Hogyan fejezd be helyesen az e-mailt (példákkal)

Éppen a múlt héten egy toborzó barátom továbbított nekem egy e-mailt egy jelöltől, akit éppen fel akart venni.

A kezdés remekül sikerült. Szívélyes üdvözlés, jól megírt üzenet, sőt őszinte lelkesedés a munka iránt.

Aztán a végére értem.

Nincs aláírás. Nem, köszönöm. Csak..: "Rendben, majd szólj."

Azt mondta, olyan érzés volt, mintha valaki félúton, beszélgetés közben becsukta volna az ajtót. Ez enyhén szólva kínos és hirtelen volt.

A legtöbb ember nem veszi észre, hogy egy e-mail vége a javukra billentheti a mérleg nyelvét, vagy teljesen eltaszíthatja őket.

De ez az utolsó dolog, amit az olvasó lát, és ez mutatja meg neki, hogy átgondolt, sietős vagy akár megbízható.

Beszéljünk arról, hogyan fejezzünk be egy e-mailt úgy, hogy az neked, ne pedig ellened dolgozzon.

---

A legfontosabb tudnivalók

• Az, ahogyan az e-mailt lezárja, erősebb benyomást kelthet, mint a nyitó rész.

• Olyan aláírást kell választania, amely megfelel annak, hogy kinek és miért ír.

• Az e-mail befejezésekor tisztázni kell, hogy mi következik, hogy ne legyen félreértés.

• Ellenkező esetben a címzett azon tűnődhet, hogy "Mi a fenét kellene tennem?".

• Egy rövid köszönet emberibbé teheti az üzenetet. Ne féljen tehát a saját hangján köszönetet mondani.

• Az e-mail aláírás több okból is fontos. Használjon egyszerű és könnyen olvasható aláírást.

---

Az erős e-mail zárás elemei

A jó e-mail lezárás nem csak a neved aláírásával jön létre.

Az olvasónak világos benyomást kell szereznie arról, hogy ki vagy te, és mit szeretnél, mit tegyen ezután.

Ahhoz, hogy ez sikerüljön, az e-mail lezárásának az alábbiakban felsorolt elemeket kell tartalmaznia.

1. Természetes lezárás

Az aláírásnak illeszkednie kell az e-mail hangvételéhez és céljához. A túl laza túlságosan szakszerűtlennek tűnhet. A túl hivatalos túl merevnek tűnhet.

• Profi, de melegszívű: Üdvözlettel, Üdvözlettel, Őszintén
• Barátságos, de tisztelettudó: Legjobb, Köszönöm, Melegen
• Laza és gyors: Még egyszer köszönöm, Hamarosan beszélünk, Vigyázz magadra!

Kerülje az elavult vagy túlságosan személyes zárómondatokat a munkával kapcsolatos kontextusokban (Tisztelettel, Egészségedre, Szerelem).

2. Egyértelmű következő lépés

Soha ne hagyja az olvasót találgatni. Olyan sorral fejezd be, amelyből kiderül, mi történik ezután, vagy mit szeretnél, mit tegyen. Például:

• "Alig várom, hogy meghallgassam a gondolataidat erről."
• "Kérem, csütörtökig jelezze, ha folytatni szeretné."
• "Jövő hét elején jelentkezem, hogy ellenőrizzem."

Az emberek elfoglaltak. Ha nem mondod meg nekik, hogy mit tegyenek, lehet, hogy nem tesznek semmit.

3. Hála (ha helyénvaló)

Ha az illető időt, figyelmet vagy segítséget adott Önnek, köszönje meg. Ez lehet olyan egyszerű, mint:

• "Köszönöm, hogy időt szakított rám."
• "Nagyra értékelem, hogy ilyen gyorsan visszahívtál."

A hála emberivé teszi az üzenetedet és pozitív végső benyomást hagy.

4. Az Ön neve (mindig)

Nyilvánvalónak hangzik, de ha elhagyja a nevét (vagy csak a kezdőbetűit használja), akkor az e-mailje hirtelen vagy hanyagnak tűnhet.

Ez még fontosabb, ha még soha nem találkozott az illetővel.

