I forrige uke videresendte en rekrutteringsvenninne meg en e-post fra en kandidat hun var i ferd med å ansette.
Starten var flott. Varm velkomst, velskrevet melding og til og med ekte begeistring for jobben.
Så kom jeg til slutten.
Ingen underskrift. Nei, takk skal du ha. Bare..: "Greit, gi meg beskjed."
Hun sa at det føltes som om noen lukket en dør halvveis, midt i en samtale. Det var mildt sagt pinlig og brått.
De fleste er ikke klar over at slutten av en e-post kan tippe vektskålen i deres favør eller skyve dem helt bort.
Men det er det siste leseren ser, og det forteller dem om du er gjennomtenkt, forhastet eller til og med pålitelig.
La oss snakke om hvordan du avslutter en e-post slik at den fungerer for deg, ikke mot deg.
Det viktigste å ta med seg
- Måten du avslutter e-posten på, kan etterlate et sterkere inntrykk enn åpningen.
- Du bør velge en avmelding som passer til hvem du skriver til, og hvorfor du skriver.
- Når du avslutter en e-post, bør du gjøre det klart hva som skal skje videre, slik at det ikke oppstår forvirring.
- Ellers kan mottakeren sitte igjen og lure på: "Hva i HELVETE skal jeg gjøre?"
- En kort takk kan få budskapet ditt til å føles mer menneskelig. Så ikke vær redd for å si "takk" med din egen stemme.
- En e-postsignatur er viktig av mange grunner. Bruk en enkel og lettlest signatur.
Elementer i en sterk e-postavslutning
En god e-postavslutning kommer ikke bare av at du signerer med navnet ditt.
Den skal gi leseren et klart inntrykk av hvem du er, og hva du vil at de skal gjøre videre.
For å få det til, må e-postavslutningen inneholde elementene nedenfor.
Aldri bekymre deg for at AI oppdager tekstene dine igjen. Undetectable AI Kan hjelpe deg:
- Få AI-assistert skriving til å vises ...menneskelignende.
- Bypass alle de viktigste AI-deteksjonsverktøyene med bare ett klikk.
- Bruk AI trygt og selvsikkert i skole og arbeid.
- En naturlig avskjed
Avslutningen bør stemme overens med tonen og formålet med e-posten. For uformell kan virke uprofesjonell. For formell kan virke stiv.
- Profesjonell, men varm: Med vennlig hilsen, Vennlig hilsen, Med vennlig hilsen
- Vennlig, men respektfull: Beste, Takk, Hjertelig velkommen
- Uformelt og raskt: Takk igjen, Snakk snart, Ta vare på deg selv
Unngå utdaterte eller overdrevent personlige avslutninger i jobbrelaterte sammenhenger (Med vennlig hilsen, Skål, Kjærlighet).
- Et tydelig neste skritt
La aldri leseren gjette. Avslutt med en linje som forteller hva som skjer videre, eller hva du vil at de skal gjøre. For eksempel
- "Jeg ser frem til å høre hva du tenker om dette."
- "Gi meg beskjed innen torsdag om du ønsker å fortsette."
- "Jeg følger opp i begynnelsen av neste uke for å sjekke hvordan det går."
Folk er opptatt. Hvis du ikke forteller dem hva de skal gjøre, gjør de kanskje ingenting.
- Takknemlighet (når det passer seg)
Hvis personen har gitt deg tid, oppmerksomhet eller hjelp, så si takk. Det kan være så enkelt som:
- "Takk for at du tok deg tid i dag."
- "Jeg setter pris på at du ringte tilbake så raskt."
Takknemlighet får budskapet ditt til å føles menneskelig og etterlater et positivt sluttinntrykk.
- Ditt navn (alltid)
Det høres innlysende ut, men å utelate navnet ditt (eller bare bruke initialer) kan få e-posten din til å virke brå eller slurvete.
Dette er enda viktigere hvis du aldri har møtt personen før.
- Fullstendig navn om det er en førstegangskontakt eller en formell e-post.
- Kun fornavn hvis det er en pågående samtale eller vennskapelig utveksling.
- En profesjonell signaturblokk
Signaturen skal gjøre det enkelt for leseren å finne de grunnleggende opplysningene dine, uten at slutten av e-posten din blir en vegg av tekst.
Inkluder følgende.
- Fullstendig navn
- Stillingstittel eller rolle
- Selskap (hvis relevant)
- Kontaktinformasjon (e-post, telefon, LinkedIn)
Ikke bruk inspirerende sitater, emojis eller lange ansvarsfraskrivelser. Hold det rent. Det kan være så enkelt som dette:
6. Avslutt på riktig måte
Før du trykker på send, les avslutningen på nytt og spør deg selv:
"Hvis jeg snakket med denne personen ansikt til ansikt, ville jeg sagt det på denne måten?" Å matche tonen bygger tillit og viser emosjonell intelligens.
