Hur man använder AI för att skriva e-postmeddelanden: 7 effektiva sätt

Vi har alla stirrat på en tom skärm med blinkande markör när vi försöker skapa det perfekta e-postmeddelandet.

Oavsett om det handlar om en snabb anteckning till en kollega eller ett viktigt meddelande till en kund kan det vara tidskrävande och ibland rent av frustrerande att skriva e-post.

Men tänk om det fanns ett sätt att göra den här processen enklare, snabbare och kanske till och med lite roligare?

Ange AI-baserad e-postskrivning. Det är som att ha en supersmart skrivarkompis som alltid är redo att hjälpa till, inte behöver några kaffepauser och inte dömer dig för dina stavfel. Låter ganska bra, eller hur?

Nu vet vi vad du tänker. "AI? Skriver mina e-postmeddelanden? Är inte det lite... opersonligt?" Vi fattar det.

Vi var också skeptiska. Men efter att ha dykt in i den här världen av AI-assisterad e-postskrivning har vi upptäckt att det handlar mindre om att ersätta din röst och mer om att förstärka den.

Tänk på att det idag finns över fyra miljarder dagliga e-postanvändare, och att antalet förväntas stiga till 4,6 miljarder kronor år 2025.

Med en så stor publik är det inte bara effektivt att använda AI för att skapa personliga och engagerande e-postmeddelanden - det är avgörande för att ligga steget före.

 Det handlar om att ge dig verktygen för att kommunicera mer effektivt, ändamålsenligt och ja, till och med mer personligt.

7 sätt att effektivt använda AI för att skriva e-postmeddelanden

Så låt oss dela upp sju sätt du kan använda AI för att höja nivån på ditt e-postspel. Lita på mig, i slutet av detta kommer du att undra hur du någonsin klarade dig utan din nya AI-skrivassistent.

1. Automatisera rutinmässiga e-postmeddelanden

Vi har alla e-postmeddelanden som vi skickar om och om igen. Du vet de där - mötesbekräftelser, tackbrev, uppföljningar.

De är nödvändiga, men låt oss inse det, de är inte precis höjdpunkten på vår dag. Det är här AI briljerar.

Tänk dig att ha en virtuell assistent som vet exakt hur du vill formulera dessa rutinmässiga e-postmeddelanden. Du ger den några viktiga detaljer och vips - ett perfekt utformat e-postmeddelande är redo att skickas.

Det är som att ha en samling av dina bästa e-postmallar, men smartare och mer anpassningsbara.

Låt oss till exempel säga att du schemalägger många kundmöten. Du kan ställa in en AI-prompt så här:

"Generera ett e-postmeddelande med mötesbekräftelse för [Kundens namn] för [Datum] kl. [Tid]. Inkludera vägbeskrivning till kontoret och parkeringsinformation." 

AI:n skapar sedan ett personligt e-postmeddelande med alla nödvändiga uppgifter, så att du slipper skriva samma information flera gånger.

Till skillnad från statiska mallar kan AI justera tonen och innehållet baserat på den specifika kunden eller situationen. Det är som att ha en mall som skriver om sig själv för varje användning. Ganska fiffigt, eller hur?

2. Utforma engagerande ämnesrader

Låt oss prata om ämnesrader. De är grindvakterna i ditt e-postmeddelande, det första intrycket, det avgörande ögonblicket.

Gör du rätt så öppnas din e-post. Gör du fel, och... ja, hej, papperskorgen. Det är faktiskt så, 34% av mottagarna tittar på ämnesraden först när de beslutar om de ska öppna ett e-postmeddelande.

Det är här AI kan vara ditt hemliga vapen. AI-verktyg kan analysera framgångsrika ämnesrader i olika branscher och generera alternativ som sannolikt kommer att fånga uppmärksamhet.

De kan ta hänsyn till faktorer som antal tecken (eftersom ingen vill att deras briljant utformade ämnesrad ska klippas av på mobilen), kraftord och till och med känslomässig tilltal.

Om du till exempel ska skicka ut ett nyhetsbrev om en ny produktlansering kan du be AI:n att "Generera fem engagerande ämnesrader för ett e-postmeddelande om produktlansering, med betoning på exklusivitet och tidsbegränsade erbjudanden".

