Πώς να τελειώνετε το email σας με τον σωστό τρόπο (με παραδείγματα)

Μόλις την περασμένη εβδομάδα, μια φίλη μου, υπεύθυνη προσλήψεων, μου διαβίβασε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν υποψήφιο που επρόκειτο να προσλάβει.

Η αρχή ήταν εξαιρετική. Θερμός χαιρετισμός, καλογραμμένο μήνυμα, και μάλιστα γνήσιος ενθουσιασμός για τη δουλειά.

Μετά έφτασα στο τέλος.

Χωρίς υπογραφή. Όχι, ευχαριστώ. Απλά..: "Εντάξει, ενημέρωσέ με."

Είπε ότι ένιωθε σαν κάποιος να κλείνει μια πόρτα στη μέση της συνομιλίας. Ήταν τουλάχιστον αμήχανο και απότομο.

Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν συνειδητοποιούν ότι το τέλος ενός email μπορεί να γείρει τη ζυγαριά υπέρ τους ή να τους απωθήσει εντελώς.

Αλλά είναι το τελευταίο πράγμα που βλέπει ο αναγνώστης σας και του λέει αν είστε προσεκτικός, βιαστικός ή ακόμη και αξιόπιστος.

Ας μιλήσουμε για το πώς να τερματίσετε ένα email ώστε να λειτουργεί υπέρ σας και όχι εναντίον σας.


Βασικά συμπεράσματα

  • Ο τρόπος με τον οποίο κλείνετε το email σας μπορεί να αφήσει ισχυρότερη εντύπωση από το άνοιγμά του.

  • Θα πρέπει να επιλέξετε μια υπογραφή που να ταιριάζει σε αυτόν στον οποίο γράφετε και στον λόγο για τον οποίο γράφετε.

  • Όταν τελειώνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να ξεκαθαρίσετε τι πρέπει να συμβεί στη συνέχεια, ώστε να μην υπάρχει σύγχυση.

  • Διαφορετικά, ο παραλήπτης μπορεί να μείνει με την απορία: "Τι στο διάολο πρέπει να κάνω;".

  • Ένα σύντομο ευχαριστώ μπορεί να κάνει το μήνυμά σας να μοιάζει πιο ανθρώπινο. Γι' αυτό μην αποφύγετε να πείτε "ευχαριστώ" με τη δική σας φωνή.

  • Η υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σημαντική για πολλούς λόγους. Χρησιμοποιήστε μια απλή και ευανάγνωστη υπογραφή.


Στοιχεία ενός ισχυρού κλεισίματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ένα καλό κλείσιμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν προκύπτει μόνο από την υπογραφή του ονόματός σας.

Θα πρέπει να αφήνει στον αναγνώστη μια σαφή εντύπωση για το ποιος είστε και τι θέλετε να κάνει στη συνέχεια.

Για να το πετύχετε σωστά, το κλείσιμο του email σας πρέπει να περιέχει τα παρακάτω στοιχεία.

Μην ανησυχείτε ποτέ ξανά για την τεχνητή νοημοσύνη που ανιχνεύει τα κείμενά σας. Undetectable AI Μπορεί να σας βοηθήσει:

  • Κάντε το γραπτό σας με υποστήριξη AI να εμφανιστεί ανθρωποειδής.
  • Παράκαμψη όλα τα κύρια εργαλεία ανίχνευσης AI με ένα μόνο κλικ.
  • Χρήση AI με ασφάλεια και με αυτοπεποίθηση στο σχολείο και στην εργασία.
Δοκιμάστε ΔΩΡΕΑΝ
  1. Μια φυσική υπογραφή

Η υπογραφή σας θα πρέπει να ταιριάζει με τον τόνο και τον σκοπό του email σας. Η υπερβολικά χαλαρή μπορεί να φανεί αντιεπαγγελματική. Το πολύ επίσημο μπορεί να φανεί άκαμπτο.

  • Επαγγελματική αλλά ζεστή: Με εκτίμηση, Με εκτίμηση, Ειλικρινά
  • Φιλικό αλλά με σεβασμό: Το καλύτερο, Ευχαριστώ, Θερμά
  • Ανεπίσημο και γρήγορο: Ευχαριστώ και πάλι, Μιλήστε σύντομα, Να προσέχετε

Αποφύγετε ξεπερασμένα ή υπερβολικά προσωπικά κλεισίματα σε πλαίσια που σχετίζονται με την εργασία (Με εκτίμηση, Στην υγειά σας, Αγάπη).