• Teljes név ha első kapcsolatfelvételről vagy hivatalos e-mailről van szó.
• Csak keresztnév ha ez egy folyamatban lévő beszélgetés vagy baráti csere.

5. Egy professzionális aláírási blokk

Az aláírásodnak meg kell könnyítenie az olvasó számára, hogy megtalálja az alapvető adataidat, anélkül, hogy az e-mailed végét egy szövegfallá változtatnád.

Tartalmazza a következőket.

• Teljes név
• Munkakör vagy szerep
• Vállalat (ha releváns)
• Elérhetőségek (e-mail, telefon, LinkedIn)

Ne használjon inspiráló idézeteket, emojikat vagy hosszú nyilatkozatokat. Tartsa tisztán. Ez lehet ilyen egyszerű is:

6. A megfelelő hangnemben fejezd be

Mielőtt megnyomja az elküldés gombot, olvassa el újra a záróbeszédet, és tegye fel magának a kérdést:

"Ha szemtől szemben beszélnék ezzel a személlyel, akkor is így mondanám?" A megfelelő hangnem bizalmat épít és érzelmi intelligenciát mutat.

Egy olyan eszköz használata, amely segít Önnek ezekben az árnyalatokban, szintén nagyszerű ötlet. Én például a AI Humanizer az Undetectable AI által, hogy elsimítsa az e-mail lezárásaimat.

Átírja a kínos mondatokat, hogy természetesebbnek tűnjenek.

Záró sorok, amelyek működnek

Tudni, hogyan fejezzünk be egy e-mailt, készség kérdése. Az elmúlt évek során sikerült összegyűjtenem néhány trükköt a tarsolyomban, amelyek valóban működnek.

Minden alkalommal.

Amikor válaszra vársz

• "Alig várom, hogy halljam a gondolataidat."
• "Meg tudod erősíteni, hogy ez nálad működik-e?"
• "Szólj, ha szükséged van még valamire tőlem."

Az ilyen záró sorok jelzik, hogy választ várnak, anélkül, hogy követelőzőnek tűnnének. A hangnem nyitott és együttműködő, így az olvasó könnyebben válaszol.

Amikor információt küld

• "Remélem, ez segít a dolgok mozgásba lendítésében."
• "Szólj, ha bármi kérdésed van."
• "Itt leszek, ha további részletekre van szükséged."

Ezek a példák azt mutatják, hogy Ön elérhető a nyomon követésre, és nyitva tartja az ajtót a további beszélgetések előtt. Ezáltal Ön támogatónak is tűnik.

Amikor újra megérinted a bázist

• "Csak beugrottam, hogy lássam, hogy állunk."
• "Szerettem volna utánajárni, hátha a legutóbbi e-mailem el lett temetve."
• "Van valami fejlemény a maga részéről?"

Tudomásul veszik, hogy az e-mailek elmaradnak, ami enyhíti a nyomon követést. Nem tűnnek túl kétségbeesettnek sem.

Udvarias emlékeztetők, amelyek mégis a sürgősség finom érzetét keltik.

Amikor egy pozitív interakciót zársz le

• "Nagyszerű volt veled együtt dolgozni ezen."
• "Még egyszer köszönöm az idejét és a meglátásait."
• "Alig várom a következő beszélgetésünket."

Ezek a sorok erősítik a jóindulatot, és pozitív végső benyomást hagynak. Ez segít megerősíteni a kapcsolatokat és gördülékenyebbé teszi a jövőbeli kommunikációt.

Amikor egy döntésre ösztökélsz

• "Ha péntekig nem hallok felőled, akkor feltételezem, hogy ez most nem megfelelő." (udvariasan, de világosan)
• "Folytathatjuk, amint megkapom a beleegyezését."
• "Boldogan lépünk előre, amikor készen állsz."

Így tartod tisztán a dolgokat, miközben tisztelettudó maradsz. Az olvasó tudja, hogy mire vársz, de nem érzi magát nyomva vagy kényelmetlenül.

A legjobb zárósorok, különösen a email marketing, rövidek és lényegre törőek. És ahogyan arról korábban már beszéltünk, illeszkedniük kell az e-mail általános hangvételéhez.

