Як використовувати АІ для написання листів: 7 ефективних способів

Ми всі дивилися на порожній екран, миготіли курсором, намагаючись створити ідеальний електронний лист.

Незалежно від того, чи це коротка замітка колезі, чи критичне повідомлення клієнту, написання електронних листів може забирати багато часу, а іноді й зовсім розчаровувати.

Але що, якби існував спосіб зробити цей процес простішим, швидшим і, можливо, навіть трохи веселішим?

Увійдіть Написання електронних листів за допомогою штучного інтелекту. Це як мати супер-розумного друга-письменника, який завжди готовий допомогти, не потребує перерв на каву і не засуджує вас за друкарські помилки. Звучить чудово, чи не так?

Ми знаємо, про що ви думаєте. "ШІ? Писати мої листи? Чи не занадто це... знеособлено?" Ми зрозуміли.

Ми теж були налаштовані скептично. Але після занурення у світ написання електронних листів за допомогою штучного інтелекту ми зрозуміли, що мова йде не стільки про заміну вашого голосу, скільки про його посилення.

Врахуйте, що сьогодні понад чотири мільярди людей щодня користуються електронною поштою, і очікується, що їхня кількість зросте до 4,6 мільярда до 2025 року.

З такою величезною аудиторією використання штучного інтелекту для створення персоналізованих, цікавих електронних листів не просто ефективне, а й необхідне для того, щоб залишатися на крок попереду.

 Йдеться про те, щоб дати вам інструменти для більш ефективної, результативної комунікації, і так, навіть більш особистої.

7 способів ефективно використовувати штучний інтелект для написання листів

Отже, давайте розглянемо сім способів, як ви можете використати штучний інтелект, щоб покращити свою роботу з електронною поштою. Повірте, до кінця цієї статті ви будете дивуватися, як раніше обходилися без вашого нового ШІ-помічника з написання листів.

1. Автоматизація рутинних розсилок

У кожного з нас є електронні листи, які ми надсилаємо знову і знову. Ви знаєте, що це таке - підтвердження зустрічей, листи з подякою, подальші дії.

Вони необхідні, але давайте подивимося правді в очі, вони не є головною подією нашого дня. Ось тут і сяє штучний інтелект.

Уявіть, що у вас є віртуальний помічник, який точно знає, як ви любите формулювати ці рутинні листи. Ви даєте йому кілька ключових деталей, і бум - ідеально складений лист готовий до відправки.

Це як мати колекцію ваших найкращих шаблонів, але розумніших і більш адаптивних.

Наприклад, скажімо, ви плануєте багато зустрічей з клієнтами. Ви можете налаштувати підказку штучного інтелекту ось так:

"Згенеруйте електронного листа з підтвердженням зустрічі для [Ім'я клієнта] на [Дата] о [Час]. Включіть інформацію про те, як дістатися до офісу та як припаркуватися". 

Після цього ШІ створить персоналізований лист з усіма необхідними деталями, позбавляючи вас від необхідності повторно вводити ту саму інформацію.

На відміну від статичних шаблонів, ШІ може змінювати тон і зміст залежно від конкретного клієнта або ситуації. Це як мати шаблон, який переписує себе для кожного використання. Здорово, правда?

2. Створення цікавих тематичних ліній

Поговоримо про теми листів. Це ворота вашого листа, перше враження, вирішальний момент.

Зробіть це правильно, і ваш лист буде відкрито. Неправильно - і... ну, привіт, кошик для сміття. Насправді, 34% одержувачів спочатку дивляться на тему листа при прийнятті рішення, чи відкривати електронного листа.

Саме тут штучний інтелект може стати вашою секретною зброєю. Інструменти штучного інтелекту можуть аналізувати успішні тематичні лінії в різних галузях і генерувати варіанти, які, ймовірно, привернуть увагу.

Вони можуть враховувати такі фактори, як кількість символів (адже ніхто не хоче, щоб його блискуче написаний текст обривався на мобільному), сильні слова і навіть емоційна привабливість.

Наприклад, якщо ви розсилаєте розсилку про запуск нового продукту, ви можете попросити ШІ "Згенерувати п'ять цікавих заголовків для листа про запуск продукту, підкресливши ексклюзивність і обмежений час дії пропозиції".

