Буквально минулого тижня моя подруга-рекрутер переслала мені електронного листа від кандидата, якого вона збиралася найняти.
Початок був чудовим. Тепле привітання, добре написане послання і навіть непідробне захоплення роботою.
Потім я дійшов до кінця.
Ніякого підпису. Ні, дякую. Просто: "Гаразд, дайте мені знати".
Вона сказала, що це було так, ніби хтось зачинив двері на півдорозі, посеред розмови. Це було, м'яко кажучи, незручно і несподівано.
Більшість людей не усвідомлюють, що кінець листа може схилити шальки терезів на їхню користь або зовсім відштовхнути їх.
Але це останнє, що бачить ваш читач, і за ним можна судити про те, наскільки ви вдумливі, поспішні чи навіть надійні.
Давайте поговоримо про те, як завершити лист так, щоб він працював на вас, а не проти вас.
Основні висновки
- Те, як ви закриваєте лист, може залишити сильніше враження, ніж те, як ви його відкриваєте.
- Ви повинні вибрати підпис, який відповідає тому, кому ви пишете, і чому ви пишете.
- Закінчуючи лист, ви повинні чітко пояснити, що має відбутися далі, щоб не було плутанини.
- В іншому випадку одержувач може задатися питанням: "І що ж мені, в біса, робити?"
- Коротка подяка може зробити ваше повідомлення більш людяним. Тому не соромтеся сказати "дякую" власним голосом.
- Підпис в електронному листі важливий з багатьох причин. Використовуйте простий підпис, який легко читається.
Елементи ефективного закриття листа
Гарне закриття листа не зводиться до простого підпису вашого імені.
Він повинен залишити у читача чітке враження про те, хто ви і що ви хочете, щоб він робив далі.
Щоб зробити все правильно, ваш лист повинен містити перелічені нижче елементи.
Більше ніколи не турбуйтеся про те, що ШІ виявить ваші тексти. Undetectable AI Може допомогти тобі:
- Зробіть так, щоб ваше письмо з допомогою штучного інтелекту з'являлося на екрані схожий на людину.
- Обхід всі основні інструменти виявлення ШІ лише одним кліком.
- Використання ШІ безпечно і впевнено у школі та на роботі.
- Природне прощання
Ваш підпис має відповідати тону та меті листа. Занадто повсякденний може здатися непрофесійним. Занадто формальний може здатися скутим.
- Професійно, але тепло: З повагою, З повагою, З повагою
- Дружелюбно, але з повагою: Найкраще., Дякую., Тепло.
- Невимушено і швидко: Ще раз дякую, Поговоримо пізніше., Бережи себе.
Уникайте застарілих або надто особистих закриттів у контекстах, пов'язаних з роботою (Іскренньо твій., Будьмо., Любов).
- Чіткий наступний крок
Ніколи не залишайте читача в здогадках. Закінчуйте реплікою, яка підкаже, що буде далі, або що ви хочете, щоб він зробив. Наприклад:
- "З нетерпінням чекаю на ваші думки з цього приводу".
- "Будь ласка, дайте мені знати до четверга, якщо ви хочете продовжити".
- "Я зайду на початку наступного тижня, щоб перевірити, як справи".
Люди зайняті. Якщо не сказати їм, що робити далі, вони можуть нічого не робити.
- Подяка (коли це доречно)
Якщо людина приділила вам свій час, увагу чи допомогу, подякуйте їй. Це може бути дуже просто:
- "Дякую за ваш час сьогодні".
- "Я вдячний, що ви відповіли мені так швидко".
Вдячність робить ваше повідомлення більш людяним і залишає позитивне остаточне враження.
- Ваше ім'я (завжди)
Це звучить очевидно, але якщо не вказати своє ім'я (або використати лише ініціали), ваш лист може здатися різким або недбалим.
Це особливо важливо, якщо ви ніколи не зустрічалися з людиною раніше.
- Повне ім'я якщо це перший контакт або офіційний лист.
- Тільки ім'я якщо це поточна розмова або дружній обмін думками.
- Професійний блок підписів
Ваш підпис має допомагати читачеві легко знайти ваші основні дані, не перетворюючи кінець листа на стіну тексту.
Включіть наступне.
- Повне ім'я
- Посада або роль
- Компанія (якщо доречно)
- Контактна інформація (електронна пошта, телефон, LinkedIn)
Не використовуйте надихаючі цитати, емодзі чи довгі застереження. Зберігайте його чистим. Це може бути так просто:
6. Закінчити на правильній ноті
Перш ніж натиснути кнопку "Відправити", перечитайте своє завершення і запитайте себе:
"Якби я говорив з цією людиною віч-на-віч, чи сказав би я це так?" Відповідний тон будує довіру та демонструє емоційний інтелект.
