Chiar săptămâna trecută, o prietenă recrutoare mi-a trimis un e-mail de la un candidat pe care urma să-l angajeze.
Începutul a fost grozav. Salutare caldă, mesaj bine scris și chiar entuziasm autentic pentru job.
Apoi am ajuns la sfârșit.
Fără semnătură. Nu, mulțumesc. Doar: "În regulă, anunță-mă".
A spus că s-a simțit ca și cum cineva ar fi închis o ușă la jumătatea drumului, în mijlocul conversației. A fost ciudat și abrupt, ca să nu spun mai mult.
Majoritatea oamenilor nu realizează că finalul unui e-mail poate înclina balanța în favoarea lor sau îi poate respinge complet.
Dar este ultimul lucru pe care îl vede cititorul dvs. și îi spune dacă sunteți grijuliu, grăbit sau chiar de încredere.
Să vorbim despre cum să încheiem un e-mail astfel încât să lucreze pentru tine, nu împotriva ta.
Principalele concluzii
- Modul în care vă închideți e-mailul poate lăsa o impresie mai puternică decât deschiderea.
- Ar trebui să alegeți o semnătură care să se potrivească persoanei căreia îi scrieți și motivului pentru care scrieți.
- Atunci când încheiați un e-mail, trebuie să precizați clar ce trebuie să se întâmple în continuare, astfel încât să nu existe confuzii.
- În caz contrar, destinatarul s-ar putea întreba: "Ce naiba ar trebui să fac?"
- O scurtă mulțumire poate face ca mesajul dvs. să pară mai uman. Așa că nu vă sfiiți să spuneți "mulțumesc" cu vocea dumneavoastră.
- O semnătură de e-mail este importantă din mai multe motive. Utilizați o semnătură simplă și ușor de citit.
Elemente de încheiere a unui e-mail puternic
O închidere bună a unui e-mail nu vine doar din semnarea numelui.
Aceasta ar trebui să lase cititorului o impresie clară despre cine sunteți și ce doriți să facă în continuare.
Pentru a reuși, închiderea e-mailului dvs. trebuie să conțină elementele enumerate mai jos.
Nu vă mai îngrijorați niciodată că AI vă detectează textele. Undetectable AI Vă poate ajuta:
- Faceți să apară scrisul dvs. asistat de AI asemănătoare omului.
- Bypass toate instrumentele majore de detectare AI cu un singur clic.
- Utilizați AI în siguranță și cu încredere în școală și la locul de muncă.
- O încheiere naturală
Semnătura dvs. trebuie să corespundă tonului și scopului e-mailului. Prea casual poate părea neprofesionist. Prea formală poate părea rigidă.
- Profesional, dar cald: Cele mai bune salutări, Cu stimă, Cu sinceritate
- Prietenos, dar respectuos: Cel mai bun, Mulțumiri, Cu căldură
- Casual și rapid: Vă mulțumim din nou, Vorbim în curând, Aveți grijă
Evitați încheierile învechite sau prea personale în contexte legate de muncă (Cu respect, Noroc, Dragoste).
- Un următor pas clar
Nu lăsați niciodată cititorul să ghicească. Încheiați cu o replică care îi spune ce se întâmplă în continuare sau ce ați dori să facă. De exemplu:
- "Aștept cu nerăbdare să aud părerile dvs. despre acest lucru."
- "Vă rog să-mi spuneți până joi dacă doriți să continuați."
- "Voi reveni la începutul săptămânii viitoare pentru a verifica."
Oamenii sunt ocupați. Dacă nu le spuneți ce să facă în continuare, s-ar putea să nu facă nimic.
- Recunoștință (atunci când este cazul)
Dacă persoana v-a acordat timp, atenție sau ajutor, spuneți mulțumesc. Poate fi la fel de simplu ca:
- "Mulțumesc pentru timpul acordat astăzi."
- "Apreciez că ai revenit la mine atât de repede."