ШІ може запропонувати такі варіанти, як

• "Ексклюзивний попередній перегляд: Будьте першими, хто побачить наш продукт, що змінює правила гри"
• "Кількість місць обмежена: Приєднуйся до революції, поки не пізно"
• "Ваше запрошення всередині: Не пропустіть цей унікальний запуск"

Потім ви можете вибрати той, який найкраще резонує з голосом вашого бренду та аудиторією. Це все одно, що команда копірайтерів проводить мозковий штурм спеціально для вас, але швидше і без нескінченних зустрічей.

3. Персоналізація масових розсилок

Масові розсилки мають не дуже добру славу, чи не так? Вони часто здаються знеособленими та загальними, такими, що змушують вас натиснути кнопку "видалити" швидше, ніж ви встигнете сказати "відписатися".

Але що, якби ваші масові розсилки виглядали так, ніби вони були написані спеціально для одержувача? Ось тут і з'являється штучний інтелект, який перетворює вашу комунікацію "один до багатьох" на спілкування "один на один".

ШІ може допомогти вам створювати шаблони листів з динамічними полями, які виходять за рамки простого введення імені. Він може отримувати дані про ваших клієнтів, щоб посилатися на минулі покупки, інтереси або взаємодію.

Наприклад, ви можете попросити ШІ "Створити шаблон для літнього розпродажу, персоналізувавши його на основі попередніх покупок та історії переглядів клієнта".

Результат? Лист, який може містити щось на кшталт: "Привіт, Саро, пам'ятаєш ті туристичні черевики, які ти пригледіла минулого місяця?

Зараз на них діє знижка 30% на нашому літньому розпродажі! І оскільки вам сподобалася водонепроникна куртка, яку ви придбали минулого року, ми подумали, що вас може зацікавити наша нова лінійка всепогодного спорядження..."

Це як мати продавця, який пам'ятає кожну взаємодію з клієнтом і використовує ці знання, щоб забезпечити індивідуальний досвід - але в масштабі. Круто, правда?

4. Створення відшліфованих відповідей

Ми всі отримували листи, які ставлять нас у глухий кут. Можливо, це складний запит клієнта, делікатне кадрове питання або відгук, який вимагає вдумливої відповіді.

Саме такі листи часто потрапляють до папки "Я розберуся з цим пізніше" (зізнайтеся, вона є у кожного з нас).

Саме тут штучний інтелект може стати рятівником. Він може допомогти вам скласти відповіді на складні листи, забезпечивши надійну відправну точку.

Наприклад, ви можете ввести: "Підготуйте відповідь на скаргу клієнта щодо затримки відправлення. Висловіть співчуття, поясніть ситуацію та запропонуйте рішення".

ШІ може згенерувати щось на кшталт:

"Шановний [ім'я клієнта],

Я хочу щиро вибачитися за затримку вашого замовлення. Я розумію, як може розчаровувати очікування замовлення, особливо коли ви схвильовані своєю покупкою.

Затримка була спричинена несподіваною проблемою з запасами на нашому складі. Ми наполегливо працюємо над її вирішенням і впровадили нові процеси, щоб запобігти подібним проблемам у майбутньому.

Щоб компенсувати ці незручності, я хочу запропонувати вам знижку 20% на наступну покупку.

Крім того, ми покращили доставку до експрес-доставки без додаткової плати, щоб доставити ваше замовлення якнайшвидше.

Ще раз перепрошую за незручності, і ми щиро цінуємо ваше терпіння та розуміння.

З повагою, [Ваше ім'я]"

Звідти ви можете персоналізувати відповідь, налаштувати тон або додати конкретні деталі. Це все одно, що мати чернетку, написану за вас, що заощадить ваш час і гарантує, що ви не пропустите жодного важливого моменту.

5. Створення маркетингових і комерційних листів

Маркетингові та продажні листи - це зовсім інший звір. Вони мають бути переконливими, цікавими та достатньо переконливими, щоб спонукати до дії.

Це частково мистецтво, частково наука, і часто це ціла низка спроб і помилок. Зрештою, електронна пошта залишається одним із найпотужніших інструментів продажів, адже, за даними Рентабельність інвестицій 44:1.

ШІ може допомогти спростити цей процес, створюючи тексти листів на основі перевірених маркетингових принципів та успішних email-кампаній.

Ви можете попросити ШІ щось на кшталт: "Створіть маркетинговий лист для нашої нової екологічної пляшки води. Розкажіть про її особливості, підкресліть переваги для довкілля та додайте сильний заклик до дії".

