chiaro passo successivo
Non lasciate mai il lettore indovinare. Concludete con una frase che dica cosa succede dopo o cosa vorreste che facesse. Per esempio:
- "Non vedo l'ora di sentire le vostre opinioni in merito".
- "Per favore, fatemi sapere entro giovedì se volete procedere".
- "Mi farò vivo all'inizio della prossima settimana per controllare".
Le persone sono occupate. Se non gli dite cosa fare dopo, potrebbero non fare nulla.
- Gratitudine (quando è il caso)
Se la persona vi ha dedicato tempo, attenzione o aiuto, ringraziatela. Può essere semplice come:
- "Grazie per il suo tempo oggi".
- "Apprezzo che mi abbia risposto così rapidamente".
La gratitudine fa sentire il vostro messaggio umano e lascia un'impressione finale positiva.
- Il vostro nome (sempre)
Sembra ovvio, ma omettere il proprio nome (o usare solo le iniziali) può far sembrare l'e-mail brusca o poco attenta.
Questo è più importante se non avete mai incontrato la persona prima.
- Nome e cognome se si tratta di un primo contatto o di un'e-mail formale.
- Solo il nome se si tratta di una conversazione continua o di uno scambio amichevole.
- Un blocco di firma professionale
La firma deve consentire al lettore di trovare facilmente i vostri dati di base, senza trasformare la fine dell'e-mail in un muro di testo.
Includere quanto segue.
- Nome e cognome
- Titolo di lavoro o ruolo
- Azienda (se pertinente)
- Informazioni di contatto (e-mail, telefono, LinkedIn)
Non utilizzate citazioni ispirate, emoji o lunghi disclaimer. Mantenete un linguaggio pulito. Potrebbe essere semplice come questo:
6. Concludere con la nota giusta
Prima di inviare, rileggete la vostra chiusura e chiedetevi:
"Se parlassi con questa persona faccia a faccia, lo direi in questo modo?". La corrispondenza di tono crea fiducia e dimostra intelligenza emotiva.
Anche l'utilizzo di uno strumento che vi aiuti con queste sfumature è un'ottima idea. Ad esempio, io uso il programma Umanizzatore AI di Undetectable AI per rendere più fluide le chiusure delle mie e-mail.
Riscrive le frasi scomode per renderle più naturali.
Battute conclusive che funzionano
Sapere come concludere un'e-mail è un'abilità. Negli ultimi anni sono riuscito a raccogliere alcuni assi nella manica che funzionano davvero.
Ogni volta.
Quando si aspetta una risposta
- "Non vedo l'ora di ascoltare i suoi pensieri".
- "Può confermare se questo funziona per lei?".
- "Fammi sapere se hai bisogno di qualcos'altro da me".
Queste battute conclusive segnalano che ci si aspetta una risposta senza sembrare impegnative. Il tono è aperto e collaborativo, quindi è più facile per il lettore rispondere.
Quando si inviano informazioni
- "Spero che questo aiuti a smuovere le cose".
- "Fatemi sapere se avete domande".
- "Sono qui se avete bisogno di altri dettagli".
Questi esempi dimostrano che siete disponibili a dare un seguito e a tenere aperta la porta per ulteriori conversazioni. In questo modo vi mostrerete anche solidali.
Quando si tocca di nuovo la base
- "Volevo solo vedere a che punto siamo con questa storia".
- "Volevo seguire la vicenda nel caso in cui la mia ultima e-mail fosse stata insabbiata".
- "Ci sono aggiornamenti da parte vostra?".
Riconoscono la realtà che le e-mail vengono perse, il che ammorbidisce il follow-up. Inoltre, non si dà l'impressione di essere troppo disperati.
Sono promemoria gentili che creano comunque un leggero senso di urgenza.
Quando si conclude un'interazione positiva
- "È stato bello lavorare con voi su questo progetto".
- "Grazie ancora per il suo tempo e le sue intuizioni".
- "Aspetto con ansia la nostra prossima conversazione".
Queste righe rafforzano la buona volontà e lasciano un'impressione finale positiva. Ciò contribuisce a rafforzare le relazioni e a rendere più fluida la comunicazione futura.
Quando si è spinti a prendere una decisione
- "Se non avrò notizie entro venerdì, riterrò che al momento non sia adatto". (educato ma chiaro)
- "Possiamo procedere non appena avrò la sua approvazione".
- "Felice di andare avanti quando sei pronto".
In questo modo si mantengono chiare le cose, pur rispettandole. Il lettore sa cosa sta aspettando, ma non si sente spinto o a disagio.
Le migliori battute conclusive, soprattutto per email marketingsono brevi e mirate. E, come abbiamo detto prima, devono essere in linea con il tono generale dell'e-mail.
Se questa è un'area in cui avete difficoltà, provate il programma Undetectable AI Generatore di e-mail.
Utilizzatelo per generare righe di chiusura specifiche per i vostri messaggi di posta elettronica e sarete a posto!
Frasi comuni per la firma
L'uso di una firma appropriata è un aspetto importante per imparare a concludere un'e-mail in modo professionale.
Permettetemi di condividere alcune delle mie opzioni preferite.
Formale
Ideale per i primi contatti, le domande di lavoro o la corrispondenza ufficiale.
- Cordiali saluti,
- Cordiali saluti,
- Cordiali saluti,
Neutro
Ideale per le e-mail di lavoro di tutti i giorni o per le relazioni professionali in corso.
- Grazie,
- Cordiali saluti,
- Tutto il meglio,
Casual
Adatto ai colleghi che si conoscono bene, alle chat interne al team o agli scambi professionali amichevoli.
