Daha geçen hafta, işe alım uzmanı bir arkadaşım işe almak üzere olduğu bir adaydan gelen bir e-postayı bana iletti.
Başlangıç harikaydı. Sıcak bir karşılama, iyi yazılmış bir mesaj ve hatta iş için gerçek bir heyecan.
Sonra sonuna geldim.
İmza yok. Hayır, teşekkür ederim. Sadece: "Tamam, bana haber ver."
Birinin konuşmanın ortasında kapıyı yarıya kadar kapatması gibi bir his olduğunu söyledi. En hafif tabiriyle garip ve ani bir durumdu.
Çoğu insan bir e-postanın sonunun teraziyi kendi lehlerine çevirebileceğinin ya da onları tamamen uzaklaştırabileceğinin farkında değildir.
Ancak okuyucunuzun gördüğü son şeydir ve onlara düşünceli, aceleci ve hatta güvenilir olup olmadığınızı gösterir.
Bir e-postayı nasıl sonlandıracağınızı konuşalım, böylece size karşı değil, sizin için çalışır.
Önemli Çıkarımlar
- E-postanızı kapatma şekliniz, açılıştan daha güçlü bir izlenim bırakabilir.
- Kime yazdığınıza ve neden yazdığınıza uygun bir imza seçmelisiniz.
- Bir e-postayı sonlandırırken, karışıklık olmaması için bundan sonra ne olması gerektiğini açıkça belirtmelisiniz.
- Aksi takdirde, alıcı "Ne yapmam gerekiyor?" diye merak etmek zorunda kalabilir.
- Kısa bir teşekkür, mesajınızı daha insani hissettirebilir. Bu yüzden kendi sesinizle "teşekkür ederim" demekten çekinmeyin.
- E-posta imzası birçok nedenden dolayı önemlidir. Basit ve okunması kolay bir imza kullanın.
Güçlü Bir E-posta Kapanışının Unsurları
İyi bir e-posta kapanışı sadece isminizi yazarak gerçekleşmez.
Okuyucuda kim olduğunuza ve bundan sonra ne yapmalarını istediğinize dair net bir izlenim bırakmalıdır.
Bunu doğru yapmak için, e-posta kapanışınız aşağıda listelenen unsurları içermelidir.
Yapay Zekanın Mesajlarınızı Algılaması Konusunda Bir Daha Asla Endişelenmeyin. Undetectable AI Sana yardım edebilirim:
- Yapay zeka destekli yazınızın görünmesini sağlayın İnsan gibi.
- Bypass tek bir tıklama ile tüm büyük AI algılama araçları.
- Kullanım YAPAY ZEKA güvenli bir şekilde ve güvenle okulda ve işte.
- Doğal Bir Kapanış
İmzanız e-postanızın tonuna ve amacına uygun olmalıdır. Çok gündelik olması profesyonelce olmayabilir. Çok resmi ise katı hissettirebilir.
- Profesyonel ama sıcak: Saygılarımla, Saygılarımla, Saygılarımla
- Arkadaş canlısı ama saygılı: En iyisi, Teşekkürler, İçtenlikle
- Rahat ve hızlı: Tekrar teşekkürler, Yakında konuşuruz, Kendine iyi bak.
İşle ilgili bağlamlarda modası geçmiş veya aşırı kişisel kapanışlardan kaçının (Saygılarımla., Şerefe, Aşk).
- Net Bir Sonraki Adım
Okuyucuyu asla tahminler içinde bırakmayın. Bundan sonra ne olacağını ya da ne yapmalarını istediğinizi anlatan bir cümleyle bitirin. Örneğin:
- "Bu konudaki düşüncelerinizi duymak için sabırsızlanıyorum."
- "Devam etmek istiyorsanız lütfen Perşembe gününe kadar bana bildirin."
- "Gelecek hafta başında kontrol etmek için takip edeceğim."
İnsanlar meşguldür. Onlara bir sonraki adımda ne yapacaklarını söylemezseniz, hiçbir şey yapmayabilirler.
- Minnettarlık (Uygun Olduğunda)
Eğer kişi size zamanını, ilgisini veya yardımını verdiyse, teşekkür edin. Bu şu kadar basit olabilir:
- "Bugün zaman ayırdığınız için teşekkürler."
- "Bana bu kadar çabuk geri döndüğünüz için teşekkür ederim."
Minnettarlık mesajınızı insani hissettirir ve olumlu bir son izlenim bırakır.