Det er også en god idé å bruke et verktøy som hjelper deg med disse nyansene. Jeg bruker for eksempel AI Humanizer av Undetectable AI for å glatte ut e-postavslutningene mine.
Den omskriver vanskelige setninger slik at de føles mer naturlige.
Avslutningsreplikker som fungerer
Å vite hvordan man avslutter en e-post er en ferdighet. I løpet av de siste årene har jeg klart å samle noen triks i ermet som faktisk fungerer.
Hver gang.
Når du venter på svar
- "Jeg ser frem til å høre hva du tenker."
- "Kan du bekrefte om dette fungerer for deg?"
- "Si ifra hvis du trenger noe mer fra meg."
Slike avslutningslinjer signaliserer at det forventes en respons, uten at det høres krevende ut. Tonen er åpen og samarbeidsvillig, noe som gjør det lettere for leseren å svare.
Når du sender informasjon
- "Jeg håper dette hjelper til med å få fart på sakene."
- "Si ifra hvis du har noen spørsmål."
- "Jeg er her hvis du trenger flere detaljer."
Disse eksemplene viser at du er tilgjengelig for oppfølging og holder døren åpen for flere samtaler. På den måten fremstår du også som støttende.
Når du er i kontakt med basen igjen
- "Jeg sjekker bare hvor langt vi har kommet med dette."
- "Jeg ville følge opp i tilfelle den forrige e-posten min ble glemt."
- "Noen oppdateringer fra din side?"
De erkjenner at e-poster ikke blir mottatt, noe som gjør oppfølgingen mildere. Du fremstår heller ikke som for desperat.
De er høflige påminnelser som likevel skaper en mild følelse av at det haster.
Når du avslutter en positiv interaksjon
- "Det var flott å jobbe med deg på dette."
- "Takk igjen for din tid og innsikt."
- "Jeg ser frem til vår neste samtale."
Disse replikkene forsterker velviljen og etterlater et positivt inntrykk. Dette bidrar til å styrke relasjonene og gjør fremtidig kommunikasjon enklere.
Når du blir presset til å ta en beslutning
- "Hvis jeg ikke hører fra deg innen fredag, antar jeg at dette ikke passer akkurat nå." (høflig, men tydelig)
- "Vi kan sette i gang så snart jeg har fått ditt samtykke."
- "Vi går gjerne videre når du er klar."
Slik holder du ting klart og tydelig, samtidig som du er respektfull. Leseren vet hva du venter på, men føler seg ikke presset eller ukomfortabel.
De beste avslutningsreplikkene, spesielt for e-postmarkedsføringer korte og poengterte. Og, som vi snakket om tidligere, bør de passe til den generelle tonen i e-posten din.
Hvis det er et område du sliter med, kan du prøve Undetectable AIs E-postgenerator.
Bruk den til å generere tonespesifikke avslutningslinjer for e-postene dine, og du er i mål!
Vanlige avskjedsfraser
Å bruke en passende avslutning er en viktig del av det å lære seg hvordan man avslutter en e-post på en profesjonell måte.
La meg dele noen av alternativene jeg bruker.
Formell
Passer best for førstegangskontakter, jobbsøknader eller offisiell korrespondanse.
- Med vennlig hilsen,
- Med vennlig hilsen,
- Med vennlig hilsen,
Nøytral
Ideell for dagligdags forretningsmail eller løpende profesjonelle relasjoner.
- Takk skal du ha,
- Med vennlig hilsen,
- Jeg ønsker deg alt godt,
Uformell
Passer for kolleger du kjenner godt, interne teamchatter eller vennskapelige faglige utvekslinger.
- Skål
- Snakk snart
- Ta vare på deg selv
Eksempler etter situasjon
Hvilken avslutning som er riktig, avhenger av hvem du skriver til og hvorfor. Ulike situasjoner krever ulike nivåer av formalitet, tone og detaljer.
Her er noen eksempler du kan bruke som veiledning.
- Slik avslutter du en e-post til en professor
Når du sender e-post til en professor, bør du vise respekt og profesjonalitet. Selv om de er vennlige i timen, bør e-posten din likevel være formell nok for en akademisk setting.
Eksempel:
Takk for din tid og veiledning.
Med vennlig hilsen,
Ditt fulle navn
Den sier takk, avsluttes høflig og inneholder ditt fulle navn, slik at professoren vet hvem du er.
- Slik avslutter du en e-post til en potensiell arbeidsgiver
Når du søker jobb, følger opp etter et intervju eller tar kontakt med noen for å bygge nettverk, er det viktig hvordan du avslutter e-posten din. Du bør høres høflig, selvsikker og klar for neste steg.
Eksempel:
Jeg setter pris på at du tar deg tid, og håper å høre fra deg snart.
