Come usare l'intelligenza artificiale per scrivere le e-mail: 7 modi efficaci

Tutti noi abbiamo fissato uno schermo vuoto, con il cursore che lampeggiava, mentre cercavamo di creare l'e-mail perfetta.

Che si tratti di una nota veloce a un collega o di un messaggio critico a un cliente, la scrittura delle e-mail può richiedere molto tempo e a volte essere frustrante.

Ma se ci fosse un modo per rendere questo processo più facile, più veloce e forse anche un po' divertente?

Entrare Scrittura di e-mail potenziata dall'intelligenza artificiale. È come avere un compagno di scrittura super intelligente, sempre pronto ad aiutare, che non ha bisogno di pause caffè e non ti giudica per i tuoi errori di battitura. Sembra una cosa fantastica, vero?

Ora, sappiamo cosa state pensando. "AI? Scrive le mie e-mail? Non è un po'... impersonale?". Lo capiamo.

Anche noi eravamo scettici. Ma dopo esserci immersi nel mondo della scrittura di e-mail assistita dall'intelligenza artificiale, abbiamo scoperto che non si tratta tanto di sostituire la vostra voce quanto di amplificarla.

Si consideri che oggi ci sono più di quattro miliardi di utenti giornalieri di e-mail, e si prevede che questo numero salirà fino a 4,6 miliardi di euro entro il 2025.

Con un pubblico così vasto, l'utilizzo dell'intelligenza artificiale per creare e-mail personalizzate e coinvolgenti non è solo efficiente, ma è essenziale per essere all'avanguardia.

 Si tratta di fornire gli strumenti per comunicare in modo più efficace, efficiente e, sì, anche più personale.

7 modi per utilizzare efficacemente l'intelligenza artificiale nella scrittura delle e-mail

Vediamo quindi sette modi in cui potete usare l'intelligenza artificiale per migliorare il vostro gioco con le e-mail. Credetemi, alla fine vi chiederete come avete fatto senza il vostro nuovo assistente di scrittura AI.

1. Automatizzare le e-mail di routine

Tutti noi abbiamo delle e-mail che inviamo in continuazione. Conoscete quelle: conferme di incontri, note di ringraziamento, follow-up.

Sono necessarie, ma ammettiamolo, non sono esattamente il momento clou della nostra giornata. È qui che l'intelligenza artificiale brilla.

Immaginate di avere un assistente virtuale che sa esattamente come vi piace formulare queste e-mail di routine. Gli date alcuni dettagli chiave e boom: un'e-mail perfettamente realizzata è pronta per essere inviata.

È come avere una raccolta dei vostri migliori modelli di e-mail, ma più intelligente e adattabile.

Ad esempio, supponiamo che stiate programmando molte riunioni con i clienti. Si potrebbe impostare un prompt dell'intelligenza artificiale come questo:

"Generare un'e-mail di conferma della riunione per [Nome del cliente] per [Data] a [Ora]. Includi le indicazioni per l'ufficio e le informazioni sul parcheggio". 

L'intelligenza artificiale creerà quindi un'e-mail personalizzata con tutti i dettagli necessari, evitando di digitare ripetutamente le stesse informazioni.

A differenza dei modelli statici, l'AI può adattare il tono e il contenuto in base al cliente o alla situazione specifica. È come avere un modello che si riscrive per ogni utilizzo. Piuttosto interessante, no?

2. Creazione di oggetti accattivanti

Parliamo delle righe dell'oggetto. Sono i guardiani della vostra e-mail, la prima impressione, il momento di svolta.

Se lo fate bene, la vostra e-mail verrà aperta. Se lo sbagliate, beh... ciao, cestino. In effetti, 34% dei destinatari guardano prima l'oggetto della mail quando si decide se aprire o meno un'e-mail.

È qui che l'intelligenza artificiale può essere la vostra arma segreta. Gli strumenti di intelligenza artificiale sono in grado di analizzare gli oggetti di successo nei vari settori e di generare opzioni in grado di attirare l'attenzione.

Possono prendere in considerazione fattori come il numero di caratteri (perché nessuno vuole che il proprio oggetto brillantemente realizzato venga tagliato sul cellulare), le parole chiave e persino il richiamo emotivo.

Ad esempio, se state inviando una newsletter sul lancio di un nuovo prodotto, potreste chiedere all'intelligenza artificiale di "Generare cinque righe di oggetto accattivanti per un'e-mail di lancio di un prodotto, sottolineando l'esclusività e le offerte a tempo limitato".