Recunoștința face ca mesajul tău să pară uman și lasă o impresie finală pozitivă.
- Numele dvs. (întotdeauna)
Pare evident, dar omiterea numelui dvs. (sau doar folosirea inițialelor) poate face ca e-mailul dvs. să pară abrupt sau neglijent.
Acest lucru este mai important dacă nu ați mai întâlnit persoana înainte.
- Numele și prenumele dacă este vorba de un prim contact sau de un e-mail formal.
- Numai prenumele dacă este vorba de o conversație continuă sau de un schimb amical.
- Un bloc de semnături profesionale
Semnătura dvs. ar trebui să faciliteze cititorului găsirea detaliilor dvs. de bază, fără a transforma sfârșitul e-mailului dvs. într-un zid de text.
Includeți următoarele.
- Numele și prenumele
- Titlul sau rolul postului
- Societate (dacă este cazul)
- Informații de contact (e-mail, telefon, LinkedIn)
Nu folosiți citate inspiraționale, emoji sau clauze de exonerare de răspundere lungi. Păstrați curățenia. Ar putea fi la fel de simplu ca acesta:
6. Încheiați pe nota corectă
Înainte de a apăsa butonul de trimitere, recitiți încheierea și întrebați-vă:
"Dacă aș vorbi cu această persoană față în față, i-aș spune în acest fel?" Potrivirea tonului creează încredere și arată inteligență emoțională.
Utilizarea unui instrument care să vă ajute cu aceste nuanțe este, de asemenea, o idee excelentă. De exemplu, eu folosesc AI Humanizer de către Undetectable AI pentru a-mi ușura închiderea e-mailurilor.
Acesta rescrie propozițiile incomode pentru a le face să pară mai naturale.
Linii de încheiere care funcționează
Să știi cum să închei un e-mail este o abilitate. În ultimii câțiva ani, am reușit să adun câteva trucuri în mânecă care chiar funcționează.
De fiecare dată.
Când aștepți un răspuns
- "Aștept cu nerăbdare să vă aud gândurile."
- "Puteți confirma dacă acest lucru funcționează pentru dvs.?"
- "Anunță-mă dacă mai ai nevoie de ceva de la mine."
Astfel de linii de încheiere semnalează că se așteaptă un răspuns fără a părea exigente. Tonul este deschis și de colaborare, astfel încât cititorului îi este mai ușor să răspundă.
Când trimiteți informații
- "Sper că acest lucru ajută la punerea în mișcare a lucrurilor."
- "Spuneți-mi dacă aveți întrebări."
- "Voi fi aici dacă aveți nevoie de mai multe detalii."
Aceste exemple arată că sunteți disponibil pentru urmărire și păstrați ușa deschisă pentru mai multe discuții. Acest lucru vă face să păreți, de asemenea, un susținător.
Când atingeți din nou baza
- "Verificam doar să vedem cum stăm cu asta."
- "Am vrut să urmăresc în cazul în care ultimul meu e-mail a fost îngropat."
- "Ceva noutăți despre asta din partea ta?"
Ei recunosc faptul că e-mailurile sunt ratate, ceea ce ușurează urmărirea. Nici tu nu pari prea disperat.
Acestea sunt memento-uri politicoase care creează totuși un ușor sentiment de urgență.
Când încheiați o interacțiune pozitivă
- "A fost minunat să lucrez cu dvs. la acest proiect."
- "Vă mulțumim din nou pentru timpul și cunoștințele dumneavoastră."
- "Aștept cu nerăbdare următoarea noastră conversație."
Aceste rânduri consolidează bunăvoința și lasă o impresie finală pozitivă. Acest lucru contribuie la consolidarea relațiilor și face comunicarea viitoare mai ușoară.
Când sunteți împins să luați o decizie
- "Dacă nu am vești de la dvs. până vineri, voi presupune că nu vă potriviți acum." (politicos, dar clar)
- "Putem merge mai departe de îndată ce am aprobarea dumneavoastră."