ШІ може придумати щось на кшталт:

Тема: Вгамуй спрагу, врятуй планету 🌍💧

Привіт, еко-воїн!

Готові зробити фурор у світі сталого розвитку? Представляємо нову пляшку для води EcoSip - вашого нового помічника у боротьбі з пластиковими відходами!

• 🌿 Виготовлено з перероблених матеріалів 100%
• ❄️ Зберігає напої холодними протягом 24 годин (або гарячими протягом 12!) 
• 💪 Практично не піддається руйнуванню (ми намагалися, повірте нам) 
• 🎨 Доступний у 5 кольорах, натхненних природою

Кожна пляшка EcoSip зберігає 167 пластикових пляшок від потрапляння в океан. Як вам такий ефект хвиль?

Готові зануритися? Використовуйте код ECOSAVER на 15% для знижки на перший EcoSip. Але поспішайте - ця пропозиція закінчується через 48 годин!

Купуйте зараз і пийте екологічно! 🌊

[Кнопка заклику: "Придбайте мій EcoSip зараз!"]".

Звісно, вам захочеться переглянути та скоригувати його, щоб він ідеально відповідав голосу вашого бренду. Але він дає вам міцну основу для роботи, заощаджуючи ваш час і потенційно надихаючи на нові ідеї.

6. Адаптація тональності для різних аудиторій

Одна з найскладніших частин написання електронних листів - це вибір правильного тону. Те, що підійде для звичайного листа колезі, може не спрацювати в офіційній пропозиції потенційному клієнту.

Саме тут ШІ може бути напрочуд корисним.

Інструменти штучного інтелекту можуть адаптувати тон ваших листів залежно від одержувача, контексту та мети листа.

Ви можете попросити ШІ "Переписати цей лист у більш офіційному тоні для керівника вищої ланки" або "Відредагувати це повідомлення, щоб воно звучало більш невимушено і дружньо для наших клієнтів-міленіалів".

Наприклад, припустимо, у вас є базовий лист про оновлення продукту:

• "Ми оновили наш додаток. Перевірте нові функції".

Ви можете попросити ШІ переписати його для різних аудиторій:

Для офіційного бізнес-партнера: 

• "Ми раді повідомити, що впровадили значні оновлення нашого додатку. Запрошуємо вас ознайомитися з новими функціями, які, на нашу думку, значно покращать ваш користувацький досвід".

Для молодої, невимушеної аудиторії: 

• "Вгадайте що? Ми щойно додали кілька чудових нових функцій у наш додаток! Заходьте і перевірте їх - ми думаємо, вони вам сподобаються! 😎"

Це все одно, що мати редактора, який знає тон і допоможе вам створити правильний акорд у кожному листі, який ви надсилаєте.

7. Покращення граматики та стилю

І останнє, але не менш важливе, поговоримо про граматику та стиль. Навіть найкращим письменникам не завадить друга пара очей, а ШІ може стати тим невтомним коректором, про якого ви завжди мріяли.

Інструменти для написання текстів зі штучним інтелектом можуть робити більше, ніж просто виправляти помилки. Вони можуть запропонувати покращення структури речень, позначити зловживані слова і навіть запропонувати альтернативи, щоб зробити ваш текст більш цікавим.

Це як мати тренера з письма, який завжди на зв'язку.

Наприклад, ви можете писати:

• "Ми пишемо вам, щоб повідомити, що ваше замовлення було відправлено і прибуде протягом 3-5 робочих днів".

Асистент з написання текстів зі штучним інтелектом може підказати:

• "Чудові новини! Ваше замовлення вже в дорозі і має надійти до вас протягом 3-5 робочих днів".

Оновлена версія більш лаконічна, дружня та активна. Саме ці невеликі зміни можуть зробити ваші листи ефективнішими та приємнішими для читання.

Пам'ятайте, що мета не в тому, щоб ваше письмо звучало роботизовано або надмірно відшліфовано. Йдеться про те, щоб посилити ваш природний голос і переконатися, що ваше повідомлення доноситься чітко й ефективно.

Покрокове керівництво з написання листів за допомогою штучного інтелекту

Готові дослідити написання листів за допомогою штучного інтелекту? Ось короткий огляд.

Введення правильних підказок для ШІ

Успіх зі штучним інтелектом починається з чітких, детальних підказок. Уявіть, що ви даєте інструкції другу, який дуже буквальний. Чим конкретніше, тим краще. Почніть з визначення одержувача, мети листа і тону. 