- Adınız (Her zaman)
Kulağa çok açık gelebilir, ancak adınızı yazmamak (veya sadece baş harflerini kullanmak) e-postanızı ani veya dikkatsiz hissettirebilir.
Eğer o kişiyle daha önce hiç tanışmadıysanız bu daha önemlidir.
- Tam adınız İlk kez iletişim kuruyorsanız veya resmi bir e-posta gönderiyorsanız.
- Sadece ilk isim Devam eden bir konuşma veya dostça bir alışveriş ise.
- Profesyonel Bir İmza Bloğu
İmzanız, e-postanızın sonunu bir metin duvarına dönüştürmeden okuyucunun temel bilgilerinizi bulmasını kolaylaştırmalıdır.
Aşağıdakileri ekleyin.
- Tam adınız
- İş unvanı veya rol
- Şirket (ilgili ise)
- İletişim bilgileri (e-posta, telefon, LinkedIn)
İlham verici alıntılar, emojiler veya uzun feragatnameler kullanmayın. Temiz tutun. Bu kadar basit olabilir:
6. Doğru Notayla Bitirin
Gönder tuşuna basmadan önce kapanışınızı tekrar okuyun ve kendinize sorun:
"Bu kişiyle yüz yüze konuşuyor olsaydım, bunu bu şekilde söyler miydim?" Eşleşen ton güven oluşturur ve duygusal zekayı gösterir.
Bu nüanslar konusunda size yardımcı olacak bir araç kullanmak da harika bir fikirdir. Örneğin, ben Yapay Zeka İnsancıllaştırıcı Undetectable AI tarafından e-posta kapanışlarımı düzeltmek için.
Garip cümleleri daha doğal hissettirmek için yeniden yazar.
İşe Yarayan Kapanış Sözleri
Bir e-postayı nasıl sonlandıracağınızı bilmek bir beceridir. Son birkaç yıldır, gerçekten işe yarayan birkaç numara toplamayı başardım.
Her zaman.
Bir Yanıt Beklediğinizde
- "Düşüncelerinizi duymak için sabırsızlanıyorum."
- "Bunun sizin için işe yarayıp yaramadığını teyit edebilir misiniz?"
- "Benden başka bir şey isterseniz haber verin."
Bu tür kapanış satırları, talepkar görünmeden bir yanıt beklendiğinin sinyalini verir. Ton açık ve işbirlikçidir, bu nedenle okuyucunun yanıt vermesi daha kolaydır.
Bilgi Gönderirken
- "Umarım bu işlerin yoluna girmesine yardımcı olur."
- "Herhangi bir sorunuz olursa bana bildirin."
- "Daha fazla detaya ihtiyacınız olursa ben burada olacağım."
Bu örnekler, takip için hazır olduğunuzu ve daha fazla sohbet için kapıyı açık tuttuğunuzu gösterir. Bu, sizin de destekleyici biri olarak görünmenizi sağlar.
Tekrar Temas Ettiğinizde
- "Sadece ne durumda olduğumuzu görmek için kontrol ediyorum."
- "Son e-postam gömülmüş olabilir diye takip etmek istedim."
- "Bu konuda sizin tarafınızdan herhangi bir gelişme var mı?"
E-postaların cevapsız kaldığı gerçeğini kabul ederler, bu da takibi yumuşatır. Siz de çok çaresiz görünmezsiniz.
Yine de hafif bir aciliyet hissi yaratan kibar hatırlatmalardır.
Olumlu Bir Etkileşimi Tamamlarken
- "Bu işte sizinle çalışmak harikaydı."
- "Zaman ayırdığınız ve görüşleriniz için tekrar teşekkürler."
- "Bir sonraki konuşmamızı dört gözle bekliyorum."
Bu satırlar iyi niyeti pekiştirir ve olumlu bir son izlenim bırakır. Bu, ilişkileri güçlendirmeye yardımcı olur ve gelecekteki iletişimi daha sorunsuz hale getirir.
Bir Karar Vermeniz İçin Dürtüldüğünüzde
- "Cuma gününe kadar sizden haber alamazsam, bunun şu an için uygun olmadığını varsayacağım." (kibar ama net)
- "Onayınızı alır almaz devam edebiliriz."
- "Hazır olduğunuzda ilerlemekten mutluluk duyarım."
Bu şekilde, saygılı olmaya devam ederken her şeyi açık tutarsınız. Okuyucu ne beklediğinizi bilir, ancak kendini zorlanmış veya rahatsız hissetmez.
