Juuri viime viikolla eräs rekrytoijaystäväni välitti minulle sähköpostiviestin ehdokkaalta, jota hän oli palkkaamassa.
Alku oli loistava. Lämmin tervehdys, hyvin kirjoitettu viesti ja jopa aito innostus työtä kohtaan.
Sitten pääsin loppuun.
Ei allekirjoitusta. Ei, kiitos. Ei kiitos: "Selvä, kerro minulle."
Hän sanoi, että se tuntui siltä kuin joku olisi sulkenut oven puoliksi kesken keskustelun. Se oli vähintäänkin kiusallista ja äkillistä.
Useimmat ihmiset eivät ymmärrä, että sähköpostin loppu voi kääntää vaakakupin heidän edukseen tai työntää heidät kokonaan pois.
Se on kuitenkin viimeinen asia, jonka lukijasi näkee, ja se kertoo hänelle, oletko harkitseva, kiirehtivä vai jopa luotettava.
Puhutaanpa siitä, miten lopettaa sähköposti niin, että se toimii sinua varten, ei sinua vastaan.
Keskeiset asiat
- Tapa, jolla suljet sähköpostiviestisi, voi jättää vahvemman vaikutelman kuin sen avaus.
- Valitse allekirjoitustapa, joka sopii siihen, kenelle kirjoitat ja miksi kirjoitat.
- Kun lopetat sähköpostiviestin, sinun on tehtävä selväksi, mitä seuraavaksi tapahtuu, jotta ei synny epäselvyyksiä.
- Muussa tapauksessa vastaanottaja saattaa jäädä miettimään: "Mitä helvettiä minun pitäisi tehdä?"
- Lyhyt kiitos voi saada viestisi tuntumaan inhimillisemmältä. Älä siis kaihda kiittää omalla äänelläsi.
- Sähköpostin allekirjoitus on tärkeä monesta syystä. Käytä yksinkertaista ja helppolukuista allekirjoitusta.
Vahvan sähköpostiviestin lopetuksen elementit
Hyvä sähköpostin sulkeminen ei synny pelkällä nimimerkillä.
Sen pitäisi jättää lukijalle selkeä käsitys siitä, kuka olet ja mitä haluat hänen tekevän seuraavaksi.
Jos haluat tehdä sen oikein, sähköpostin lopetuksen on sisällettävä alla luetellut osatekijät.
Älä enää koskaan murehdi tekoälyn havaitsevan tekstejäsi. Undetectable AI Voi auttaa sinua:
- Tee tekoälyavusteinen kirjoittaminen näkyväksi ihmisen kaltainen.
- Bypass kaikki tärkeimmät tekoälyn tunnistustyökalut yhdellä napsautuksella.
- Käytä AI turvallisesti ja luottavaisesti koulussa ja työssä.
- Luonnollinen loppusilaus
Allekirjoituksesi tulisi sopia sähköpostisi sävyyn ja tarkoitukseen. Liian rento voi tuntua epäammattimaiselta. Liian muodollinen voi tuntua jäykältä.
- Ammattimainen mutta lämmin: Ystävällisin terveisin, Ystävällisin terveisin, Vilpittömästi
- Ystävällinen mutta kunnioittava: Paras, Kiitos, Lämpimästi
- Rento ja nopea: Kiitos vielä kerran, Puhu pian, Pidä huolta itsestäsi
Vältä vanhentuneita tai liian henkilökohtaisia loppukommentteja työhön liittyvissä yhteyksissä (Ystävällisin terveisin, Kippis, Rakkaus).
- Selkeä seuraava askel
Älä koskaan jätä lukijaa arvaamaan. Päätä lauseeseen, jossa kerrot, mitä tapahtuu seuraavaksi tai mitä haluat hänen tekevän. Esimerkiksi:
- "Odotan innolla ajatuksiasi tästä."
- "Ilmoittakaa minulle torstaihin mennessä, jos haluatte jatkaa."
- "Tarkistan asian ensi viikon alussa."
Ihmiset ovat kiireisiä. Jos et kerro heille, mitä tehdä seuraavaksi, he eivät ehkä tee mitään.
- Kiitollisuus (tarvittaessa)
Jos henkilö antoi sinulle aikaa, huomiota tai apua, kiitä häntä. Se voi olla niinkin yksinkertaista kuin:
- "Kiitos ajastasi tänään."
- "Arvostan sitä, että palasit asiaan näin nopeasti."
Kiitollisuus saa viestisi tuntumaan inhimilliseltä ja jättää myönteisen loppuvaikutelman.