Ha ez egy olyan terület, amivel küszködsz, próbáld ki az Undetectable AI Email generátor.

Használja ezt a programot az e-mailek hangspecifikus záró sorainak létrehozásához, és máris aranyat ér!

Gyakori kijelentő mondatok

A megfelelő aláírás használata fontos szempont, ha megtanuljuk, hogyan fejezzünk be egy e-mailt professzionálisan.

Hadd osszam meg néhányat az általam választott lehetőségek közül.

Hivatalos

A legjobb első kapcsolatfelvételhez, álláspályázatokhoz vagy hivatalos levelezéshez.

• Tisztelettel,
• Üdvözlettel,
• Tisztelettel,

Semleges

Ideális a mindennapi üzleti e-mailekhez vagy a folyamatos szakmai kapcsolatokhoz.

• Köszönöm,
• Üdvözlettel,
• Minden jót,

Alkalmi

Alkalmas jól ismert kollégáknak, belső csapatbeszélgetésekhez vagy baráti szakmai eszmecserékhez.

• Egészségedre
• Hamarosan beszélünk
• Vigyázz magadra!

Példák helyzetenként

A megfelelő e-mail lezárás attól függ, hogy kinek és miért írsz. A különböző helyzetek különböző szintű formalitást, hangnemet és részletességet igényelnek.

Íme néhány példa, amelyet útmutatásként használhat.

• Hogyan fejezzünk be egy e-mailt egy professzornak

Amikor e-mailt írsz egy professzornak, mutass tiszteletet és szakmaiságot. Még ha az órán barátságosak is, az e-mailednek akkor is elég formálisnak kell lennie egy akadémiai környezetben.

Példa: 

---

Köszönöm az idejét és az útmutatást. 

Üdvözlettel,
Az Ön teljes neve

---

Megköszöni, udvariasan befejezi, és közli a teljes nevét, hogy a professzor tudja, ki maga.

• Hogyan fejezzünk be egy potenciális munkáltatónak küldött e-mailt?

Ha állásra jelentkezik, ha egy interjú után jelentkezik, vagy ha kapcsolatépítés céljából keres valakit, fontos, hogyan fejezi be az e-mailt. Udvariasnak, magabiztosnak és a következő lépésre késznek kell lennie.

Példa:

---

Köszönöm, hogy időt szánt rám, és remélem, hamarosan hallok Önről.

Tisztelettel,
Az Ön teljes neve

---

• Hogyan fejezzünk be egy ügyfélnek küldött e-mailt

E-mailek az ügyfeleknek mindig barátságosan kell végződniük. De ne tévedjünk, a következő lépést is világosan meg kell határozni.

Példa:

---

Kérem, jelezze, ha bármilyen kérdése van a javaslattal kapcsolatban. 

Üdvözlettel,
Az Ön teljes neve

---

Az ilyen lezárások udvariasak, egyértelműek, és arra kérik a másik felet, hogy válaszoljon, ha szükséges.

• Hogyan fejezzünk be egy e-mailt egy kollégának

A csapattársakkal vagy munkatársakkal, akikkel gyakran érintkezik, kevésbé formális, ugyanakkor tisztelettudó lehet.

Példa:

---

Köszönöm, hogy ilyen gyorsan beugrottál. 

A legjobb,
Az Ön keresztneve 

---

Barátságos, hálás és hatékony.

• Hogyan fejezzünk be egy e-mailt egy barátunknak

Ha jól ismeri az illetőt, nincs szükség merev, hivatalos befejezésre. Egy melegebb, lazább zárás jobban fog esni.

Példa:

---

Alig várom, hogy hamarosan találkozzunk! 

Egészségedre,
Az Ön keresztneve

---

Barátságosnak és személyesnek tűnik, és illik ahhoz a fajta kapcsolathoz, ahol nincs szükség formalitásra.

Aláírás formázási tippek

A diákok gyakran kérdezik, hogyan kell befejezni egy tanárnak küldött e-mailt. Az alkalmazottak azon tűnődnek, hogyan fejezzenek be egy főnöküknek küldött e-mailt.