L'intelligenza artificiale potrebbe proporre opzioni come:

• "Anteprima esclusiva: Siate i primi a vedere il nostro prodotto che cambia le carte in tavola".
• "Posti limitati: Unitevi alla rivoluzione prima che sia troppo tardi".
• "Il vostro invito all'interno: Non perdetevi questo lancio unico nel suo genere".

Potete quindi scegliere quello che risuona meglio con la voce del vostro marchio e con il vostro pubblico. È come avere un team di copywriter che fa brainstorming solo per voi, ma più velocemente e senza riunioni interminabili.

3. Personalizzazione delle e-mail di massa

Le e-mail di massa hanno una brutta fama, non è vero? Spesso sembrano impersonali e generiche, il genere di cose che ti fanno cancellare più velocemente di quanto tu possa dire "cancellati".

Ma cosa succederebbe se le vostre e-mail di massa potessero sembrare scritte apposta per il destinatario? È qui che entra in gioco l'intelligenza artificiale, che trasforma la vostra comunicazione da uno a molti in una comunicazione da uno a uno.

L'intelligenza artificiale può aiutarvi a creare modelli di e-mail con campi dinamici che vanno oltre il semplice inserimento di un nome. Può attingere ai dati dei clienti per fare riferimento ad acquisti, interessi o interazioni precedenti.

Ad esempio, si può chiedere all'IA di "Creare un modello di e-mail per i nostri saldi estivi, personalizzandolo in base agli acquisti precedenti e alla cronologia di navigazione del cliente".

Il risultato? Un'e-mail che potrebbe dire qualcosa del tipo: "Ehi Sarah, ti ricordi quelle scarpe da trekking che avevi adocchiato il mese scorso?

Ora sono scontati di 30% nei nostri saldi estivi! E visto che vi è piaciuta molto la giacca impermeabile che avete comprato l'anno scorso, abbiamo pensato che potreste essere interessati alla nostra nuova linea di abbigliamento per tutte le stagioni...".

È come avere un venditore che ricorda ogni interazione con il cliente e usa questa conoscenza per fornire un'esperienza su misura, ma su scala. Piuttosto interessante, no?

4. Generare risposte lucide

Tutti noi abbiamo ricevuto quelle e-mail che ci lasciano perplessi. Forse si tratta di una complessa richiesta di informazioni da parte di un cliente, di una delicata questione di risorse umane o di un feedback che richiede una risposta ponderata.

Queste sono le e-mail che spesso finiscono nella cartella "Me ne occuperò più tardi" (ammettetelo, tutti ne abbiamo una).

In questo caso l'intelligenza artificiale può essere un aiuto prezioso. Può aiutarvi a redigere le risposte alle e-mail più complicate, fornendo un solido punto di partenza.

Per esempio, si potrebbe inserire: "Redigere una risposta al reclamo di un cliente per una spedizione in ritardo. Esprimete empatia, spiegate la situazione e offrite una soluzione".

L'IA potrebbe generare qualcosa come:

"Gentile [nome del cliente],

Desidero scusarmi sinceramente per il ritardo nella spedizione. Capisco quanto possa essere frustrante aspettare un ordine, soprattutto quando si è entusiasti del proprio acquisto.

Il ritardo è stato causato da un imprevisto problema di inventario nel nostro magazzino. Stiamo lavorando duramente per risolvere il problema e abbiamo implementato nuovi processi per evitare problemi simili in futuro.

Per compensare questo inconveniente, vorrei offrirle uno sconto di 20% sul suo prossimo acquisto.

Inoltre, abbiamo potenziato la spedizione a espresso senza costi aggiuntivi per farvi pervenire l'ordine il più rapidamente possibile.

Ci scusiamo ancora per l'inconveniente e apprezziamo molto la vostra pazienza e comprensione.

Cordiali saluti, [Nome]".

Da lì, potete personalizzare la risposta, aggiustare il tono o aggiungere dettagli specifici. È come avere una prima bozza scritta per voi, risparmiando tempo e assicurandovi di non perdere nessun punto importante.

5. Creare e-mail di marketing e di vendita

Le e-mail di marketing e di vendita sono un'altra cosa. Devono essere persuasive, coinvolgenti e convincenti al punto da spingere all'azione.

Si tratta in parte di arte, in parte di scienza e spesso di tentativi ed errori. Dopotutto, l'e-mail rimane uno degli strumenti di vendita più potenti in circolazione, con un ROI di 44:1.