  1. Ένα σαφές επόμενο βήμα

Ποτέ μην αφήνετε τον αναγνώστη να μαντεύει. Τελειώστε με μια γραμμή που του λέει τι θα συμβεί στη συνέχεια ή τι θα θέλατε να κάνει. Για παράδειγμα:

  • "Ανυπομονώ να ακούσω τις σκέψεις σας σχετικά με αυτό".
  • "Παρακαλώ ενημερώστε με μέχρι την Πέμπτη αν θέλετε να προχωρήσετε".
  • "Θα έρθω στις αρχές της επόμενης εβδομάδας για να ελέγξω".

Οι άνθρωποι είναι απασχολημένοι. Αν δεν τους πείτε τι να κάνουν στη συνέχεια, μπορεί να μην κάνουν τίποτα.

  1. Ευγνωμοσύνη (όταν ενδείκνυται)

Αν το άτομο σας έδωσε το χρόνο του, την προσοχή του ή τη βοήθειά του, πείτε ευχαριστώ. Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο:

  • "Ευχαριστώ για το χρόνο σας σήμερα."
  • "Το εκτιμώ που μου απαντήσατε τόσο γρήγορα".

Η ευγνωμοσύνη κάνει το μήνυμά σας να μοιάζει ανθρώπινο και αφήνει μια θετική τελική εντύπωση.

  1. Το όνομά σας (πάντα)

Ακούγεται προφανές, αλλά το να παραλείψετε το όνομά σας (ή να χρησιμοποιήσετε μόνο τα αρχικά) μπορεί να κάνει το email σας να φαίνεται απότομο ή απρόσεκτο.

Αυτό είναι πιο σημαντικό αν δεν έχετε συναντήσει ποτέ το άτομο στο παρελθόν.

  • Ονοματεπώνυμο αν πρόκειται για μια πρώτη επαφή ή για επίσημο email.
  • Μόνο το μικρό όνομα αν πρόκειται για μια συνεχή συζήτηση ή φιλική ανταλλαγή.
  1. Ένα επαγγελματικό μπλοκ υπογραφής

Η υπογραφή σας θα πρέπει να διευκολύνει τον αναγνώστη να βρει τα βασικά σας στοιχεία, χωρίς να μετατρέψει το τέλος του email σας σε τοίχο κειμένου.

Συμπεριλάβετε τα ακόλουθα.

  • Ονοματεπώνυμο
  • Τίτλος εργασίας ή ρόλος
  • Εταιρεία (εάν είναι σχετική)
  • Στοιχεία επικοινωνίας (email, τηλέφωνο, LinkedIn)

Μην χρησιμοποιείτε εμπνευσμένα αποσπάσματα, emojis ή μακροσκελείς αποποιήσεις. Κρατήστε το καθαρό. Θα μπορούσε να είναι τόσο απλό όσο αυτό:

6. Τελειώστε με τη σωστή νότα

Πριν πατήσετε το κουμπί αποστολής, ξαναδιαβάστε το κλείσιμο και αναρωτηθείτε:

"Αν μιλούσα σε αυτό το άτομο πρόσωπο με πρόσωπο, θα το έλεγα με αυτόν τον τρόπο;" Η αντιστοίχιση του τόνου χτίζει εμπιστοσύνη και δείχνει συναισθηματική νοημοσύνη.

Η χρήση ενός εργαλείου για να σας βοηθήσει με αυτές τις αποχρώσεις είναι επίσης μια πολύ καλή ιδέα. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώ το AI Humanizer από την Undetectable AI για να εξομαλύνω τα κλεισίματα των email μου.

Επαναγράφει αμήχανες προτάσεις για να τις κάνει να φαίνονται πιο φυσικές.

Γραμμές κλεισίματος που λειτουργούν

Το να ξέρετε πώς να τελειώσετε ένα email είναι μια δεξιότητα. Τα τελευταία χρόνια, κατάφερα να μαζέψω μερικά κόλπα στο μανίκι μου που πραγματικά λειτουργούν.

Κάθε φορά.

Όταν περιμένετε μια απάντηση

  • "Ανυπομονώ να ακούσω τις σκέψεις σας".
  • "Μπορείτε να επιβεβαιώσετε αν αυτό λειτουργεί για εσάς;"
  • "Πες μου αν χρειαστείς κάτι άλλο από μένα".

Τέτοιες γραμμές κλεισίματος σηματοδοτούν ότι αναμένεται μια απάντηση χωρίς να ακούγονται απαιτητικές. Ο τόνος είναι ανοιχτός και συνεργατικός, ώστε να είναι ευκολότερο για τον αναγνώστη να απαντήσει.

