Så sent som i sidste uge sendte en af mine rekrutteringsvenner mig en e-mail fra en kandidat, som hun var ved at ansætte.
Starten var fantastisk. Varm velkomst, velskrevet besked og endda ægte begejstring for jobbet.
Så kom jeg til slutningen.
Ingen underskrift. Nej, tak. Det er bare..: "Okay, lad mig det vide."
Hun sagde, at det føltes, som om nogen lukkede en dør på halvvejen midt i en samtale. Det var mildest talt akavet og pludseligt.
De fleste mennesker er ikke klar over, at slutningen af en e-mail kan få vægten til at tippe til deres fordel eller skubbe dem helt væk.
Men det er det sidste, din læser ser, og det fortæller dem, om du er gennemtænkt, forhastet eller endda pålidelig.
Lad os tale om, hvordan du afslutter en e-mail, så den arbejder for dig, ikke imod dig.
Det vigtigste at tage med
- Den måde, du lukker din e-mail på, kan efterlade et stærkere indtryk end åbningen.
- Du bør vælge et sign-off, der passer til den, du skriver til, og hvorfor du skriver.
- Når du afslutter en e-mail, skal du gøre det klart, hvad der nu skal ske, så der ikke opstår forvirring.
- Ellers kan modtageren sidde tilbage og tænke: "Hvad pokker skal jeg gøre?"
- En kort tak kan få dit budskab til at føles mere menneskeligt. Så vær ikke bange for at sige "tak" med din egen stemme.
- En e-mail-signatur er vigtig af mange grunde. Brug en enkel og letlæselig signatur.
Elementer i en stærk e-mail-afslutning
En god e-mailafslutning kommer ikke bare af at underskrive med sit navn.
Den skal efterlade læseren med et klart indtryk af, hvem du er, og hvad du vil have dem til at gøre som det næste.
For at gøre det rigtigt skal din e-mailafslutning indeholde nedenstående elementer.
Du skal aldrig bekymre dig om, at AI opdager dine tekster igen. Undetectable AI Kan hjælpe dig:
- Få din AI-assisterede skrivning til at fremstå Menneskelignende.
- Bypass alle større AI-detektionsværktøjer med bare ét klik.
- Brug AI sikkert og selvsikkert i skolen og på arbejdet.
- En naturlig afsked
Dit sign-off skal matche tonen og formålet med din e-mail. For afslappet kan virke uprofessionelt. For formel kan føles stiv.
- Professionel, men varm: Med venlig hilsen, Med venlig hilsen, Med venlig hilsen
- Venlig, men respektfuld: Bedste, Tak for hjælpen, Med venlig hilsen
- Afslappet og hurtig: Endnu en gang tak, Tal snart, Pas på dig selv
Undgå forældede eller alt for personlige afslutninger i arbejdsrelaterede sammenhænge (Med venlig hilsen, Skål, Kærlighed).
- Et klart næste skridt
Lad aldrig læseren gætte. Slut af med en linje, der fortæller dem, hvad der nu sker, eller hvad du gerne vil have dem til at gøre. For eksempel:
- "Jeg ser frem til at høre dine tanker om det."
- "Lad mig vide inden torsdag, om du vil fortsætte."
- "Jeg følger op i begyndelsen af næste uge for at tjekke."
Folk har travlt. Hvis du ikke fortæller dem, hvad de skal gøre som det næste, gør de måske ingenting.
- Taknemmelighed (når det er passende)
Hvis personen gav dig sin tid, opmærksomhed eller hjælp, så sig tak. Det kan være så simpelt som:
- "Tak for din tid i dag."
- "Jeg sætter pris på, at du vender tilbage til mig så hurtigt."
Taknemmelighed får dit budskab til at føles menneskeligt og efterlader et positivt slutindtryk.
- Dit navn (altid)
Det lyder indlysende, men hvis du udelader dit navn (eller bare bruger initialer), kan det få din e-mail til at virke abrupt eller skødesløs.
Det er endnu vigtigere, hvis du aldrig har mødt personen før.
- Fuldt navn hvis det er en førstegangskontakt eller en formel e-mail.
- Kun fornavn hvis det er en løbende samtale eller venskabelig udveksling.
- En professionel signaturblok
Din signatur skal gøre det nemt for læseren at finde dine grundlæggende oplysninger uden at gøre slutningen af din e-mail til en mur af tekst.
Inkluder følgende.
- Fuldt navn
- Jobtitel eller rolle
- Virksomhed (hvis relevant)
- Kontaktoplysninger (e-mail, telefon, LinkedIn)
Brug ikke inspirerende citater, emojis eller lange ansvarsfraskrivelser. Hold det rent. Det kunne være så simpelt som dette:
6. Slut af på den rigtige måde
Før du trykker send, skal du læse din afslutning igen og spørge dig selv:
"Hvis jeg talte med denne person ansigt til ansigt, ville jeg så sige det på denne måde?" En matchende tone skaber tillid og viser følelsesmæssig intelligens.