En iyi kapanış cümleleri, özellikle e-posta pazarlamakısa ve öz olmalıdır. Ve daha önce de bahsettiğimiz gibi, e-postanızın genel tonuna uygun olmalıdırlar.
Eğer bu konuda zorlanıyorsanız, Undetectable AI'yı deneyin E-posta Oluşturucu.
E-postalarınız için tona özgü kapanış cümleleri oluşturmak için kullanın ve işte altınsınız!
Yaygın İmza Atma İfadeleri
Uygun bir imza kullanmak, bir e-postanın profesyonelce nasıl sonlandırılacağını öğrenmenin önemli bir yönüdür.
Bazı seçeneklerimi paylaşmama izin verin.
Resmi
İlk kez iletişim kurulacak kişiler, iş başvuruları veya resmi yazışmalar için idealdir.
- Saygılarımla,
- Saygılarımla,
- Saygılarımla,
Nötr
Günlük iş e-postaları veya devam eden profesyonel ilişkiler için idealdir.
- Teşekkürler,
- Saygılarımla,
- En iyi dileklerimle,
Gündelik
İyi tanıdığınız iş arkadaşlarınız, ekip içi sohbetler veya dostça profesyonel paylaşımlar için uygundur.
- Şerefe
- Yakında konuşuruz
- Kendine iyi bak.
Duruma Göre Örnekler
Doğru e-posta kapanışı, kime ve neden yazdığınıza bağlıdır. Farklı durumlar farklı düzeylerde resmiyet, ton ve ayrıntı gerektirir.
İşte size rehber olarak kullanabileceğiniz bazı örnekler.
- Bir Profesöre Gönderilen E-posta Nasıl Sonlandırılır?
Bir profesöre e-posta gönderirken saygı ve profesyonellik göstermelisiniz. Sınıfta arkadaş canlısı olsalar bile, e-postanız akademik bir ortam için yeterince resmi olmalıdır.
Örnek:
Zaman ayırdığınız ve rehberliğiniz için teşekkür ederim.
Saygılarımla,
Adınız Soyadınız
Teşekkür eder, kibarca bitirir ve profesörün kim olduğunuzu bilmesi için tam adınızı paylaşır.
- Potansiyel Bir İşverene Gönderilen E-posta Nasıl Sonlandırılır?
Bir işe başvururken, bir mülakattan sonra takip ederken veya ağ oluşturmak için birine ulaşırken, e-postanızı nasıl sonlandırdığınız önemlidir. Kibar, kendinden emin ve bir sonraki adıma hazır görünmelisiniz.
Örnek:
Zaman ayırdığınız için teşekkür eder, en kısa zamanda sizden haber almayı ümit ederim.
Saygılarımla,
Adınız Soyadınız
- Bir Müşteriye Gönderilen E-posta Nasıl Sonlandırılır
Müşterilere gönderilen e-postalar her zaman dostane bir şekilde sona ermesi gerekir. Ancak, hata yapmayın, bir sonraki adım konusunda da net olmalıdırlar.
Örnek:
Teklifle ilgili herhangi bir sorunuz olursa lütfen bana bildirin.
Saygılarımla,
Adınız Soyadınız
Bu tür kapanışlar kibar ve nettir ve diğer kişiyi ihtiyaç duyması halinde yanıt vermeye davet eder.
- Bir İş Arkadaşına Gönderilen E-posta Nasıl Sonlandırılır?
Sık etkileşimde bulunduğunuz takım arkadaşlarınız veya iş arkadaşlarınız için, saygılı olmaya devam ederken daha az resmi olabilirsiniz.
Örnek:
Bu kadar çabuk müdahale ettiğiniz için teşekkürler.
En iyisi,
Adınız
Arkadaş canlısı, minnettar ve verimli.
- Bir Arkadaşa Gönderilen E-posta Nasıl Sonlandırılır
Eğer karşınızdaki kişiyi iyi tanıyorsanız, sert ve resmi bir sona ihtiyacınız yoktur. Daha sıcak, daha rahat bir kapanış daha iyi hissettirecektir.
Örnek:
Yakında görüşmek için sabırsızlanıyorum!
Şerefe,
Adınız
Arkadaşça ve kişisel hissettiriyor ve resmiyete ihtiyaç duyulmayan türden bir ilişkiye uyuyor.
İmza Biçimlendirme İpuçları
Öğrenciler genellikle öğretmenlerine gönderdikleri bir e-postayı nasıl sonlandıracaklarını sorarlar. Çalışanlar patronlarına gönderdikleri bir e-postayı nasıl sonlandıracaklarını merak ederler.