- Nimesi (aina)
Kuulostaa itsestään selvältä, mutta nimen pois jättäminen (tai pelkkien nimikirjainten käyttäminen) voi saada sähköpostisi tuntumaan äkkinäiseltä tai huolimattomalta.
Tämä on vielä tärkeämpää, jos et ole koskaan tavannut kyseistä henkilöä aiemmin.
- Koko nimi jos kyseessä on ensimmäinen yhteydenotto tai virallinen sähköposti.
- Vain etunimi jos kyseessä on jatkuva keskustelu tai ystävällinen vaihto.
- Ammatillinen allekirjoituslohko
Allekirjoituksen avulla lukijan on helppo löytää perustietosi ilman, että sähköpostin loppu muuttuu tekstiseinäksi.
Sisällytä seuraavat tiedot.
- Koko nimi
- Tehtävänimike tai rooli
- Yritys (tarvittaessa)
- Yhteystiedot (sähköposti, puhelin, LinkedIn)
Älä käytä inspiroivia sitaatteja, hymiöitä tai pitkiä vastuuvapauslausekkeita. Pidä se siistinä. Se voi olla yhtä yksinkertainen kuin tämä:
6. Lopeta oikeaan sävyyn
Ennen kuin painat lähetysnäppäintä, lue lopetus uudelleen ja kysy itseltäsi:
"Jos puhuisin tälle henkilölle kasvotusten, sanoisinko sen näin?" "Jos puhuisin tälle henkilölle kasvotusten, sanoisinko sen näin?" Vastaava sävy rakentaa luottamusta ja osoittaa tunneälyä.
On myös hyvä ajatus käyttää työkalua, joka auttaa sinua näiden vivahteiden kanssa. Käytän esimerkiksi AI Humanizer Undetectable AI tasoittaa sähköpostini sulkemisia.
Se kirjoittaa hankalat lauseet uudelleen, jotta ne tuntuisivat luonnollisemmilta.
Toimivat lopetuslinjat
Sähköpostin lopettaminen on taito. Viime vuosien aikana olen onnistunut keräämään hihaani muutamia niksejä, jotka todella toimivat.
Joka kerta.
Kun odotat vastausta
- "Odotan innolla ajatuksiasi."
- "Voitko vahvistaa, toimiiko tämä sinulle?"
- "Kerro, jos tarvitset minulta jotain muuta."
Tällaiset loppusanat viestittävät, että vastausta odotetaan kuulostamatta kuitenkaan vaativalta. Sävy on avoin ja yhteistyökykyinen, joten lukijan on helpompi vastata.
Kun lähetät tietoja
- "Toivottavasti tämä auttaa saamaan asiat liikkeelle."
- "Kerro, jos sinulla on kysyttävää."
- "Olen täällä, jos tarvitset lisätietoja."
Nämä esimerkit osoittavat, että olet valmis jatkotoimenpiteisiin, ja pitävät oven auki lisäkeskustelulle. Näin vaikutat myös kannustavalta.
Kun kosketat jälleen tukikohtaa
- "Tarkistan vain, missä mennään tässä."
- "Halusin jatkaa, jos edellinen sähköpostini olisi hautautunut."
- "Onko teidän puoleltanne mitään uutta tietoa tästä?"
Ne myöntävät, että sähköpostit jäävät saamatta, mikä pehmentää seurantaa. Et myöskään vaikuta liian epätoivoiselta.
Ne ovat kohteliaita muistutuksia, jotka kuitenkin luovat lempeän kiireen tunteen.
Kun olet päättämässä myönteistä vuorovaikutusta
- "Oli hienoa työskennellä kanssasi tämän parissa."
- "Kiitos vielä kerran ajastanne ja näkemyksistänne."
- "Odotan innolla seuraavaa keskusteluamme."
Nämä repliikit vahvistavat hyväntahtoisuutta ja jättävät myönteisen loppuvaikutelman. Tämä auttaa vahvistamaan suhteita ja tekee tulevasta viestinnästä sujuvampaa.
Kun sinua kehotetaan tekemään päätös
- "Jos en kuule sinusta perjantaihin mennessä, oletan, että tämä ei sovi juuri nyt." (kohteliaasti mutta selvästi)
- "Voimme jatkaa heti, kun saan hyväksyntänne."
- "Siirrymme mielellämme eteenpäin, kun olet valmis."
Näin asiat pysyvät selkeinä ja silti kunnioittaen. Lukija tietää, mitä odotat, mutta hän ei tunne itseään painostetuksi tai epämukavaksi.