Det er også en god idé at bruge et værktøj til at hjælpe dig med disse nuancer. Jeg bruger for eksempel AI Humanizer af Undetectable AI til at udjævne mine e-mail-afslutninger.
Den omskriver akavede sætninger, så de føles mere naturlige.
Afslutningsreplikker, der virker
At vide, hvordan man afslutter en e-mail, er en færdighed. I løbet af de sidste par år er det lykkedes mig at samle et par tricks i ærmet, som rent faktisk virker.
Hver gang.
Når du venter på et svar
- "Jeg ser frem til at høre dine tanker."
- "Kan du bekræfte, om det virker for dig?"
- "Sig til, hvis du har brug for noget andet fra mig."
Sådanne afsluttende linjer signalerer, at der forventes et svar uden at lyde krævende. Tonen er åben og samarbejdsvillig, så det er lettere for læseren at svare.
Når du sender information
- "Jeg håber, det hjælper med at få gang i tingene."
- "Sig til, hvis du har nogen spørgsmål."
- "Jeg er her, hvis du har brug for flere detaljer."
Disse eksempler viser, at du er tilgængelig for opfølgning og holder døren åben for mere samtale. Det får dig også til at fremstå som støttende.
Når du rører basen igen
- "Jeg tjekker bare, hvor langt vi er nået med det her."
- "Jeg ville følge op, hvis min sidste e-mail blev begravet."
- "Er der noget nyt fra din side?"
De anerkender, at e-mails bliver overset, hvilket gør opfølgningen mildere. Du kommer heller ikke til at virke for desperat.
Det er høflige påmindelser, som stadig skaber en let følelse af, at det haster.
Når du afslutter en positiv interaktion
- "Det var dejligt at arbejde sammen med dig om det her."
- "Tak igen for din tid og indsigt."
- "Jeg ser frem til vores næste samtale."
Disse linjer forstærker goodwill og efterlader et positivt indtryk. Det er med til at styrke relationer og gøre fremtidig kommunikation mere smidig.
Når du bliver skubbet til en beslutning
- "Hvis jeg ikke hører fra dig inden fredag, går jeg ud fra, at det ikke passer lige nu." (høflig, men tydelig)
- "Vi kan gå i gang, så snart jeg har fået din godkendelse."
- "Vi går gerne videre, når du er klar."
Sådan holder du tingene klare, mens du stadig er respektfuld. Læseren ved, hvad du venter på, men føler sig ikke presset eller utilpas.
De bedste slutreplikker, især til e-mail-marketinger korte og præcise. Og som vi talte om tidligere, skal de passe til den overordnede tone i din e-mail.
Hvis det er et område, du kæmper med, kan du prøve Undetectable AI's E-mail-generator.
Brug den til at generere tonespecifikke afslutningslinjer til dine e-mails, og du er i mål!
Almindelige afskedssætninger
At bruge en passende afrunding er et vigtigt aspekt af at lære at afslutte en e-mail professionelt.
Lad mig dele nogle af mine muligheder.
Formelt
Bedst til førstegangskontakter, jobansøgninger eller officiel korrespondance.
- Med venlig hilsen,
- De bedste hilsner,
- Med venlig hilsen,
Neutral
Ideel til daglige forretningsmails eller løbende professionelle relationer.
- Tak skal du have,
- Med venlig hilsen,
- Alt det bedste,
Afslappet
Velegnet til kolleger, du kender godt, interne teamchats eller venskabelige faglige udvekslinger.
- Skål
- Tal snart
- Pas på dig selv
Eksempler efter situation
Den rigtige e-mailafslutning afhænger af, hvem du skriver til og hvorfor. Forskellige situationer kræver forskellige niveauer af formalitet, tone og detaljer.
Her er nogle eksempler, du kan bruge som vejledning.
- Sådan afslutter du en e-mail til en professor
Når du sender en e-mail til en professor, skal du vise respekt og professionalisme. Selv om de er venlige i klassen, bør din e-mail stadig være formel nok til en akademisk sammenhæng.
Et eksempel:
Tak for din tid og vejledning.
De bedste hilsner,
Dit fulde navn
Den siger tak, slutter høfligt og deler dit fulde navn, så professoren ved, hvem du er.
- Sådan afslutter du en e-mail til en potentiel arbejdsgiver
Når du søger et job, følger op på en samtale eller kontakter nogen for at netværke, er det vigtigt, hvordan du afslutter din e-mail. Du skal lyde høflig, selvsikker og klar til næste skridt.
Et eksempel:
Jeg sætter pris på din tid og håber at høre fra dig snart.
Med venlig hilsen,
Dit fulde navn
- Sådan afslutter du en e-mail til en kunde
E-mails til kunder skal altid afsluttes på en venlig måde. Men tag ikke fejl, de skal også være klare omkring det næste skridt.