Наприклад:

"Напишіть повторного листа потенційному клієнту на ім'я Сара після зустрічі про наші маркетингові послуги. Нагадайте їй про наші ключові моменти і запропонуйте другу зустріч. Зберігайте професійний, але дружній тон".

Пам'ятай, ШІ потрібен контекст для досягнення відповідних результатів.

Налаштування листів, створених за допомогою штучного інтелекту

Отримавши чернетку, створену штучним інтелектом, персоналізуйте її. Переконайтеся, що він звучить як ви і містить ключові моменти.

Не соромтеся змінювати фрази, додавати особисті анекдоти або реорганізовувати текст для кращого сприйняття. Сприймайте чернетку штучного інтелекту як перший прохід - ваш внесок покращує її.

Редагування та персоналізація електронних листів, написаних штучним інтелектом

Перевірте точність і послідовність фактів, оскільки ШІ може припускатися помилок. Потім додайте особисті штрихи, наприклад, посилання на минулі розмови або свій стиль підпису.

Ці маленькі деталі роблять лист справді вашим.

Невидимий ШІ: забезпечення автентичності ваших електронних листів

Тепер давайте звернемося до слона в кімнаті - страху звучати як робот. Ми всі отримували ці явно автоматизовані електронні листи, які змушують нас здригнутися, чи не так?

Хороша новина полягає в тому, що за допомогою правильних інструментів ваші листи, створені за допомогою штучного інтелекту, можна практично не відрізнити від листів, написаних людиною.

ШІ, який неможливо виявити це ваша секретна зброя. Використовуючи передові алгоритми розпізнавання, цей інструмент допомагає зробити так, щоб ваші електронні листи, створені штучним інтелектом, звучали природно, по-людськи та особисто.

Незалежно від того, чи складаєте ви швидкий звіт, чи використовуєте ШІ для генерація контенту"Невидимий ШІ" аналізує ваш текст, допомагаючи вам вдосконалити його та запобігти надмірно відшліфованому, роботоподібному відчуттю, яке іноді з'являється у штучного інтелекту.

Головне - використовувати ШІ, який неможливо виявити як частину процесу написання електронних листів та загальний маркетинговий інструмент.

Він дозволяє генерувати ідеї, структурувати свої думки і налаштовувати тон, водночас даючи вам свободу вносити свою індивідуальність в остаточний варіант.

Подумайте про це як про ідеальний баланс між технологіями та автентичністю.

Пам'ятаєте ті персональні дотики, про які ми говорили раніше? З технологією Undetectable AI ви можете бути впевнені, що ваш голос завжди буде в центрі уваги.

Рейтинг AI-детектора #1 від Forbes

Це допоможе вам урізноманітнити структуру речень, додати людських нюансів і підтримувати розмовний потік, який утримує вашу аудиторію.

Висновок

Ось він - ваш посібник з використання можливостей штучного інтелекту для написання електронних листів.

Ми пройшли довгий шлях від створення ідеального заголовка до забезпечення того, щоб ваші листи за допомогою штучного інтелекту звучали так, як ви самі - від створення ідеальної теми до забезпечення того, щоб ваші листи звучали безпомилково, як ви самі.

Пам'ятайте, що штучний інтелект - це потужний інструмент, але це всього лише інструмент. Він покликаний полегшити ваше життя, заощадити ваш час і допомогти вам ефективніше спілкуватися.

Але, зрештою, найважливішим інгредієнтом ваших листів залишаєтеся ви самі.

Це там, де ШІ, який неможливо виявити сяє. Збереження автентичного голосу виводить написання текстів за допомогою штучного інтелекту на новий рівень.

Експериментуючи з різними підказками та контентом, створеним штучним інтелектом, не забувайте використовувати весь потенціал Undetectable AI, щоб ваші емейли були максимально людяними.

З ШІ, який допоможе вам писати листи, і ШІ, що не піддається виявленню, який гарантує вашу автентичність, ви можете просто почати з нетерпінням чекати на те, щоб розібратися зі своєю поштовою скринькою.

Гаразд, можливо, це трохи оптимістично, але, принаймні, написання електронних листів стане більш плавним, швидким і цікавим процесом.

Щасливого письма, і нехай ваша поштова скринька завжди буде керованою, листи - цікавими, а штучний інтелект - непомітним!