Zrovna minulý týden mi kamarádka personalistka přeposlala e-mail od kandidáta, kterého se chystala přijmout.
Začátek byl skvělý. Vřelé přivítání, dobře napsaná zpráva a dokonce i upřímné nadšení pro práci.
Pak jsem se dostal na konec.
Žádný podpis. Ne, děkuji. Jen: "Dobře, dejte mi vědět."
Řekla, že to bylo, jako by někdo zavřel dveře v polovině rozhovoru. Bylo to přinejmenším trapné a náhlé.
Většina lidí si neuvědomuje, že konec e-mailu může převážit misky vah na jejich stranu nebo je zcela odradit.
Je to však poslední věc, kterou váš čtenář uvidí, a ta mu napoví, zda jste promyšlení, uspěchaní nebo dokonce spolehliví.
Promluvme si o tom, jak ukončit e-mail, aby pracoval pro vás, a ne proti vám.
Klíčové poznatky
- Způsob, jakým e-mail uzavřete, může zanechat silnější dojem než jeho úvod.
- Měli byste zvolit podpis, který odpovídá tomu, komu píšete a proč píšete.
- Při ukončování e-mailu byste měli jasně uvést, co má následovat, aby nedošlo k nedorozumění.
- V opačném případě by se příjemce mohl ptát: "Co mám sakra dělat?"
- Díky krátkému poděkování může vaše zpráva působit lidštěji. Nevyhýbejte se proto poděkování vlastním hlasem.
- Podpis e-mailu je důležitý z mnoha důvodů. Používejte jednoduchý a snadno čitelný podpis.
Prvky silného závěrečného e-mailu
Dobré uzavření e-mailu nevznikne jen podpisem vašeho jména.
Měl by ve čtenáři zanechat jasný dojem, kdo jste a co chcete, aby udělal dál.
Abyste to udělali správně, musí závěr e-mailu obsahovat níže uvedené prvky.
Už nikdy se nemusíte obávat, že umělá inteligence rozpozná vaše texty. Undetectable AI Může vám pomoci:
- Zpřístupněte psaní s asistencí umělé inteligence podobný člověku.
- Bypass všechny hlavní nástroje pro detekci umělé inteligence jediným kliknutím.
- Použijte AI bezpečně a sebevědomě ve škole a v práci.
- Přirozené rozloučení
Váš podpis by měl odpovídat tónu a účelu e-mailu. Příliš neformální může působit neprofesionálně. Příliš formální může působit strnule.
- Profesionální, ale vřelý: S pozdravem, S pozdravem, S pozdravem
- Přátelský, ale uctivý: Nejlepší, Díky, Srdečně
- Nenáročně a rychle: Ještě jednou děkuji, Brzy si promluvíme, Dávejte na sebe pozor
Vyhněte se zastaralým nebo příliš osobním závěrům v pracovním kontextu (S pozdravem, Na zdraví, Láska).
- Jasný další krok
Nikdy nenechávejte čtenáře hádat. Ukončete ho větou, která mu řekne, co se stane dál nebo co byste chtěli, aby udělal. Například:
- "Těším se na vaše názory."
- "Dejte mi prosím do čtvrtka vědět, jestli chcete pokračovat."
- "Začátkem příštího týdne se na vás obrátím a zkontroluji to."
Lidé jsou zaneprázdnění. Pokud jim neřeknete, co mají dělat dál, možná neudělají nic.
- Vděčnost (pokud je to vhodné)
Pokud vám dotyčný věnoval svůj čas, pozornost nebo pomoc, poděkujte mu. Může to být jednoduché:
- "Děkuji vám za váš dnešní čas."
- "Oceňuji, že jste se mi ozval tak rychle."
Díky vděčnosti je vaše zpráva lidská a zanechává pozitivní výsledný dojem.
- Vaše jméno (vždy)
Zní to jako samozřejmost, ale vynechání jména (nebo použití pouze iniciál) může způsobit, že váš e-mail bude působit stroze nebo nedbale.
To je důležitější, pokud jste se s danou osobou nikdy předtím nesetkali.
- Celé jméno pokud se jedná o první kontakt nebo formální e-mail.
- Pouze křestní jméno pokud se jedná o probíhající konverzaci nebo přátelskou výměnu názorů.
- Profesionální podpisový blok
Váš podpis by měl čtenáři usnadnit nalezení vašich základních údajů, aniž by se konec e-mailu změnil ve stěnu textu.
Zahrňte následující údaje.
- Celé jméno
- Pracovní pozice nebo role
- Společnost (pokud je to relevantní)
- Kontaktní údaje (e-mail, telefon, LinkedIn)
Nepoužívejte inspirativní citáty, emotikony ani dlouhá prohlášení o vyloučení odpovědnosti. Zachovejte čistotu. Může to být tak jednoduché:
6. Správné zakončení
Než stisknete tlačítko odeslat, přečtěte si znovu závěrečnou zprávu a zeptejte se sami sebe:
"Kdybych s touto osobou mluvil tváří v tvář, řekl bych to takto?" Přizpůsobení tónu buduje důvěru a ukazuje emoční inteligenci.