Використання інструменту, який допоможе вам розібратися з цими нюансами, також є чудовою ідеєю. Наприклад, я використовую ШІ-гуманізатор від Undetectable AI, щоб згладити закриття моїх імейлів.
Він переписує незграбні речення так, щоб вони звучали природніше.
Закриття ліній, які працюють
Знання того, як завершити електронний лист, - це навичка. За останні кілька років мені вдалося зібрати кілька трюків у рукаві, які дійсно працюють.
Кожного разу.
Коли ви чекаєте на відповідь
- "З нетерпінням чекаю на ваші думки".
- "Чи можете ви підтвердити, що це вам підходить?"
- "Дайте мені знати, якщо вам ще щось знадобиться від мене".
Такі завершальні рядки сигналізують, що відповідь очікується, але не звучать вимогливо. Тон є відкритим і спрямованим на співпрацю, тож читачеві легше відповісти.
Коли ви надсилаєте інформацію
- "Сподіваюся, це допоможе зрушити справу з мертвої точки".
- "Дайте мені знати, якщо у вас виникнуть запитання".
- "Я буду тут, якщо вам знадобляться якісь подробиці".
Ці приклади показують, що ви готові до подальших контактів і тримаєте двері відкритими для подальшої розмови. Це також створює враження, що ви підтримуєте.
Коли ти знову повертаєшся на базу
- "Просто перевіряю, на якому етапі ми перебуваємо".
- "Я хотіла відповісти на випадок, якщо мій останній лист загубився".
- "Є якісь новини з вашого боку?"
Вони визнають реальність того, що електронні листи пропускаються, що пом'якшує подальші дії. Ви також не виглядаєте надто відчайдушними.
Це ввічливі нагадування, які водночас створюють м'яке відчуття терміновості.
Коли ви завершуєте позитивну взаємодію
- "Було дуже приємно працювати з вами над цим проектом".
- "Ще раз дякую за ваш час і ваші ідеї".
- "З нетерпінням чекаю нашої наступної розмови".
Ці репліки зміцнюють доброзичливість і залишають позитивне остаточне враження. Це допомагає зміцнити стосунки і робить майбутнє спілкування більш плавним.
Коли ви підштовхуєте до прийняття рішення
- "Якщо до п'ятниці я не отримаю від вас відповіді, то вважатиму, що зараз це не підходить". (ввічливо, але чітко)
- "Ми можемо продовжити, як тільки я отримаю твоє схвалення".
- "Щасливий рухатися вперед, коли ви будете готові".
Так ви зберігаєте ясність і водночас повагу до читача. Читач знає, чого ви чекаєте, але не відчуває тиску чи дискомфорту.
Найкращі завершальні рядки, особливо для email-маркетингкороткі та по суті. І, як ми вже говорили раніше, вони повинні відповідати загальному тону вашого листа.
Якщо це та сфера, з якою у вас виникають труднощі, спробуйте використовувати штучний інтелект, який неможливо виявити Генератор електронних листів.
Використовуйте його для створення тональних завершальних рядків для ваших листів, і ви в шоколаді!
Поширені фрази для завершення роботи
Використання відповідного підпису є важливим аспектом навчання професійному завершенню електронного листа.
Дозвольте мені поділитися деякими з моїх варіантів.
Формальний
Найкраще підходить для перших контактів, заявок на роботу або офіційного листування.
- З повагою,
- З повагою,
- Щиро твій,
Нейтральний
Ідеально підходить для щоденних ділових листів або постійних професійних відносин.
- Дякую,
- З повагою,
- Всього найкращого,
Випадковість
Підходить для колег, яких ви добре знаєте, внутрішніх командних чатів або дружніх професійних обмінів.
- Будьмо.
- Поговоримо пізніше.
- Бережи себе.
Приклади за ситуаціями
Правильне завершення листа залежить від того, кому ви пишете і чому. Різні ситуації вимагають різного рівня формальності, тону і деталей.
Ось кілька прикладів, які ви можете використовувати як орієнтир.
- Як завершити електронний лист професору
Листуючись з професором, ви повинні демонструвати повагу та професіоналізм. Навіть якщо вони дружні на заняттях, ваш електронний лист має бути достатньо офіційним для академічного середовища.
Приклад:
Дякуємо за ваш час та настанови.
З повагою,
Ваше повне ім'я
У ньому висловлюється подяка, ввічливо закінчується і вказується ваше повне ім'я, щоб професор знав, хто ви.
- Як завершити електронний лист потенційному роботодавцю
Коли ви подаєте заяву на роботу, продовжуєте спілкування після співбесіди або звертаєтеся до когось із метою налагодження контактів, те, як ви закінчуєте свій електронний лист, має велике значення. Ви повинні звучати ввічливо, впевнено і бути готовими до наступного кроку.
Приклад:
Я ціную ваш час і сподіваюся почути вас незабаром.