Parhaat loppusanat, erityisesti sähköpostimarkkinointiovat lyhyitä ja ytimekkäitä. Ja kuten aiemmin totesimme, niiden pitäisi sopia sähköpostisi yleiseen sävyyn.
Jos tämä on alue, jonka kanssa kamppailet, kokeile Undetectable AI:n Sähköpostigeneraattori.
Käytä sitä sävykkäiden loppusanojen luomiseen sähköposteihisi, ja olet kultainen!
Yleiset kuittauslausekkeet
Asianmukaisen lopetusmerkinnän käyttäminen on tärkeä osa sähköpostin ammattimaisen lopettamisen opettelua.
Kerronpa joitakin minun go-to vaihtoehtoja.
Virallinen
Sopii parhaiten ensikontakteihin, työhakemuksiin tai viralliseen kirjeenvaihtoon.
- Ystävällisin terveisin,
- Ystävällisin terveisin,
- Ystävällisin terveisin,
Neutraali
Ihanteellinen jokapäiväisiin liikesähköposteihin tai jatkuviin ammattisuhteisiin.
- Kiitos,
- Ystävällisin terveisin,
- Kaikkea hyvää,
Rento
Sopii hyvin tutuille kollegoille, tiimin sisäisiin keskusteluihin tai ystävälliseen ammatilliseen keskusteluun.
- Kippis
- Puhu pian
- Pidä huolta itsestäsi
Esimerkkejä tilanteittain
Oikea sähköpostin lopetus riippuu siitä, kenelle kirjoitat ja miksi. Eri tilanteet vaativat erilaista muodollisuutta, sävyä ja yksityiskohtaisuutta.
Seuraavassa on joitakin esimerkkejä, joita voit käyttää ohjeena.
- Kuinka lopettaa sähköpostiviesti professorille
Kun lähetät sähköpostia professorille, sinun on osoitettava kunnioitusta ja ammattitaitoa. Vaikka he olisivat ystävällisiä tunneilla, sähköpostisi tulisi silti olla riittävän muodollinen akateemiseen ympäristöön.
Esimerkki:
Kiitos ajastanne ja opastuksestanne.
Ystävällisin terveisin,
Koko nimesi
Siinä kiitetään, lopetetaan kohteliaasti ja kerrotaan koko nimesi, jotta professori tietää, kuka olet.
- Miten lopettaa sähköpostiviesti mahdolliselle työnantajalle?
Kun haet työpaikkaa, otat yhteyttä haastattelun jälkeen tai verkostoidut, sähköpostin lopetustavalla on merkitystä. Sinun pitäisi kuulostaa kohteliaalta, itsevarmalta ja valmiilta seuraavaan vaiheeseen.
Esimerkki:
Arvostan aikaasi ja toivon kuulevani sinusta pian.
Ystävällisin terveisin,
Koko nimesi
- Kuinka lopettaa sähköpostiviesti asiakkaalle
Sähköpostit asiakkaille pitäisi aina päättyä ystävällisesti. Mutta ei pidä erehtyä, niiden on myös oltava selvillä seuraavasta vaiheesta.
Esimerkki:
Ilmoittakaa minulle, jos teillä on kysyttävää ehdotuksesta.
Ystävällisin terveisin,
Koko nimesi
Tällaiset lopetukset ovat kohteliaita, selkeitä ja kehottavat toista henkilöä vastaamaan, jos hänellä on siihen tarvetta.
- Kuinka lopettaa sähköpostiviesti kollegalle
Joukkuetovereille tai työtovereille, joiden kanssa olet usein tekemisissä, voit olla vähemmän muodollinen mutta silti kunnioittava.
Esimerkki:
Kiitos, että hyppäsit tähän niin nopeasti.
Paras,
Etunimesi
Se on ystävällinen, arvostava ja tehokas.
- Kuinka lopettaa sähköpostiviesti ystävälle
Jos tunnet henkilön hyvin, et tarvitse jäykkää, muodollista lopetusta. Lämpimämpi, rennompi lopetus tuntuu paremmalta.
Esimerkki:
En malta odottaa, että pääsemme pian tapaamaan!
Kippis,
Etunimesi
Se tuntuu ystävälliseltä ja henkilökohtaiselta, ja se sopii sellaiseen suhteeseen, jossa muodollisuutta ei tarvita.
Vinkkejä allekirjoituksen muotoiluun
Opiskelijat kysyvät usein, miten sähköpostiviesti opettajalle lopetetaan. Työntekijät miettivät, miten päättää sähköpostiviesti pomolleen.