AI:n kan komma med alternativ som:

• "Exklusiv förhandsvisning: Bli först med att se vår produkt som förändrar spelreglerna"
• "Begränsat antal platser: Gå med i revolutionen innan det är för sent"
• "Din inbjudan finns inuti: Missa inte den här lanseringen som bara sker en gång i livet"

Du kan sedan välja den som bäst stämmer överens med ditt varumärkes röst och din målgrupp. Det är som att ha ett team av copywriters som brainstormar åt dig, men snabbare och utan ändlösa möten.

3. Anpassa massutskick av e-post

Massmejl har lite av en dålig klang, eller hur? De känns ofta opersonliga och generiska, den typ av sak som gör att du trycker på delete snabbare än du kan säga unsubscribe.

Men tänk om dina massmejl kunde kännas som om de var skrivna just för mottagaren? Det är här AI kommer in i bilden och förvandlar din en-till-många-kommunikation till något som känns som en-till-en.

AI kan hjälpa dig att skapa e-postmallar med dynamiska fält som går längre än att bara infoga ett namn. Den kan hämta information från dina kunddata för att hänvisa till tidigare köp, intressen eller interaktioner.

Du kan till exempel be AI:n att "skapa en e-postmall för vår sommarrea och anpassa den utifrån kundens tidigare köp och webbhistorik".

Och resultatet? Ett mejl som kanske lyder ungefär så här: "Hej Sarah, minns du de där vandringskängorna som du tittade på förra månaden?

De är nu 30% billigare i vår sommarrea! Och eftersom du älskade den vattentäta jackan du köpte förra året tänkte vi att du kanske var intresserad av vår nya serie med allvädersutrustning..."

Det är som att ha en säljare som minns varje kundinteraktion och använder den kunskapen för att ge en skräddarsydd upplevelse - men i stor skala. Ganska coolt, eller hur?

4. Generera välformulerade svar

Vi har alla fått e-postmeddelanden som får oss att tappa tråden. Kanske är det en komplex kundförfrågan, ett känsligt HR-ärende eller feedback som kräver ett genomtänkt svar.

Det är de här mejlen som ofta hamnar i mappen "Jag tar hand om det här senare" (erkänn, vi har alla en sådan).

Det är här AI kan vara en livräddare. Den kan hjälpa dig att formulera svar på knepiga e-postmeddelanden genom att ge dig en bra utgångspunkt.

Du kan till exempel skriva: "Skriv ett svar på ett klagomål från en kund om en försenad leverans. Uttryck empati, förklara situationen och erbjud en lösning."

AI:n kan generera något i stil med:

"Kära [kundens namn],

Jag vill uppriktigt be om ursäkt för förseningen av din leverans. Jag förstår hur frustrerande det kan vara att vänta på en beställning, särskilt när du är glad över ditt köp.

Förseningen orsakades av ett oväntat lagerproblem på vårt lager. Vi arbetar hårt för att lösa detta och har implementerat nya processer för att förhindra liknande problem i framtiden.

För att kompensera för detta besvär skulle jag vilja erbjuda dig en 20%-rabatt på ditt nästa köp.

Dessutom har vi uppgraderat din frakt till express utan extra kostnad för att du ska få din beställning så snabbt som möjligt.

Jag ber återigen om ursäkt för besväret och vi uppskattar verkligen ert tålamod och er förståelse.

Bästa hälsningar, [Ditt namn]"

Därefter kan du anpassa svaret, justera tonen eller lägga till specifika detaljer. Det är som att ha ett första utkast skrivet åt dig, vilket sparar tid och säkerställer att du inte missar några viktiga punkter.

5. Skapa e-postmeddelanden för marknadsföring och försäljning

E-postmeddelanden om marknadsföring och försäljning är något helt annat. De måste vara övertygande, engagerande och tillräckligt övertygande för att leda till handling.

Det är delvis konst, delvis vetenskap och ofta en hel del försök och misstag. Trots allt är e-post fortfarande ett av de mest kraftfulla försäljningsverktygen som finns, med en rapporterad Avkastningsgrad på 44:1.

AI kan hjälpa till att effektivisera den här processen genom att generera e-postkopior baserade på beprövade marknadsföringsprinciper och framgångsrika e-postkampanjer.

Du kan uppmana AI:n med något i stil med "Skapa ett marknadsföringsmeddelande för vår nya miljövänliga vattenflaska. Lyft fram dess egenskaper, betona miljöfördelarna och inkludera en stark uppmaning till handling."