Nihayetinde hepimiz aynı gemideyiz.
İşin sırrı imzanızda. İyi atılmış bir imza, bir e-postayı bitmemiş hissinden cilalı ve profesyonel bir görünüme dönüştürebilir.
- Neleri Dahil Etmeli
Bu kısmı en basit şekilde tutun. Sadece tam adınızı, unvanınızı veya rolünüzü ve iletişim bilgilerinizi ekleyin.
- Metin ve Grafik İmzalar
Metin imzalar hızlı yüklendikleri ve tüm cihazlarda çalıştıkları için genellikle daha iyi bir seçimdir.
Grafik imzalar (logolar veya resimlerle) şık görünebilir, ancak her gelen kutusunda doğru görüntülenmeyebilir ve dosya boyutunu artırabilir.
- E-posta İmza Araçları Ne Zaman Kullanılmalı?
Kullanmanın yanı sıra E-posta yazımı için yapay zekaWisestamp, HubSpot Email Signature Generator veya MySignature gibi araçlar, tasarım becerilerine ihtiyaç duymadan profesyonel görünümlü bir imza tasarlamanıza yardımcı olabilir.
Müşterilerle çalışıyorsanız veya daha profesyonel bir his istiyorsanız harikadırlar.
Sıradan e-postalar veya ekibinize gönderdiğiniz mesajlar için bunları atlayabilirsiniz.
Kaçınılması Gereken Yaygın Hatalar
Sonu yanlış hissettirirse harika bir e-posta yine de düz düşebilir. İşte dikkat etmeniz gereken birkaç hata:
- Gereksiz özürler ekleniyor: "Rahatsız ettiğim için özür dilerim" veya "Meşgul olduğunuzu biliyorum" gibi cümlelerle bitirmek kendinizden emin değilmişsiniz gibi görünmenize neden olabilir. Kendinizi küçük düşürmeden de kibar olabilirsiniz.
- Dolgu cümleleri kullanmak: "Şimdilik elimdekiler bu kadar" veya "Sadece ulaşabileceğimi düşündüm" gibi ifadeler değer katmaz. Konuşmaya yardımcı olmuyorsa, atlayın.
- Son satırda fazla söz veriyorsun: Emin olmadığınız halde "sizi yarın arayacağım" sözü vermek güvenilmez görünmenize neden olabilir. Kapanış taahhütlerinizi gerçekçi tutun.
- Sonunda yazım hatalarına izin vermek: Birçok kişi e-postalarının başını düzeltir, ancak sonunu düzeltmez. İmzanızdaki yanlış yazılmış bir isim veya yanlış tarih tüm çabanızı boşa çıkarabilir.
- Eylem çağrısını unutmak: Okuyucunun bir şey yapmasını, örneğin yanıtlamasını, onaylamasını, planlamasını istiyorsanız, kapatmadan önce bunu açıkça belirtin. Aksi takdirde, e-postanız anlamsız olacaktır.
Sonunuz, alıcının bir sonraki adımda ne yapacağına karar vermeden önce okuyacağı son şeydir. Bu nedenle, kafalarını karıştırmak yerine onlara yardımcı olduğundan emin olun.
Yapay Zeka Dedektörümüzü ve İnsancıllaştırıcımızı denemek ister misiniz? Hemen aşağıdalar!
Son Düşünceler
E-postanızın sonu, insanların hatırlayacağı kısımdır. Düşünceli ve kasıtlı olduğunuzu gösterdiğiniz yerdir. İyi bir kapanış, karşınızdaki kişinin bir sonraki adımın ne olduğunu ve nasıl yanıt vereceğini bilmesini kolaylaştırır.
Günün sonunda, bir e-postayı nasıl sonlandıracağınız, kime yazdığınızı, neden yazdığınızı ve onlara nasıl bir his bırakmak istediğinizi bilmenize bağlıdır.
Bunu doğru yaptığınızda e-postalarınız iyi bir şekilde inmeye başlayacaktır. Daha fazla cila için Undetectable AI'nın Yapay Zeka İnsancıllaştırıcı ve E-posta Oluşturucu Kitlenizle gerçekten bağlantı kuran doğal, kişiselleştirilmiş kapanışlar oluşturmak için.
Ücretsiz denemenizi bugün başlatın ve her e-postayı etkili hale getirin Tespit Edilemeyen Yapay Zeka.