Όταν στέλνετε πληροφορίες

  • "Ελπίζω αυτό να βοηθήσει να κινηθούν τα πράγματα."
  • "Ενημερώστε με αν έχετε ερωτήσεις".
  • "Θα είμαι εδώ αν χρειαστείτε περισσότερες λεπτομέρειες".

Αυτά τα παραδείγματα δείχνουν ότι είστε διαθέσιμοι για παρακολούθηση και κρατούν την πόρτα ανοιχτή για περισσότερη συζήτηση. Αυτό σας κάνει να φαίνεστε και υποστηρικτικοί.

Όταν αγγίζετε ξανά τη βάση

  • "Απλά ελέγχω για να δω πού βρισκόμαστε με αυτό".
  • "Ήθελα να συνεχίσω σε περίπτωση που το τελευταίο μου email θάφτηκε."
  • "Κάποια ενημέρωση από την πλευρά σας;"

Αναγνωρίζουν την πραγματικότητα ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χάνονται, γεγονός που μαλακώνει την παρακολούθηση. Επίσης, δεν φαίνεστε πολύ απελπισμένοι.

Είναι ευγενικές υπενθυμίσεις που εξακολουθούν να δημιουργούν μια ήπια αίσθηση επείγοντος.

Όταν ολοκληρώνετε μια θετική αλληλεπίδραση

  • "Ήταν υπέροχο που συνεργαστήκαμε μαζί σας σε αυτό."
  • "Ευχαριστώ και πάλι για το χρόνο και τις γνώσεις σας".
  • "Ανυπομονώ για την επόμενη συζήτησή μας".

Αυτές οι γραμμές ενισχύουν την καλή θέληση και αφήνουν μια θετική τελική εντύπωση. Αυτό συμβάλλει στην ενίσχυση των σχέσεων και καθιστά τη μελλοντική επικοινωνία πιο ομαλή.

Όταν σας πιέζουν για μια απόφαση

  • "Αν δεν έχω νέα σας μέχρι την Παρασκευή, θα υποθέσω ότι δεν ταιριάζει αυτή τη στιγμή". (ευγενικά αλλά ξεκάθαρα)
  • "Μπορούμε να προχωρήσουμε μόλις πάρω την έγκρισή σας".
  • "Ευχαρίστως να προχωρήσουμε όποτε είστε έτοιμοι".

Με αυτόν τον τρόπο κρατάτε τα πράγματα ξεκάθαρα και ταυτόχρονα δείχνετε σεβασμό. Ο αναγνώστης ξέρει τι περιμένετε, αλλά δεν αισθάνεται πιεσμένος ή άβολα.

Οι καλύτερες ατάκες κλεισίματος, ειδικά για μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι σύντομες και περιεκτικές. Και, όπως αναφέραμε προηγουμένως, θα πρέπει να ταιριάζουν με το γενικό ύφος του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου.

Αν αυτός είναι ένας τομέας με τον οποίο δυσκολεύεστε, δοκιμάστε το Undetectable AI's Γεννήτρια email.

Χρησιμοποιήστε το για να δημιουργήσετε γραμμές κλεισίματος για τα emails σας, οι οποίες θα ταιριάζουν με τον τόνο και θα είστε μια χαρά!

Κοινές φράσεις υπογραφής

Η χρήση της κατάλληλης υπογραφής είναι μια σημαντική πτυχή της εκμάθησης του επαγγελματικού τερματισμού ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Επιτρέψτε μου να μοιραστώ μερικές από τις επιλογές μου.

Επίσημο

Ιδανικό για πρώτες επαφές, αιτήσεις εργασίας ή επίσημη αλληλογραφία.

  • Ειλικρινά,
  • Με τους καλύτερους χαιρετισμούς,
  • Με εκτίμηση,

Ουδέτερη

Ιδανικό για καθημερινά επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συνεχείς επαγγελματικές σχέσεις.

  • Ευχαριστώ,
  • Με εκτίμηση,
  • Τα καλύτερα,

Casual

Κατάλληλο για συναδέλφους που γνωρίζετε καλά, εσωτερικές ομαδικές συζητήσεις ή φιλικές επαγγελματικές ανταλλαγές.

  • Στην υγειά σας
  • Μιλήστε σύντομα
  • Να προσέχετε

Παραδείγματα ανά κατάσταση

Το σωστό κλείσιμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξαρτάται από το σε ποιον και γιατί γράφετε. Διαφορετικές καταστάσεις απαιτούν διαφορετικά επίπεδα τυπικότητας, τόνου και λεπτομέρειας.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως οδηγό.