- "Mă bucur să merg mai departe oricând sunteți pregătiți."
Acesta este modul în care menții lucrurile clare, fiind în același timp respectuos. Cititorul știe ce așteptați, dar nu se simte forțat sau stânjenit.
Cele mai bune replici de încheiere, în special pentru marketing prin e-mailsunt scurte și la obiect. Și, așa cum am menționat mai devreme, acestea ar trebui să se potrivească tonului general al e-mailului dvs.
Dacă acesta este un domeniu în care te confrunți cu dificultăți, încearcă Undetectable AI's Generator de e-mail.
Folosiți-l pentru a genera linii de încheiere specifice tonului pentru e-mailurile dvs. și sunteți de aur!
Fraze comune de încheiere
Folosirea unui semn de încheiere adecvat este un aspect important al învățării modului profesionist de a încheia un e-mail.
Permiteți-mi să vă împărtășesc câteva dintre opțiunile mele preferate.
Formal
Ideală pentru primele contacte, cereri de angajare sau corespondență oficială.
- Cu sinceritate,
- Cele mai bune salutări,
- Cu stimă,
Neutru
Ideal pentru e-mailurile de afaceri de zi cu zi sau pentru relațiile profesionale continue.
- Mulțumesc,
- Cu stimă,
- Toate cele bune,
Casual
Potrivit pentru colegii pe care îi cunoașteți bine, discuții interne în echipă sau schimburi profesionale prietenoase.
- Noroc
- Vorbim în curând
- Aveți grijă
Exemple în funcție de situație
Încheierea corectă a unui e-mail depinde de persoana căreia îi scrieți și de motivul pentru care o faceți. Situații diferite necesită niveluri diferite de formalitate, ton și detalii.
Iată câteva exemple pe care le puteți folosi drept ghid.
- Cum să închei un e-mail către un profesor
Atunci când trimiteți un e-mail unui profesor, trebuie să dați dovadă de respect și profesionalism. Chiar dacă sunt prietenoși în clasă, e-mailul dvs. ar trebui să fie suficient de formal pentru un cadru academic.
Exemplu:
Vă mulțumim pentru timpul acordat și pentru îndrumare.
Cele mai bune salutări,
Numele dvs. complet
Mulțumește, încheie politicos și împărtășește numele tău complet, astfel încât profesorul să știe cine ești.
- Cum să închei un e-mail către un potențial angajator
Atunci când aplicați pentru un loc de muncă, dați curs unei discuții după un interviu sau contactați pe cineva pentru a stabili o legătură, modul în care vă încheiați e-mailul contează. Trebuie să păreți politicos, încrezător și pregătit pentru pasul următor.
Exemplu:
Apreciez timpul acordat și sper să primesc vești de la dumneavoastră în curând.
Cu sinceritate,
Numele dvs. complet
- Cum să închei un e-mail către un client
Email-uri către clienți trebuie să se încheie întotdeauna într-un mod prietenos. Dar, nu faceți nicio greșeală, acestea trebuie să fie clare și cu privire la următorul pas.
Exemplu:
Vă rog să mă anunțați dacă aveți întrebări cu privire la propunere.
Cu stimă,
Numele dvs. complet
Astfel de încheieri sunt politicoase, clare și invită cealaltă persoană să răspundă dacă este necesar.
- Cum să încheiați un e-mail către un coleg
Pentru colegii de echipă sau de muncă cu care interacționați des, puteți fi mai puțin formal, dar respectuos.
Exemplu:
Vă mulțumim pentru că ați intervenit atât de repede.
Cel mai bun,
Prenumele dvs.
Este prietenos, apreciativ și eficient.
- Cum să închei un e-mail către un prieten
Dacă cunoașteți bine persoana, nu aveți nevoie de o încheiere rigidă, formală. O încheiere mai caldă, mai informală va fi mai potrivită.
Exemplu:
Abia aștept să recuperăm în curând!
Noroc,
Prenumele dvs.