Skvělým nápadem je také použití nástroje, který vám s těmito nuancemi pomůže. Já například používám AI Humanizer od společnosti Undetectable AI, aby vyhladila mé e-mailové uzávěrky.
Přepisuje nešikovné věty, aby působily přirozeněji.
Závěrečné věty, které fungují
Vědět, jak ukončit e-mail, je dovednost. Za posledních několik let se mi podařilo v rukávu nasbírat několik triků, které skutečně fungují.
Pokaždé.
Když čekáte na odpověď
- "Těším se na vaše názory."
- "Můžete potvrdit, zda vám to funguje?"
- "Kdybys ode mě ještě něco potřeboval, dej mi vědět."
Takové závěrečné věty signalizují, že se očekává odpověď, aniž by zněly náročně. Tón je otevřený a vstřícný, takže čtenář snáze odpoví.
Když posíláte informace
- "Doufám, že to pomůže věci rozhýbat."
- "Kdybyste se chtěl na něco zeptat, dejte mi vědět."
- "Budu tady, kdybys potřeboval další podrobnosti."
Tyto příklady ukazují, že jste připraveni na další kroky a necháváte si otevřené dveře pro další konverzaci. Díky tomu budete působit také jako podpora.
Když se znovu dotýkáte základny
- "Jen jsem si zkontroloval, jak jsme na tom."
- "Chtěl jsem to zkontrolovat, kdyby se můj poslední e-mail ztratil."
- "Nějaké novinky z vaší strany?"
Uznávají skutečnost, že e-maily jsou opomíjeny, což zmírňuje následné kroky. Ani vy nepůsobíte příliš zoufale.
Jsou to zdvořilé upomínky, které však vyvolávají jemný pocit naléhavosti.
Když uzavíráte pozitivní interakci
- "Bylo skvělé s vámi na tom pracovat."
- "Ještě jednou děkuji za váš čas a postřehy."
- "Těším se na další rozhovor."
Tyto řádky posilují dobrou vůli a zanechávají pozitivní výsledný dojem. To pomáhá upevňovat vztahy a usnadňuje budoucí komunikaci.
Když vás někdo pobízí k rozhodnutí
- "Pokud se mi do pátku neozvete, budu předpokládat, že to teď není vhodné." (zdvořile, ale jasně)
- "Můžeme pokračovat, jakmile dostanu tvůj souhlas."
- "Rád se posunu vpřed, kdykoli budete připraveni."
Tímto způsobem zachováte jasnost a zároveň respekt. Čtenář ví, na co čekáte, ale necítí se nuceně ani nepříjemně.
Nejlepší závěrečné věty, zejména pro e-mailový marketing, jsou krátké a výstižné. A jak jsme již hovořili dříve, měly by odpovídat celkovému tónu vašeho e-mailu.
Pokud vám tato oblast dělá potíže, vyzkoušejte aplikaci Undetectable AI. Generátor e-mailů.
Použijte ji pro generování závěrečných řádků pro své e-maily a máte vyhráno!
Obvyklé fráze pro podpis
Důležitým aspektem při učení se profesionálního ukončení e-mailu je použití vhodného podpisu.
Dovolte mi, abych se s vámi podělil o některé z mých možností.
Formální
Nejvhodnější pro první kontakty, žádosti o zaměstnání nebo oficiální korespondenci.
- S pozdravem,
- S pozdravem,
- S pozdravem,
Neutrální
Ideální pro každodenní obchodní e-maily nebo průběžné profesní vztahy.
- Děkuji,
- S pozdravem,
- Vše nejlepší,
Příležitostné
Vhodné pro kolegy, které dobře znáte, interní týmové rozhovory nebo přátelské profesní výměny.
- Na zdraví
- Brzy si promluvíme
- Dávejte na sebe pozor
Příklady podle situace
Správné uzavření e-mailu závisí na tom, komu a proč píšete. Různé situace vyžadují různou úroveň formálnosti, tónu a detailů.
Zde je několik příkladů, kterými se můžete řídit.
- Jak ukončit e-mail profesorovi
Když píšete profesorovi e-mail, měli byste projevit úctu a profesionalitu. I když se k vám ve třídě chovají přátelsky, váš e-mail by měl být dostatečně formální pro akademické prostředí.
Příklad:
Děkujeme vám za váš čas a vedení.
S pozdravem,
Vaše celé jméno
Poděkuje, zdvořile ukončí a sdělí vaše celé jméno, aby profesor věděl, kdo jste.
- Jak ukončit e-mail potenciálnímu zaměstnavateli
Když se ucházíte o práci, navazujete kontakt po pohovoru nebo někoho oslovujete za účelem navázání kontaktů, záleží na způsobu, jakým e-mail ukončíte. Měli byste působit zdvořile, sebevědomě a připraveně na další krok.