AI:n kan komma fram till något i stil med:

Ämne: Släck din törst, rädda planeten 🌍💧

Hallå där, miljökrigare!

Är du redo att göra ett stänk i hållbarhetsvärlden? Vi presenterar vår nya EcoSip-vattenflaska - din nya medhjälpare i kampen mot plastavfall!

• 🌿 Tillverkad av 100% återvunnet material
• ❄️ Håller drycker kalla i 24 timmar (eller varma i 12!) 
• 💪 Praktiskt taget oförstörbar (vi försökte, lita på oss) 
• 🎨 Finns i 5 naturinspirerade färger

Varje EcoSip-flaska håller 167 plastflaskor borta från våra hav. Vad sägs om det som en ringar på vattnet-effekt?

Redo att dyka in? Använd koden ECOSAVER för 15% av din första EcoSip. Men skynda dig - det här erbjudandet försvinner inom 48 timmar!

Handla nu och drick hållbart! 🌊

[CTA-knapp: Hämta min EcoSip nu!]"

Naturligtvis vill du granska och justera detta så att det passar ditt varumärkes röst perfekt. Men det ger dig en solid grund att arbeta utifrån, vilket sparar tid och kan inspirera till nya idéer.

6. Anpassa tonen för olika målgrupper

En av de svåraste delarna av att skriva e-post är att hitta rätt ton. Det som fungerar i ett avslappnat mejl till en kollega kanske inte fungerar i ett formellt förslag till en potentiell kund.

Det är här som AI kan vara till överraskande stor hjälp.

AI-verktyg kan anpassa tonen i dina e-postmeddelanden baserat på mottagaren, sammanhanget och syftet med e-postmeddelandet.

Du kan be AI:n att "skriva om det här mejlet i en mer formell ton för en högre chef" eller "justera det här meddelandet så att det låter mer avslappnat och vänligt för våra millenniekunder".

Låt oss till exempel säga att du har ett enkelt e-postmeddelande om en produktuppdatering:

• "Vi har uppdaterat vår app. Kolla in de nya funktionerna."

Du kan be AI att skriva om detta för olika målgrupper:

För en formell affärspartner: 

• "Vi är glada att kunna meddela att vi har genomfört betydande uppdateringar av vår applikation. Vi inbjuder dig att utforska de nya funktionerna, som vi tror kommer att förbättra din användarupplevelse avsevärt."

För en yngre, avslappnad publik: 

• "Vet du vad? Vi har precis släppt några fantastiska nya funktioner i vår app! Hoppa in och kolla in dem - vi tror att du kommer att älska dem! 😎"

Det är som att ha en tonkunnig redaktör som kan hjälpa dig att träffa rätt i varje e-postmeddelande du skickar.

7. Förbättring av grammatik och stil

Sist men inte minst, låt oss prata om grammatik och stil. Även de bästa skribenterna kan ha nytta av ett par extra ögon, och AI kan vara den där outtröttliga korrekturläsaren som du alltid har velat ha.

AI-skrivverktyg kan göra mer än att bara hitta stavfel. De kan föreslå förbättringar av meningsstrukturen, flagga för överanvända ord och till och med erbjuda alternativ för att göra texten mer engagerande.

Det är som att ha en skrivcoach som alltid är tillgänglig.

Du kan till exempel skriva:

• "Vi skriver för att informera dig om att din beställning har skickats och kommer att anlända inom 3-5 arbetsdagar."

En AI-skrivassistent kan föreslå:

• "Goda nyheter! Din order är på väg och bör vara dig tillhanda inom 3-5 arbetsdagar."

Den reviderade versionen är mer kortfattad, vänlig och aktiv. Det är dessa små justeringar som kan göra dina e-postmeddelanden mer effektiva och trevliga att läsa.

Kom ihåg att målet inte är att få ditt skrivande att låta robotaktigt eller överdrivet polerat. Det handlar om att förstärka din naturliga röst och se till att ditt budskap kommer fram på ett tydligt och effektivt sätt.

Steg-för-steg-guide för att skriva e-postmeddelanden med AI

Är du redo att utforska AI-assisterad e-postskrivning? Här är en snabb uppdelning.

Inmatning av rätt uppmaningar för AI

Framgång med AI börjar med tydliga och detaljerade instruktioner. Tänk dig att du ger instruktioner till en vän som är väldigt bokstavstrogen. Ju mer specifika, desto bättre. Börja med att identifiera mottagaren, e-postmeddelandets syfte och tonen. 