Et eksempel:
Lad mig vide, hvis du har spørgsmål til forslaget.
Med venlig hilsen,
Dit fulde navn
Sådanne afslutninger er høflige, klare og inviterer den anden person til at svare, hvis de har brug for det.
- Sådan afslutter du en e-mail til en kollega
For holdkammerater eller kolleger, som du ofte interagerer med, kan du være mindre formel, mens du forbliver respektfuld.
Et eksempel:
Tak, fordi du reagerede så hurtigt.
Den bedste,
Dit fornavn
Det er venligt, anerkendende og effektivt.
- Sådan afslutter du en e-mail til en ven
Hvis du kender personen godt, behøver du ikke en stiv, formel afslutning. En varmere, mere afslappet afslutning vil føles bedre.
Et eksempel:
Jeg glæder mig til snart at indhente det forsømte!
Skål,
Dit fornavn
Det føles venligt og personligt, og det passer til den slags forhold, hvor der ikke er brug for formalitet.
Tips til formatering af signaturer
Studerende spørger ofte, hvordan de skal afslutte en e-mail til en lærer. Medarbejdere spekulerer på, hvordan de skal afslutte en e-mail til deres chef.
I sidste ende er vi alle i samme båd.
Hemmeligheden ligger i din signatur. En veludført signatur kan forvandle en e-mail fra at føles ufærdig til at se poleret og professionel ud.
- Hvad du skal have med
Hold denne del så enkel som muligt. Bare skriv dit fulde navn, din titel eller rolle og dine kontaktoplysninger.
- Tekst vs. grafiske signaturer
Tekstsignaturer er ofte et bedre valg, da de indlæses hurtigt og fungerer på alle enheder.
Grafiske signaturer (med logoer eller billeder) kan se polerede ud, men de vises måske ikke korrekt i alle indbakker og kan øge filstørrelsen.
- Hvornår skal man bruge e-mail-signaturværktøjer?
Udover at bruge AI til at skrive e-mailsVærktøjer som Wisestamp, HubSpot Email Signature Generator eller MySignature kan hjælpe dig med at designe en professionelt udseende signatur uden at have brug for designfærdigheder.
De er gode, hvis du arbejder med kunder eller ønsker et mere professionelt udtryk.
Hvis der er tale om tilfældige e-mails eller beskeder til dit team, kan du springe dem over.
Almindelige fejl at undgå
En god e-mail kan stadig falde til jorden, hvis slutningen føles forkert. Her er et par fejl, du skal være opmærksom på:
- Tilføjelse af unødvendige undskyldninger: At afslutte med "Undskyld, jeg forstyrrer" eller "Jeg ved, du har travlt" kan få dig til at lyde usikker på dig selv. Du kan godt være høflig uden at nedgøre dig selv.
- Brug af fyldord: Sætninger som "Det er alt, hvad jeg har lige nu" eller "Jeg tænkte bare, at jeg ville kontakte dig" tilfører ikke værdi. Hvis det ikke hjælper samtalen, så spring det over.
- Du lover for meget i sidste linje: At love "jeg ringer i morgen", når du ikke er sikker, kan få dig til at virke upålidelig. Hold dine afsluttende forpligtelser realistiske.
- At lade slåfejl snige sig ind til sidst: Mange mennesker læser korrektur på starten af deres e-mail, men ikke på slutningen. Et forkert stavet navn eller en forkert dato i din afmelding kan ødelægge alle dine anstrengelser.
- At glemme opfordringen til handling: Hvis du har brug for, at læseren gør noget, f.eks. svarer, godkender eller planlægger, skal du gøre det klart, før du lukker. Ellers vil din e-mail være meningsløs.
Din afslutning er det sidste, modtageren læser, før han eller hun beslutter sig for, hvad der skal ske. Sørg derfor for, at den hjælper dem, ikke forvirrer dem.
Vil du prøve vores AI Detector og Humanizer? De er lige nedenfor!
Afsluttende tanker
Slutningen af din e-mail er den del, folk vil huske. Det er her, du viser, at du er eftertænksom og velovervejet. En god afslutning gør det nemt for den anden person at vide, hvad der er det næste, og hvordan han skal reagere.
Når alt kommer til alt, handler det om at vide, hvem man skriver til, hvorfor man skriver, og hvilken følelse man ønsker at efterlade dem med, når man skal afslutte en e-mail.
Gør det rigtigt, og dine e-mails vil begynde at lande godt. For ekstra finpudsning kan du prøve Undetectable AI's AI Humanizer og E-mail-generator for at skabe naturlige, personlige afslutninger, der virkelig kommer i kontakt med dit publikum.
Start din gratis prøveperiode i dag, og gør hver e-mail virkningsfuld på Uopdagelig AI.