L'intelligenza artificiale può aiutare a semplificare questo processo, generando copie di e-mail basate su principi di marketing comprovati e campagne e-mail di successo.

Si potrebbe suggerire all'intelligenza artificiale qualcosa del tipo: "Creare un'e-mail di marketing per la nostra nuova bottiglia d'acqua ecologica. Evidenziatene le caratteristiche, sottolineate i vantaggi ambientali e includete un forte invito all'azione".

L'IA potrebbe proporre qualcosa di simile:

Oggetto: Placare la sete, salvare il pianeta 🌍💧

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Naturalmente, dovrete rivedere e adattare il tutto per adattarlo perfettamente alla voce del vostro marchio. Ma questo vi dà una solida base su cui lavorare, facendovi risparmiare tempo e ispirandovi potenzialmente nuove idee.

6. Adattare il tono ai diversi pubblici

Una delle parti più difficili della scrittura di un'e-mail è quella di trovare il tono giusto. Ciò che funziona per un'e-mail informale a un collega potrebbe non funzionare in una proposta formale a un potenziale cliente.

È qui che l'intelligenza artificiale può essere sorprendentemente utile.

Gli strumenti di intelligenza artificiale possono adattare il tono delle e-mail in base al destinatario, al contesto e allo scopo dell'e-mail.

Potreste chiedere all'IA di "Riscrivere questa e-mail con un tono più formale per un dirigente di alto livello" o "Adattare questo messaggio in modo che suoni più casual e amichevole per i nostri clienti millennial".

Ad esempio, supponiamo di avere un'e-mail di base su un aggiornamento di un prodotto:

• "Abbiamo aggiornato la nostra app. Date un'occhiata alle nuove funzionalità".

Si può chiedere all'IA di riscriverlo per un pubblico diverso:

Per un partner commerciale formale: 

• "Siamo lieti di annunciare che abbiamo implementato aggiornamenti significativi alla nostra applicazione. Vi invitiamo a esplorare le nuove funzionalità, che riteniamo miglioreranno notevolmente la vostra esperienza d'uso."

Per un pubblico più giovane e disinvolto: 

• "Indovinate un po'? Abbiamo appena introdotto nuove fantastiche funzioni nella nostra app! Entrate e guardatele: pensiamo che vi piaceranno! 😎"

È come avere un editor esperto di toni che vi aiuta a trovare la giusta sintonia con ogni e-mail che inviate.

7. Migliorare la grammatica e lo stile

Infine, ma non meno importante, parliamo di grammatica e stile. Anche i migliori scrittori possono beneficiare di un secondo paio di occhi e l'intelligenza artificiale può essere l'instancabile correttore di bozze che avete sempre desiderato.

Gli strumenti di scrittura AI possono fare molto di più che individuare gli errori di battitura. Possono suggerire miglioramenti alla struttura delle frasi, segnalare parole abusate e persino offrire alternative per rendere la scrittura più accattivante.

È come avere un coach di scrittura sempre disponibile.

Ad esempio, si potrebbe scrivere:

• "Le scriviamo per informarla che il suo ordine è stato spedito e arriverà in 3-5 giorni lavorativi".

Un assistente di scrittura AI potrebbe suggerire:

• "Ottime notizie! Il vostro ordine è in arrivo e dovrebbe raggiungervi entro 3-5 giorni lavorativi".

La versione rivista è più concisa, amichevole e attiva. Sono questi piccoli accorgimenti che possono rendere le vostre e-mail più efficaci e piacevoli da leggere.

Ricordate che l'obiettivo non è far sembrare la vostra scrittura robotica o eccessivamente curata. Si tratta di valorizzare la vostra voce naturale e di assicurarvi che il vostro messaggio arrivi in modo chiaro ed efficace.

Guida passo-passo alla scrittura di e-mail con l'intelligenza artificiale

Siete pronti a esplorare la scrittura di e-mail assistita dall'intelligenza artificiale? Ecco una breve panoramica.

Immettere i giusti suggerimenti per l'IA

Il successo dell'intelligenza artificiale inizia con indicazioni chiare e dettagliate. Immaginate di dare istruzioni a un amico che è molto letterale. Più sono specifiche, meglio è. Iniziate identificando il destinatario, lo scopo dell'e-mail e il tono. 