Příklad:
Vážím si vašeho času a doufám, že se brzy ozvete.
S pozdravem,
Vaše celé jméno
- Jak ukončit e-mail klientovi
E-maily klientům by měly vždy skončit přátelsky. Ale nenechte se mýlit, musí být také jasné, co bude následovat.
Příklad:
Pokud máte k návrhu nějaké dotazy, dejte mi prosím vědět.
S pozdravem,
Vaše celé jméno
Takové závěry jsou zdvořilé, jasné a vyzývají druhou osobu, aby v případě potřeby odpověděla.
- Jak ukončit e-mail kolegovi
V případě kolegů z týmu nebo spolupracovníků, se kterými často komunikujete, můžete být méně formální a zároveň zachovat úctu.
Příklad:
Díky, že jste se do toho tak rychle pustili.
Nejlepší,
Vaše křestní jméno
Je přátelská, vděčná a efektivní.
- Jak ukončit e-mail příteli
Pokud dotyčnou osobu dobře znáte, nepotřebujete strohý, formální konec. Vřelejší, nenucený závěr bude působit lépe.
Příklad:
Nemůžu se dočkat, až to brzy doženeme!
Na zdraví,
Vaše křestní jméno
Působí přátelsky a osobně a hodí se do vztahů, kde není potřeba formálnosti.
Tipy pro formátování podpisu
Studenti se často ptají, jak ukončit e-mail učiteli. Zaměstnanci se ptají, jak ukončit e-mail šéfovi.
Nakonec jsme všichni na stejné lodi.
Tajemství je ve vašem podpisu. Dobře vytvořený podpis může změnit e-mail z nedokončeného na uhlazený a profesionální.
- Co zahrnout
Tato část je nejjednodušší. Uveďte pouze své celé jméno, titul nebo funkci a kontaktní údaje.
- Textové a grafické podpisy
Textové podpisy jsou často lepší volbou, protože se rychle načítají a fungují na všech zařízeních.
Grafické podpisy (s logy nebo obrázky) mohou vypadat elegantně, ale nemusí se správně zobrazit v každé doručené poště a mohou zvětšit velikost souboru.
- Kdy používat nástroje pro podepisování e-mailů
Kromě použití UI pro psaní e-mailů, nástroje jako Wisestamp, HubSpot Email Signature Generator nebo MySignature vám pomohou navrhnout profesionálně vypadající podpis, aniž byste potřebovali návrhářské dovednosti.
Jsou skvělé, pokud pracujete s klienty nebo chcete působit profesionálněji.
U běžných e-mailů nebo zpráv pro tým je můžete přeskočit.
Nejčastější chyby, kterých se vyvarujte
I skvělý e-mail může zůstat bez odezvy, pokud je jeho závěr špatný. Zde je několik chyb, na které si dejte pozor:
- Přidávání zbytečných omluv: Končící věta "Promiňte, že vás obtěžuji" nebo "Vím, že nemáte čas" může působit nejistě. Můžete být zdvořilí, aniž byste se shazovali.
- Používání výplňových frází: Fráze jako "To je vše, co mám" nebo "Jen jsem si myslel, že se ozvu" nepřidávají hodnotu. Pokud konverzaci nepomáhají, přeskočte je.
- Přílišné sliby v posledním řádku: Slib "zavolám ti zítra", když si nejste jisti, může působit nespolehlivě. Udržujte své závěrečné závazky realistické.
- Překlepy na konci: Mnoho lidí si opravuje začátek e-mailu, ale ne jeho konec. Chybně napsané jméno nebo špatné datum v podpisu může zmařit veškeré vaše úsilí.
- Zapomínáte na výzvu k akci: Pokud potřebujete, aby čtenář něco udělal, tj. odpověděl, schválil, naplánoval, dejte to jasně najevo, než uzavřete. Jinak bude váš e-mail zbytečný.
Váš závěr je to poslední, co si příjemce přečte, než se rozhodne, co bude dělat dál. Proto se ujistěte, že mu pomůže, a ne ho zmate.
Chcete si vyzkoušet náš detektor umělé inteligence a nástroj Humanizer? Najdete je přímo pod článkem!
Závěrečné myšlenky
Konec e-mailu je ta část, kterou si lidé zapamatují. Zde se projevuje vaše promyšlenost a záměrnost. Dobrý závěr usnadňuje druhé osobě zjistit, co bude následovat a jak má reagovat.
Nakonec je důležité vědět, jak e-mail ukončit, komu píšete, proč píšete a jaký pocit chcete zanechat.
Pokud to uděláte správně, vaše e-maily začnou dobře přistávat. Pro větší lesk vyzkoušejte aplikaci Undetectable AI. AI Humanizer a Generátor e-mailů vytvářet přirozené, personalizované závěry, které skutečně osloví vaše publikum.
Spusťte si bezplatnou zkušební verzi ještě dnes a zajistěte, aby každý e-mail byl působivý. Nezjistitelná AI.