Till exempel:

"Skriv ett uppföljningsmejl till en potentiell kund som heter Sarah efter ett möte om våra marknadsföringstjänster. Påminn henne om våra viktigaste punkter och föreslå ett andra möte. Håll det professionellt men ändå vänligt."

Kom ihåg det, AI behöver sammanhang för att leverera relevanta resultat.

Anpassa AI-genererade e-postmeddelanden

När du har fått ditt AI-genererade utkast ska du anpassa det. Se till att det låter som du och innehåller de viktigaste punkterna.

Tveka inte att justera fraser, lägga till personliga anekdoter eller omorganisera för att få ett bättre flöde. Se AI:s utkast som ett första försök - din input förfinar det.

Redigera och anpassa AI-skrivna e-postmeddelanden

Dubbelkolla att fakta är korrekta och konsekventa, eftersom AI kan göra fel. Lägg sedan till personliga detaljer, som att hänvisa till tidigare konversationer eller inkludera din signaturstil. Du kan använda en generator för e-postsignatur för att skapa din egen unika stil som förhöjer helhetsintrycket.

Dessa små detaljer gör att e-postmeddelandet känns autentiskt ditt.

Oupptäckbar AI: Säkerställ att dina e-postmeddelanden är autentiska

Låt oss nu ta itu med elefanten i rummet - rädslan för att låta som en robot. Vi har alla fått dessa uppenbart automatiserade e-postmeddelanden som får oss att krypa ihop, eller hur?

Den goda nyheten är att med rätt verktyg kan dina AI-assisterade e-postmeddelanden vara praktiskt taget omöjliga att skilja från mänskligt skrivna.

Odetekterbar AI är ditt hemliga vapen här. Genom att utnyttja sina avancerade detekteringsalgoritmer hjälper det här verktyget till att säkerställa att dina AI-genererade e-postmeddelanden låter naturliga, mänskliga och personliga.

Oavsett om du skriver ett utkast till en snabb uppföljning eller använder AI för generering av innehållUndetectable AI analyserar din text och vägleder dig för att förfina den och förhindra den alltför polerade, robotiska känslan som AI ibland introducerar.

Nyckeln är att använda Odetekterbar AI som en del av din process för att skriva e-post och övergripande marknadsföringsverktyg.

Det ger dig möjlighet att generera idéer, strukturera dina tankar och finjustera tonen samtidigt som du har friheten att injicera din egen personlighet i det slutliga utkastet.

Tänk på det som den perfekta balansen mellan teknik och äkthet.

Minns du de personliga detaljerna som vi pratade om tidigare? Med Undetectable AI kan du se till att din röst förblir i centrum.

Betygsatt #1 AI-detektor av Forbes

Det hjälper dig att variera dina meningsbyggnader, lägga till mänskliga nyanser och upprätthålla det samtalsflöde som håller din publik engagerad.

Slutsats

Och där har du den - din guide till att utnyttja kraften i AI för att skriva e-post.

Från att skapa den perfekta ämnesraden till att se till att dina AI-assisterade e-postmeddelanden fortfarande låter omisskännligt du, vi har täckt en hel del mark.

Kom ihåg att AI är ett kraftfullt verktyg, men det är just det - ett verktyg. Det finns där för att göra ditt liv enklare, spara tid och hjälpa dig att kommunicera mer effektivt.

Men i slutändan är du fortfarande den viktigaste ingrediensen i dina e-postmeddelanden.

Det är där Odetekterbar AI skiner. Genom att hjälpa dig att behålla den autentiska rösten tar vi ditt AI-assisterade skrivande till nästa nivå.

Så när du experimenterar med olika uppmaningar och AI-genererat innehåll, glöm inte att utnyttja den fulla potentialen hos Undetectable AI för att säkerställa att dina e-postmeddelanden är så mänskliga som de kan komma.

Med AI som din skrivkompis och en odetekterbar AI som säkerställer din autenticitet kanske du börjar se fram emot att ta itu med din inkorg.

Okej, det kanske är lite väl optimistiskt, men åtminstone kommer e-postskrivandet att kännas smidigare, snabbare och mer engagerande.

Trevligt skrivande, och må din inkorg alltid vara hanterbar, dina e-postmeddelanden alltid engagerande och din AI alltid oupptäckbar!