- Salute
- Parlare presto
- Prenditi cura di te
Esempi per situazione
La giusta chiusura di un'e-mail dipende da chi vi sta scrivendo e perché. Situazioni diverse richiedono livelli diversi di formalità, tono e dettagli.
Ecco alcuni esempi che possono servire da guida.
- Come concludere un'e-mail a un professore
Quando si invia un'e-mail a un professore, è necessario mostrare rispetto e professionalità. Anche se in classe sono amichevoli, la vostra e-mail deve essere abbastanza formale per un ambiente accademico.
Esempio:
Grazie per il vostro tempo e la vostra guida.
Cordiali saluti,
Nome e cognome
Ringrazia, conclude con gentilezza e condivide il vostro nome e cognome in modo che il professore sappia chi siete.
- Come concludere un'e-mail a un potenziale datore di lavoro
Quando vi candidate per un lavoro, seguite un colloquio o contattate qualcuno per fare networking, il modo in cui concludete l'e-mail è importante. Dovete sembrare gentili, sicuri di voi stessi e pronti per il passo successivo.
Esempio:
Vi ringrazio per il vostro tempo e spero di sentirvi presto.
Cordiali saluti,
Nome e cognome
- Come terminare un'e-mail a un cliente
Email ai clienti dovrebbero sempre concludersi in modo amichevole. Ma, non fraintendetemi, devono essere chiari anche i passi successivi.
Esempio:
Fatemi sapere se avete domande sulla proposta.
Cordiali saluti,
Nome e cognome
Queste chiusure sono educate, chiare e invitano l'interlocutore a rispondere se ne ha bisogno.
- Come terminare un'e-mail a un collega
Per i compagni di squadra o i colleghi con cui si interagisce spesso, si può essere meno formali pur rimanendo rispettosi.
Esempio:
Grazie per essere intervenuti così rapidamente.
Il migliore,
Nome
È amichevole, riconoscente ed efficiente.
- Come terminare un'e-mail a un amico
Se si conosce bene la persona, non è necessario un finale rigido e formale. Una chiusura più calorosa e informale sarà più gradita.
Esempio:
Non vedo l'ora di raggiungervi presto!
Salute,
Nome
È una sensazione amichevole e personale, che si adatta al tipo di relazione in cui la formalità non è necessaria.
Suggerimenti per la formattazione della firma
Gli studenti si chiedono spesso come concludere un'e-mail a un insegnante. I dipendenti si chiedono come concludere un'e-mail al proprio capo.
Alla fine, siamo tutti sulla stessa barca.
Il segreto è nella firma. Una firma ben fatta può trasformare un'e-mail da una sensazione di incompiutezza a un aspetto curato e professionale.
- Cosa includere
Questa parte è la più semplice. Inserite solo il vostro nome e cognome, il titolo o il ruolo e le informazioni di contatto.
- Firme testuali e grafiche
Le firme testuali sono spesso una scelta migliore, poiché si caricano rapidamente e funzionano su tutti i dispositivi.
Firme grafiche (con loghi o immagini) possono avere un aspetto raffinato, ma potrebbero non essere visualizzati correttamente in ogni casella di posta e possono aumentare le dimensioni del file.
- Quando utilizzare gli strumenti per la firma delle e-mail
Oltre a utilizzare AI per la scrittura di e-mailStrumenti come Wisestamp, HubSpot Email Signature Generator o MySignature possono aiutarvi a creare una firma dall'aspetto professionale senza dover avere competenze di design.
Sono ideali se si lavora con i clienti o se si desidera un'atmosfera più professionale.
Per le e-mail occasionali o i messaggi al proprio team, è possibile saltarli.
Errori comuni da evitare
Una grande e-mail può comunque cadere nel vuoto se il finale è sbagliato. Ecco alcuni errori a cui prestare attenzione:
- Aggiungere scuse inutili: Concludere con "Scusa se ti ho disturbato" o "So che sei occupato" può farti sembrare insicuro di te stesso. Si può essere gentili senza sminuirsi.
- Utilizzo di frasi riempitive: Frasi come "Per ora non ho altro" o "Ho pensato di contattarvi" non aggiungono valore. Se non aiuta la conversazione, saltatela.
- Promesse eccessive nell'ultima riga: Promettere "ti chiamo domani" quando non si è sicuri può far sembrare inaffidabili. Mantenete i vostri impegni di chiusura realistici.
- Lasciare che gli errori di battitura si intrufolino alla fine: Molte persone correggono l'inizio delle loro e-mail, ma non la fine. Un nome scritto male o una data sbagliata nella firma possono vanificare tutti i vostri sforzi.
- Dimenticare l'invito all'azione: Se avete bisogno che il lettore faccia qualcosa, ad esempio rispondere, approvare, programmare, chiaritelo prima di chiudere. Altrimenti, la vostra e-mail sarà inutile.
Il vostro finale è l'ultima cosa che un destinatario legge prima di decidere cosa fare dopo. Pertanto, assicuratevi che lo aiuti e non lo confonda.
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Pensieri finali
La fine dell'e-mail è la parte che le persone ricorderanno. È il momento in cui dimostrate di essere riflessivi e intenzionali. Una buona chiusura rende facile per l'interlocutore sapere cosa c'è dopo e come rispondere.
In fin dei conti, per concludere un'e-mail bisogna sapere a chi si sta scrivendo, perché si sta scrivendo e quale sensazione si vuole lasciare.
Se lo fate bene, le vostre e-mail cominceranno ad arrivare bene. Per una maggiore precisione, provate il sistema di Undetectable AI Umanizzatore AI e Generatore di e-mail per creare chiusure naturali e personalizzate che entrino veramente in contatto con il vostro pubblico.
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