Végső soron mindannyian ugyanabban a csónakban evezünk. 

A titok az aláírásodban van. Egy jól elkészített aláírás az e-mailt a befejezetlen érzésből kifinomult és professzionális megjelenésűvé teheti.

1. Mit kell tartalmaznia

Tartsa ezt a részt a legegyszerűbbnek. Csak a teljes nevét, címét vagy szerepét és elérhetőségét tüntesse fel.

2. Szöveges vs. grafikus aláírások

A szöveges aláírások gyakran jobb választásnak bizonyulnak, mivel gyorsan betöltődnek és minden eszközön működnek.

Grafikus aláírások (logókkal vagy képekkel) jól nézhetnek ki, de nem biztos, hogy minden postafiókban helyesen jelennek meg, és növelhetik a fájlméretet.

3. Mikor használjon e-mail aláírási eszközöket

Amellett, hogy a AI az e-mail íráshoz, az olyan eszközök, mint a Wisestamp, a HubSpot Email Signature Generator vagy a MySignature segíthetnek egy professzionális megjelenésű aláírás megtervezésében anélkül, hogy tervezői ismeretekre lenne szükséged.

Nagyszerűek, ha ügyfelekkel dolgozol, vagy ha professzionálisabb érzést szeretnél.

Az alkalmi e-maileket vagy a csapatának küldött üzeneteket kihagyhatja.

Gyakori hibák elkerülése

Egy nagyszerű e-mail is elmaradhat, ha a befejezés rosszul hangzik. Íme néhány hiba, amire érdemes odafigyelni:

• Felesleges bocsánatkérések hozzáadása: A "Sajnálom, hogy zavarlak" vagy "Tudom, hogy elfoglalt vagy" befejezéssel bizonytalannak tűnhetsz. Udvarias lehetsz anélkül, hogy lealacsonyítanád magad.
• Töltelékkifejezések használata: Az olyan mondatok, mint "Egyelőre csak ennyim van" vagy "Csak gondoltam, hogy megkeresem" nem jelentenek hozzáadott értéket. Ha nem segíti a beszélgetést, hagyja ki.
• Az utolsó sorban túl sokat ígér: Ha azt ígéri, hogy "holnap felhívom", amikor még nem biztos benne, megbízhatatlannak tűnhet. Tartsa reálisnak a zárási ígéreteit.
• Hagyja, hogy a végén elgépelések csússzanak be: Sokan az e-mailjük elejét lektorálják, de a végét nem. Egy elírt név vagy egy rossz dátum az aláírásodban tönkreteheti az összes erőfeszítésedet.
• A cselekvésre való felhívás elfelejtése: Ha az olvasónak valamit meg kell tennie, például válaszolnia, jóváhagynia, ütemeznie kell, tegye ezt egyértelművé, mielőtt lezárja a levelet. Ellenkező esetben az e-mailje értelmetlen lesz.

Az Ön befejezése az utolsó dolog, amit a címzett elolvas, mielőtt eldönti, hogy mit tegyen ezután. Ezért győződjön meg róla, hogy segít nekik, nem pedig összezavarja őket.

Szeretné kipróbálni az AI Detector és a Humanizer programot? Az alábbiakban találod őket!

Végső gondolatok

Az e-mail vége az a rész, amelyre az emberek emlékezni fognak. Ez az a hely, ahol megmutatod, hogy átgondolt és szándékos vagy. A jó zárszó megkönnyíti a másik fél számára, hogy tudja, mi következik, és hogyan reagáljon.

A nap végén az, hogy hogyan fejezzünk be egy e-mailt, csak azon múlik, hogy tudjuk, kinek írunk, miért írunk, és milyen érzéssel akarjuk hagyni őket.

Ha ezt jól csinálod, akkor az e-mailek is jól fognak célba érni. A további csiszoláshoz próbálja ki az Undetectable AI AI Humanizer és Email generátor hogy természetes, személyre szabott lezárásokat készítsen, amelyek valóban kapcsolódnak a közönségéhez.

Kezdje el ingyenes próbaverzióját még ma, és tegyen minden e-mailt hatásossá az alábbi címen Kimutathatatlan AI.