  • Πώς να τελειώσετε ένα email σε έναν καθηγητή

Όταν στέλνετε email σε έναν καθηγητή, θα πρέπει να δείχνετε σεβασμό και επαγγελματισμό. Ακόμα και αν είναι φιλικοί στην τάξη, το email σας θα πρέπει να είναι αρκετά επίσημο για ένα ακαδημαϊκό περιβάλλον.

Παράδειγμα: 


Σας ευχαριστώ για το χρόνο και την καθοδήγησή σας. 

Με τους καλύτερους χαιρετισμούς,
Το πλήρες όνομά σας


Λέει ευχαριστώ, τελειώνει ευγενικά και μοιράζεται το πλήρες όνομά σας ώστε ο καθηγητής να ξέρει ποιος είστε.

  • Πώς να τελειώσετε ένα email σε έναν πιθανό εργοδότη

Όταν κάνετε αίτηση για μια θέση εργασίας, όταν παρακολουθείτε μια συνέντευξη ή όταν επικοινωνείτε με κάποιον για δικτύωση, ο τρόπος με τον οποίο τελειώνετε το email σας έχει σημασία. Θα πρέπει να ακούγεστε ευγενικός, σίγουρος και έτοιμος για το επόμενο βήμα.

Παράδειγμα:


Εκτιμώ το χρόνο σας και ελπίζω να σας ακούσω σύντομα.

Ειλικρινά,
Το πλήρες όνομά σας


  • Πώς να τερματίσετε ένα email σε έναν πελάτη

Ηλεκτρονικά μηνύματα σε πελάτες πρέπει πάντα να τελειώνουν με φιλικό τρόπο. Αλλά, μην κάνετε κανένα λάθος, πρέπει επίσης να είναι ξεκάθαρο το επόμενο βήμα.

Παράδειγμα:


Παρακαλείστε να με ενημερώσετε εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με την πρόταση. 

Με εκτίμηση,
Το πλήρες όνομά σας


Τέτοια κλεισίματα είναι ευγενικά, ξεκάθαρα και προσκαλούν το άλλο άτομο να απαντήσει αν χρειαστεί.

  • Πώς να τερματίσετε ένα email σε έναν συνάδελφο

Για συναδέλφους ή συναδέλφους με τους οποίους συναναστρέφεστε συχνά, μπορείτε να είστε λιγότερο επίσημοι, παραμένοντας όμως σεβάσμιοι.

Παράδειγμα:


Ευχαριστώ που ασχολήθηκες τόσο γρήγορα με αυτό το θέμα. 

Το καλύτερο,
Το μικρό σας όνομα 


Είναι φιλική, ευγνώμων και αποτελεσματική.

  • Πώς να τερματίσετε ένα email σε έναν φίλο

Αν γνωρίζετε καλά το άτομο, δεν χρειάζεστε ένα αυστηρό, επίσημο τέλος. Ένα θερμότερο, πιο χαλαρό κλείσιμο θα σας κάνει να αισθανθείτε καλύτερα.

Παράδειγμα:


Ανυπομονώ να τα πούμε σύντομα! 

Στην υγειά μας,
Το μικρό σας όνομα


Φαίνεται φιλικό και προσωπικό και ταιριάζει στο είδος της σχέσης όπου δεν χρειάζεται επισημότητα.

Συμβουλές μορφοποίησης υπογραφής

Οι μαθητές συχνά ρωτούν πώς να τελειώσουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς έναν καθηγητή. Οι εργαζόμενοι αναρωτιούνται πώς να κλείσουν ένα email προς το αφεντικό τους.

Στο τέλος, όλοι είμαστε στην ίδια βάρκα. 

Το μυστικό βρίσκεται στην υπογραφή σας. Μια καλοφτιαγμένη υπογραφή μπορεί να μετατρέψει ένα email από ατελές σε καλογυαλισμένο και επαγγελματικό.

  1. Τι να συμπεριλάβετε

Κρατήστε αυτό το μέρος το πιο απλό. Αναφέρετε απλώς το πλήρες όνομά σας, τον τίτλο ή τον ρόλο σας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας.

  1. Υπογραφές κειμένου έναντι γραφικών

Οι υπογραφές κειμένου είναι συχνά καλύτερη επιλογή, καθώς φορτώνουν γρήγορα και λειτουργούν σε όλες τις συσκευές.