Med vennlig hilsen,
Ditt fulle navn
- Slik avslutter du en e-post til en kunde
E-poster til kunder skal alltid avsluttes på en vennlig måte. Men vær sikker på at de også må være tydelige på hva som er neste skritt.
Eksempel:
Gi meg beskjed hvis du har noen spørsmål om forslaget.
Med vennlig hilsen,
Ditt fulle navn
Slike avslutninger er høflige og tydelige, og inviterer den andre personen til å svare hvis han eller hun har behov for det.
- Slik avslutter du en e-post til en kollega
For lagkamerater eller kolleger du omgås ofte, kan du være mindre formell, samtidig som du viser respekt.
Eksempel:
Takk for at du tok tak i dette så raskt.
Best,
Ditt fornavn
Det er vennlig, anerkjennende og effektivt.
- Slik avslutter du en e-post til en venn
Hvis du kjenner personen godt, trenger du ikke en stiv og formell avslutning. En varmere, mer uformell avslutning vil føles bedre.
Eksempel:
Gleder meg til å ta det igjen snart!
Skål,
Ditt fornavn
Det føles vennlig og personlig, og det passer til den typen forhold der det ikke er behov for formalitet.
Tips om signaturformatering
Studenter spør ofte hvordan de skal avslutte en e-post til en lærer. Ansatte lurer på hvordan de skal avslutte en e-post til sjefen.
Til syvende og sist sitter vi alle i samme båt.
Hemmeligheten ligger i signaturen din. En velgjort signatur kan forvandle en e-post fra å føles uferdig til å se polert og profesjonell ut.
- Hva du bør inkludere
Hold denne delen så enkel som mulig. Oppgi bare fullt navn, tittel eller rolle og kontaktinformasjon.
- Tekst vs. grafiske signaturer
Tekstsignaturer er ofte et bedre valg, siden de lastes inn raskt og fungerer på alle enheter.
Grafiske signaturer (med logoer eller bilder) kan se polerte ut, men det er ikke sikkert at de vises riktig i alle innbokser, og de kan øke filstørrelsen.
- Når du bør bruke e-postsignaturverktøy
I tillegg til å bruke AI for e-postskrivingkan verktøy som Wisestamp, HubSpot Email Signature Generator eller MySignature hjelpe deg med å utforme en profesjonell signatur uten at du trenger å ha designkunnskaper.
De passer perfekt hvis du jobber med kunder eller ønsker et mer profesjonelt uttrykk.
For uformelle e-poster eller meldinger til teamet ditt kan du hoppe over dem.
Vanlige feil å unngå
En god e-post kan likevel falle til jorden hvis avslutningen føles feil. Her er noen feil du bør passe deg for:
- Legger til unødvendige unnskyldninger: Å avslutte med "Unnskyld at jeg forstyrrer" eller "Jeg vet at du er opptatt" kan få deg til å høres usikker ut. Du kan være høflig uten å nedvurdere deg selv.
- Bruk av utfyllingsfraser: Setninger som "Det er alt jeg har for øyeblikket" eller "Jeg ville bare ta kontakt" tilfører ikke verdi. Hvis det ikke bidrar til samtalen, dropp det.
- Overløfte i siste linje: Å love "jeg ringer deg i morgen" når du ikke er sikker, kan få deg til å virke upålitelig. Hold forpliktelsene dine realistiske.
- La skrivefeil snike seg inn på slutten: Mange leser korrektur på starten av e-posten, men ikke på slutten. Et feilstavet navn eller feil dato i avslutningen kan ødelegge alt arbeidet du har lagt ned.
- Glemmer oppfordringen til handling: Hvis du vil at leseren skal gjøre noe, f.eks. svare, godkjenne eller planlegge, må du gjøre det klart før du avslutter. Ellers blir e-posten din meningsløs.
Avslutningen er det siste mottakeren leser før han eller hun bestemmer seg for hva som skal skje videre. Sørg derfor for at den hjelper dem, ikke forvirrer dem.
Vil du prøve AI Detector og Humanizer? De er rett nedenfor!
Avsluttende tanker
Slutten av e-posten er den delen folk vil huske. Det er her du viser at du er gjennomtenkt og veloverveid. En god avslutning gjør det enkelt for den andre personen å vite hva som er det neste og hvordan han eller hun skal svare.
Når alt kommer til alt, handler det om å vite hvem du skriver til, hvorfor du skriver, og hvilken følelse du ønsker å etterlate dem med.
Gjør du det riktig, vil e-postene dine begynne å lande godt. For ekstra finpuss kan du prøve Undetectable AIs AI Humanizer og E-postgenerator for å skape naturlige, personlige avslutninger som virkelig treffer målgruppen din.
Start din gratis prøveperiode i dag og gjør hver e-post virkningsfull på Ikke påvisbar AI.