Loppujen lopuksi olemme kaikki samassa veneessä.
Salaisuus on allekirjoituksessasi. Hyvin tehty allekirjoitus voi muuttaa sähköpostiviestin keskeneräisen tuntuisesta viimeistellyn ja ammattimaisen näköiseksi.
- Mitä sisällyttää
Pidä tämä osa yksinkertaisimpana. Ilmoita vain koko nimesi, tittelisi tai tehtäväsi ja yhteystietosi.
- Teksti vs. graafiset allekirjoitukset
Tekstimuotoiset allekirjoitukset ovat usein parempi valinta, koska ne latautuvat nopeasti ja toimivat kaikilla laitteilla.
Graafiset allekirjoitukset (logojen tai kuvien kanssa) voivat näyttää kiiltäviltä, mutta ne eivät välttämättä näy oikein kaikissa postilaatikoissa ja voivat kasvattaa tiedostokokoa.
- Milloin kannattaa käyttää sähköpostin allekirjoitustyökaluja
Sen lisäksi, että käytetään Tekoäly sähköpostin kirjoittamiseen, työkalut, kuten Wisestamp, HubSpot Email Signature Generator tai MySignature, voivat auttaa sinua suunnittelemaan ammattimaisen näköisen allekirjoituksen ilman suunnittelutaitoja.
Ne ovat loistavia, jos työskentelet asiakkaiden kanssa tai haluat ammattimaisempaa ilmettä.
Jos kyseessä ovat satunnaiset sähköpostiviestit tai viestit tiimillesi, voit ohittaa ne.
Yleiset virheet, joita kannattaa välttää
Hieno sähköposti voi silti jäädä tyhjän päälle, jos loppu tuntuu väärältä. Tässä on muutamia virheitä, joita kannattaa varoa:
- Tarpeettomien anteeksipyyntöjen lisääminen: Lopettaminen sanoihin "Anteeksi, että häiritsen" tai "Tiedän, että olet kiireinen" voi saada sinut kuulostamaan epävarmalta. Voit olla kohtelias alentamatta itseäsi.
- Täydennyslauseiden käyttäminen: Lauseet kuten "Muuta minulla ei ole tällä hetkellä" tai "Ajattelin vain ottaa yhteyttä" eivät tuo lisäarvoa. Jos se ei auta keskustelua, jätä se pois.
- Liian suuri lupaus viimeisellä rivillä: Lupaus "Soitan sinulle huomenna", vaikka et ole varma, voi saada sinut näyttämään epäluotettavalta. Pidä loppusitoumuksesi realistisina.
- Kirjoitusvirheiden päästäminen sisään lopussa: Monet oikolukevat sähköpostin alun, mutta eivät lopun. Väärin kirjoitettu nimi tai väärä päivämäärä lopetuksessa voi tehdä tyhjäksi kaiken vaivannäön.
- Toimintakutsun unohtaminen: Jos haluat lukijan tekevän jotakin, esimerkiksi vastaavan, hyväksyvän tai aikatauluttavan, tee se selväksi ennen kuin suljet viestin. Muuten sähköpostisi on turha.
Lopetus on viimeinen asia, jonka vastaanottaja lukee ennen kuin hän päättää, mitä tehdä seuraavaksi. Varmista siis, että se auttaa heitä, ei hämmentäisi heitä.
Haluatko kokeilla AI Detectoria ja Humanizeria? Ne ovat aivan alla!
Lopulliset ajatukset
Sähköpostisi loppu on se osa, jonka ihmiset muistavat. Siinä osoitat, että olet harkitseva ja tarkoituksellinen. Hyvän lopetuksen ansiosta toisen on helppo tietää, mitä seuraavaksi tapahtuu ja miten vastata.
Loppujen lopuksi sähköpostiviestin päättäminen edellyttää, että tiedät, kenelle kirjoitat, miksi kirjoitat ja millaisen tunteen haluat jättää viestin vastaanottajalle.
Kun tämä onnistuu, sähköpostisi alkavat saapua hyvin. Jos haluat lisäkiillotusta, kokeile Undetectable AI:n AI Humanizer ja Sähköpostigeneraattori luoda luonnollisia, yksilöllisiä lopputekstejä, jotka todella yhdistävät yleisösi.
Aloita ilmainen kokeiluversio tänään ja tee jokaisesta sähköpostista vaikuttava osoitteessa Havaitsematon tekoäly.