Γραφικές υπογραφές (με λογότυπα ή εικόνες) μπορεί να φαίνονται κομψά, αλλά μπορεί να μην εμφανίζονται σωστά σε κάθε εισερχόμενο μήνυμα και να αυξάνουν το μέγεθος του αρχείου.

  1. Πότε να χρησιμοποιείτε εργαλεία υπογραφής email

Εκτός από τη χρήση Τεχνητή νοημοσύνη για τη σύνταξη email, εργαλεία όπως το Wisestamp, το HubSpot Email Signature Generator ή το MySignature μπορούν να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε μια επαγγελματική υπογραφή χωρίς να χρειάζεστε σχεδιαστικές δεξιότητες.

Είναι ιδανικά αν εργάζεστε με πελάτες ή θέλετε μια πιο επαγγελματική αίσθηση.

Για περιστασιακά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματα προς την ομάδα σας, μπορείτε να τα παραλείψετε.

Κοινά λάθη προς αποφυγή

Ένα σπουδαίο email μπορεί ακόμα να πέσει στο κενό, αν το τέλος είναι λάθος. Ακολουθούν μερικά λάθη που πρέπει να προσέξετε:

  • Προσθέτοντας περιττές συγγνώμες: Η κατάληξη με "Συγγνώμη για την ενόχληση" ή "Ξέρω ότι είστε απασχολημένος" μπορεί να σας κάνει να ακούγεστε αβέβαιοι για τον εαυτό σας. Μπορείτε να είστε ευγενικοί χωρίς να υποτιμάτε τον εαυτό σας.
  • Χρήση συμπληρωματικών φράσεων: Φράσεις όπως "Αυτά έχω μόνο προς το παρόν" ή "Απλά σκέφτηκα να επικοινωνήσω" δεν προσθέτουν αξία. Αν δεν βοηθάει τη συζήτηση, παραλείψτε την.
  • Υπερβολικές υποσχέσεις στην τελευταία γραμμή: Η υπόσχεση "θα σας τηλεφωνήσω αύριο" όταν δεν είστε σίγουροι μπορεί να σας κάνει να φαίνεστε αναξιόπιστοι. Κρατήστε ρεαλιστικές τις δεσμεύσεις σας για το κλείσιμο.
  • Αφήνοντας τα τυπογραφικά λάθη να τρυπώσουν στο τέλος: Πολλοί άνθρωποι διορθώνουν την αρχή του email τους, αλλά όχι το τέλος. Ένα ανορθόγραφο όνομα ή μια λάθος ημερομηνία στην υπογραφή σας μπορεί να ακυρώσει όλη την προσπάθειά σας.
  • Ξεχνάτε την πρόσκληση για δράση: Αν θέλετε ο αναγνώστης να κάνει κάτι, π.χ. να απαντήσει, να εγκρίνει, να προγραμματίσει, ξεκαθαρίστε το πριν κλείσετε. Διαφορετικά, το email σας θα είναι άσκοπο.

Το τέλος σας είναι το τελευταίο πράγμα που διαβάζει ο παραλήπτης πριν αποφασίσει τι θα κάνει στη συνέχεια. Ως εκ τούτου, βεβαιωθείτε ότι τους βοηθάει και δεν τους μπερδεύει.

Θέλετε να δοκιμάσετε τον AI Detector και τον Humanizer; Βρίσκονται ακριβώς από κάτω!

Τελικές σκέψεις

Το τέλος του email σας είναι το μέρος που θα θυμούνται οι άνθρωποι. Είναι το σημείο όπου δείχνετε ότι είστε προσεκτικοί και σκόπιμοι. Ένα καλό κλείσιμο διευκολύνει το άλλο άτομο να ξέρει τι ακολουθεί και πώς να απαντήσει.

Στο τέλος της ημέρας, το πώς να τελειώσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξαρτάται από το να γνωρίζετε σε ποιον γράφετε, γιατί γράφετε και με ποια αίσθηση θέλετε να τον αφήσετε.

Κάντε το σωστά, και τα email σας θα αρχίσουν να προσγειώνονται καλά. Για πρόσθετο γυάλισμα, δοκιμάστε το Undetectable AI's AI Humanizer και Γεννήτρια email για να δημιουργήσετε φυσικά, εξατομικευμένα κλείσματα που συνδέονται πραγματικά με το κοινό σας.

Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή σας σήμερα και κάντε κάθε email να έχει αντίκτυπο στο Μη ανιχνεύσιμο AI.

Undetectable AI (TM)