Se simte prietenos și personal, și se potrivește tipului de relație în care formalitatea nu este necesară.
Sfaturi pentru formatarea semnăturii
Elevii se întreabă adesea cum să încheie un e-mail către un profesor. Angajații se întreabă cum să încheie un e-mail către șeful lor.
În cele din urmă, suntem cu toții în aceeași barcă.
Secretul se află în semnătura dvs. O semnătură bine făcută poate face ca un e-mail să nu mai pară neterminat, ci să arate îngrijit și profesional.
- Ce trebuie să includeți
Mențineți această parte cât mai simplă. Includeți doar numele dvs. complet, titlul sau rolul și informațiile de contact.
- Semnături text vs. semnături grafice
Semnăturile text sunt adesea o alegere mai bună, deoarece se încarcă rapid și funcționează pe toate dispozitivele.
Semnături grafice (cu logo-uri sau imagini) pot avea un aspect îngrijit, dar este posibil să nu fie afișate corect în toate căsuțele de primire și pot crește dimensiunea fișierului.
- Când să utilizați instrumentele de semnătură electronică
Pe lângă utilizarea AI pentru scrierea e-mailurilor, instrumente precum Wisestamp, HubSpot Email Signature Generator sau MySignature vă pot ajuta să creați o semnătură cu aspect profesional, fără a avea nevoie de cunoștințe de design.
Acestea sunt ideale dacă lucrați cu clienți sau dacă doriți un aspect mai profesional.
Pentru e-mailurile ocazionale sau mesajele către echipa dvs., le puteți omite.
Greșeli frecvente de evitat
Un e-mail grozav poate cădea dacă finalul este greșit. Iată câteva greșeli la care trebuie să fiți atenți:
- Adăugarea de scuze inutile: Încheierea cu "Îmi pare rău că te deranjez" sau "Știu că ești ocupat" te poate face să pari nesigur pe tine. Puteți fi politicos fără să vă subestimați.
- Utilizarea frazelor de umplutură: Frazele de genul "Asta e tot ce am pentru moment" sau "M-am gândit doar să vă contactez" nu aduc valoare adăugată. Dacă nu ajută conversația, săriți peste ea.
- Promisiune exagerată în ultimul rând: Promisiunea "Te sun mâine" atunci când nu ești sigur te poate face să pari de neîncredere. Păstrați-vă angajamentele de încheiere realiste.
- Lasarea greșelilor de scriere să se strecoare la sfârșit: Mulți oameni corectează începutul e-mailului, dar nu și finalul. Un nume scris greșit sau o dată greșită în semnătura de încheiere vă poate anula tot efortul.
- Uitarea apelului la acțiune: Dacă aveți nevoie ca cititorul să facă ceva, de exemplu, să răspundă, să aprobe, să programeze, clarificați acest lucru înainte de a închide. În caz contrar, e-mailul dvs. va fi inutil.
Finalul dvs. este ultimul lucru pe care îl citește un destinatar înainte de a decide ce să facă în continuare. Prin urmare, asigurați-vă că îi ajută, nu că îi derutează.
Vrei să încerci AI Detector și Humanizer? Sunt chiar mai jos!
Gânduri finale
Sfârșitul e-mailului dvs. este partea pe care oamenii o vor reține. Este momentul în care arătați că sunteți atent și intenționat. O încheiere bună îi permite celeilalte persoane să știe cu ușurință ce urmează și cum să răspundă.
În cele din urmă, cum să închei un e-mail înseamnă să știi cui îi scrii, de ce îi scrii și cu ce sentiment vrei să îi lași.
Dacă reușești acest lucru, e-mailurile tale vor începe să aterizeze bine. Pentru un plus de rafinament, încercați metoda Undetectable AI AI Humanizer și Generator de e-mail pentru a crea încheieri naturale, personalizate, care să se conecteze cu adevărat la publicul dumneavoastră.
Începeți testarea gratuită astăzi și faceți ca fiecare e-mail să aibă impact la AI nedetectabil.