Ad esempio:

"Scrivete un'e-mail di follow-up a una potenziale cliente di nome Sarah dopo un incontro sui nostri servizi di marketing. Ricordatele i nostri punti chiave e proponetele un secondo incontro. Mantenete un tono professionale ma amichevole".

Ricorda, L'intelligenza artificiale ha bisogno di un contesto per fornire risultati rilevanti.

Personalizzazione delle e-mail generate dall'intelligenza artificiale

Una volta ottenuta la bozza generata dall'intelligenza artificiale, personalizzatela. Assicuratevi che suoni come voi e che includa i punti chiave.

Non esitate a modificare le frasi, ad aggiungere aneddoti personali o a riorganizzare il testo per migliorarne la fluidità. Considerate la bozza dell'AI come un primo passaggio: il vostro contributo la perfeziona.

Modifica e personalizzazione delle e-mail scritte dall'intelligenza artificiale

Ricontrollate l'accuratezza e la coerenza dei fatti, perché l'intelligenza artificiale può commettere errori. Poi, aggiungete tocchi personali, come riferimenti a conversazioni passate o l'inserimento della vostra firma stilistica.

Questi piccoli dettagli fanno sì che l'e-mail sia autenticamente vostra.

AI non rilevabile: garantire l'autenticità delle e-mail

Ora affrontiamo l'elefante nella stanza: la paura di sembrare un robot. Tutti abbiamo ricevuto quelle e-mail palesemente automatizzate che ci fanno rabbrividire, giusto?

La buona notizia è che con gli strumenti giusti, le vostre e-mail assistite dall'intelligenza artificiale possono essere praticamente indistinguibili da quelle scritte dall'uomo.

AI non rilevabile è la vostra arma segreta. Sfruttando i suoi algoritmi di rilevamento avanzati, questo strumento aiuta a garantire che le vostre e-mail generate dall'intelligenza artificiale abbiano un suono naturale, umano e personale.

Che si tratti di redigere un rapido follow-up o di utilizzare l'intelligenza artificiale per generazione di contenutiL'intelligenza artificiale non rilevabile analizza il testo, guidando l'utente a perfezionarlo e a evitare quell'impressione di eccessiva pulizia e roboticità che l'intelligenza artificiale a volte introduce.

Il segreto è utilizzare AI non rilevabile come parte del processo di scrittura delle e-mail e strumento di marketing complessivo.

Vi permette di generare idee, strutturare i vostri pensieri e perfezionare il tono, pur lasciandovi la libertà di iniettare la vostra personalità nella bozza finale.

È l'equilibrio perfetto tra tecnologia e autenticità.

Ricordate i tocchi personali di cui abbiamo parlato prima? Con Undetectable AI, potete assicurarvi che la vostra voce rimanga in primo piano.

Rivelatore #1 AI valutato da Forbes

Vi aiuterà a variare la struttura delle frasi, ad aggiungere sfumature simili a quelle umane e a mantenere il flusso conversazionale che mantiene il vostro pubblico coinvolto.

Conclusione

Ed ecco la guida per sfruttare la potenza dell'intelligenza artificiale nella scrittura delle e-mail.

Dalla creazione dell'oggetto perfetto alla garanzia che le vostre e-mail assistite dall'intelligenza artificiale suonino ancora in modo inconfondibile, abbiamo affrontato molti argomenti.

Ricordate che l'intelligenza artificiale è uno strumento potente, ma è solo questo: uno strumento. Serve a semplificarvi la vita, a farvi risparmiare tempo e ad aiutarvi a comunicare in modo più efficace.

Ma alla fine della giornata, l'ingrediente più importante delle vostre e-mail siete sempre voi.

È qui che AI non rilevabile brilla. Aiutandovi a mantenere una voce autentica, la vostra scrittura assistita dall'intelligenza artificiale passa a un livello superiore.

Quindi, mentre sperimentate diversi suggerimenti e contenuti generati dall'intelligenza artificiale, non dimenticate di sfruttare tutto il potenziale di Undetectable AI per garantire che le vostre e-mail siano quanto di più umano possa esistere.

Con l'IA come compagno di scrittura e l'IA non rilevabile che garantisce la vostra autenticità, potreste iniziare a non vedere l'ora di affrontare la vostra casella di posta.

Ok, forse è un po' ottimistico, ma per lo meno la scrittura delle e-mail risulterà più fluida, veloce e coinvolgente.

Buona scrittura, e che la vostra casella di posta elettronica sia sempre gestibile, le vostre e-mail sempre coinvolgenti e la vostra IA sempre non rilevabile!