З повагою,
Ваше повне ім'я
- Як завершити імейл клієнту
Електронні листи клієнтам завжди повинні закінчуватися дружньо. Але, не помиліться, вони також повинні мати чітке уявлення про наступний крок.
Приклад:
Будь ласка, дайте мені знати, якщо у вас виникнуть запитання щодо пропозиції.
З повагою,
Ваше повне ім'я
Такі завершення є ввічливими, чіткими і запрошують співрозмовника відповісти, якщо йому це потрібно.
- Як завершити електронний лист колезі
З членами команди або колегами, з якими ви часто взаємодієте, ви можете бути менш формальними, зберігаючи при цьому повагу.
Приклад:
Дякуємо, що відгукнулися так швидко.
Найкраще,
Ваше ім'я
Вона дружня, вдячна та ефективна.
- Як завершити електронний лист другу
Якщо ви добре знаєте людину, вам не потрібне жорстке, формальне завершення. Більш тепле, невимушене завершення буде кращим.
Приклад:
Не можу дочекатися, щоб наздогнати вас!
Будьмо,
Ваше ім'я
Він відчувається дружнім і особистим, і підходить для таких стосунків, де формальності не потрібні.
Поради щодо форматування підпису
Студенти часто запитують, як завершити електронний лист викладачеві. Працівники цікавляться, як завершити електронний лист до свого боса.
Зрештою, ми всі в одному човні.
Секрет у вашому підписі. Вдало підібраний підпис може перетворити електронний лист із незавершеного на відшліфований і професійний.
- Що потрібно включити
Нехай ця частина буде найпростішою. Просто вкажіть своє повне ім'я, посаду або роль та контактну інформацію.
- Текстові та графічні підписи
Текстові підписи часто є кращим вибором, оскільки вони швидко завантажуються і працюють на всіх пристроях.
Графічні підписи (з логотипами або зображеннями) можуть виглядати полірованими, але вони можуть не відображатися коректно в усіх вхідних повідомленнях і збільшувати розмір файлу.
- Коли використовувати інструменти підписів електронної пошти
Окрім використання ШІ для написання листівТакі інструменти, як Wisestamp, HubSpot Email Signature Generator або MySignature, допоможуть вам створити професійний підпис, не маючи навичок дизайну.
Вони чудово підійдуть, якщо ви працюєте з клієнтами або хочете мати більш професійний вигляд.
Ви можете пропустити випадкові імейли або повідомлення вашій команді.
Типові помилки, яких слід уникати
Чудовий лист може виявитися провальним, якщо його кінцівка буде неправильною. Ось кілька помилок, на які варто звернути увагу:
- Додавання непотрібних вибачень: Закінчуючи розмову словами "Вибачте, що потурбував" або "Я знаю, що ви зайняті", ви можете здатися невпевненим у собі. Ви можете бути ввічливими, не принижуючи себе.
- За допомогою фраз-заповнювачів: Фрази на кшталт "Це все, що я маю на даний момент" або "Я просто подумав, що варто простягнути руку допомоги" не додають цінності. Якщо це не допомагає розмові, пропустіть це.
- Надто багатообіцяюче в останньому рядку: Обіцянка "я зателефоную завтра", коли ви не впевнені, може виставити вас у ненадійному світлі. Будьте реалістичними у своїх зобов'язаннях щодо закриття угоди.
- Допускаю помилки в кінці: Багато людей вичитують початок листа, але не кінець. Неправильно написане ім'я або неправильна дата у вашому підписі можуть звести нанівець усі ваші зусилля.
- Забуваємо про заклик до дії: Якщо вам потрібно, щоб читач щось зробив, наприклад, відповів, схвалив, запланував, чітко дайте це зрозуміти перед закриттям. Інакше ваш лист не матиме сенсу.
Ваша кінцівка - це останнє, що читає одержувач, перш ніж вирішити, що робити далі. Тому переконайтеся, що вона допоможе йому, а не заплутає його.
Хочете випробувати наш ШІ-детектор і гуманізатор? Вони прямо внизу!
Заключні думки
Кінець вашого листа - це та частина, яку люди запам'ятають. Це місце, де ви показуєте, що ви вдумливі та цілеспрямовані. Вдале завершення дозволяє співрозмовнику легко зрозуміти, що буде далі і як реагувати.
Зрештою, те, як завершити електронний лист, зводиться до того, щоб знати, кому ви пишете, чому ви пишете, і з яким почуттям ви хочете його залишити.
Зробіть це правильно, і ваші імейли почнуть добре надходити. Для більшої досконалості спробуйте непомітний штучний інтелект ШІ-гуманізатор і Генератор електронних листів створювати природні, персоналізовані завершення, які справді встановлюють зв'язок із вашою аудиторією.
Почніть безкоштовну пробну версію вже сьогодні і зробіть кожен лист ефективним за адресою ШІ, який неможливо виявити.